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人事档案管理标准操作

人事档案作为记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况的重要载体，是企业人力资源管理工作中不可或缺的组成部分。科学、规范地管理人事档案，不仅能够为企业各项决策提供准确依据，保障员工合法权益，更能有效防范管理风险。以下将从档案管理的全流程角度，阐述标准操作规范与实践要点。

一、档案的建立与材料收集

档案的建立是管理工作的起点，其核心在于确保材料的真实性、完整性与规范性。

当员工入职时，人力资源部门应及时启动档案建立程序。首先，需指导员工如实填写《员工履历表》等基础信息表格，确保内容清晰、无遗漏。同时，收集必要的证明材料，这些材料通常包括但不限于身份证明、学历学位证明、专业技术资格证书、职业资格证书、与前单位解除或终止劳动关系的证明、以及近期免冠照片等。对于关键材料，如学历学位证明、离职证明等，原则上应核对原件，并留存复印件，复印件需由经办人注明“与原件核对一致”及核对日期并签字，以明确责任。

在材料收集过程中，需特别注意材料的时效性与有效性。例如，某些职业资格证书有有效期限制，应关注其是否在有效期内。对于境外获得的学历学位，需提供国家教育行政部门的认证证明。所有收集的材料应确保信息真实可靠，对于存疑的材料，应有责任进行核实或要求员工补充说明。

二、档案材料的鉴别与归档

收集到的材料并非直接入档，需经过严格的鉴别与规范的整理归档环节。

鉴别工作的首要任务是判断材料的真实性与合规性。对于内容模糊、信息不全或存在明显涂改痕迹的材料，应退回相关人员补充完善或作出合理解释，必要时进行调查核实。对于不符合归档要求的材料，如非正式文件、无关个人生活琐事的记录等，应审慎判断其归档价值，一般不予归档。

归档整理时，应遵循材料的内在逻辑联系和形成规律。通常按照员工个人信息、学习经历、工作经历、奖惩情况、考核鉴定、家庭成员及社会关系等类别进行分类排序。材料的排列顺序应规范统一，便于日后查阅。对于纸张大小不一、破损或字迹易褪变的材料，应进行必要的技术处理，如托裱、复制或修复，以延长档案材料的保存寿命。

每份材料应按照规范要求编写页码，并填写卷内目录，详细列明材料名称、页码、份数等信息。档案封面应清晰标注员工姓名、档案编号等基本信息，档案编号的编制应具有唯一性，可结合入职年份、部门等因素综合考虑。

三、档案的日常管理与维护

档案的日常管理是确保档案安全、完整、可用的关键环节，需要细致入微的工作态度和严格的管理制度。

档案库房或存放场所应符合安全、保密、防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘的“九防”要求。配备必要的设施设备，如恒温恒湿设备、消防器材、监控设备等。档案柜应选用坚固耐用、具有良好密闭性的专用柜，柜内可放置防虫、防潮药剂，并定期检查更换。

档案的存放应科学有序，通常按照档案编号顺序排列，便于存取。建立档案存放台账，记录档案的入库、出库、存放位置等信息，做到账物相符。对于长期未发生变动的档案，也应定期进行核查，确保其安全存放。

严格执行档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责。非经授权，任何人员不得私自查阅、复制、摘抄、拍摄、传播档案内容。档案管理人员在工作中应增强保密意识，妥善保管档案钥匙和密码，不得随意将档案带出指定存放区域。

档案材料的增减、变更应及时登记。当员工发生岗位变动、奖惩、培训、考核等情况时，应及时收集相关材料，经鉴别整理后归入档案，并在档案目录中相应更新。对于员工个人信息的变更，如姓名、身份证号等，需有充分的证明材料，并在档案中予以明确标注和说明。

四、档案的查阅与利用

档案的查阅利用是档案价值实现的重要途径，必须在严格的制度约束下进行，确保档案的安全与规范使用。

建立健全档案查阅制度，明确查阅权限、查阅范围和查阅程序。因工作需要查阅档案时，查阅部门或个人需提出申请，经相关负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。查阅涉密档案或高层管理人员档案，需报请更高层级领导审批。

查阅档案时，一般应在指定的阅档室进行。查阅人员应爱护档案材料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得将档案带出阅档室。如需复制档案材料，需经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件应由档案管理部门加盖证明章。

查阅档案时，档案管理人员应在场监督。对于查阅过程中提出的问题，档案管理人员可进行必要的解释和说明，但不得泄露档案中未允许公开的信息。查阅完毕后，查阅人员应在查阅登记簿上签字，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后方可入库。

档案材料一般不得外借。确因特殊情况（如司法程序、上级主管部门专项检查等）需要外借的，需经单位最高负责人批准，严格履行借阅手续，明确借阅期限，并由借阅单位或个人对档案的安全、完整负责。档案外借期间，借阅方不得擅自转借、复制或扩大查阅范围。

五、档案的转递与交接

员工因离职、调