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企业资料文档分类与存档管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范企业资料文档的分类、归档、保管及利用流程，保证文档资料的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，防范信息泄露风险，特制定本制度。

第二条依据

根据《_________档案法》及公司内部管理要求，结合企业实际运营需求制定。

第三条适用范围

本制度适用于公司各部门（含子公司、分支机构）在业务活动中形成或获取的各类纸质、电子资料文档的管理，包括但不限于行政、人事、财务、业务、项目等类型文档。

第二章文档分类标准

第四条分类原则

文档分类遵循“科学性、实用性、层级性”原则，按“一级分类+二级分类+三级分类”结构划分，保证类别清晰、不重不漏。

第五条分类体系

一级分类（按来源与性质）

管理类：企业内部行政管理、制度建设、会议记录等文档；

业务类：客户资料、合同协议、项目方案、产品资料等文档；

财务类：财务报表、凭证、税务资料、审计报告等文档；

人事类：劳动合同、员工档案、培训记录、薪酬福利等文档；

外部类：部门文件、行业规范、合作方函件等文档。

二级分类（按职能或主题）

以管理类为例：行政制度、会议纪要、公文函件、办公用品管理等；

以业务类为例：销售合同、客户档案、项目立项书、技术方案等。

三级分类（按具体内容或时间）

以合同为例：采购合同、销售合同、服务合同，并按年份或季度细分。

第六条保密等级划分

公开级：可内部全员查阅，如企业宣传册、内部通知；

内部级：限相关部门人员查阅，如部门工作计划、会议纪要；

秘密级：限授权人员查阅，如未公开的财务数据、核心技术资料；

机密级：仅限公司高层及指定人员查阅，如并购方案、战略规划。

第三章文档操作流程

第七条文档形成与初审

各部门在业务活动中形成的文档，由经办人负责初步整理，保证内容完整、格式规范、字迹清晰（纸质文档）或电子文档无病毒、可正常打开。

部门负责人对文档内容进行审核，确认无误后签字（或电子签批），标注文档分类及保密等级。

第八条分类与编号

分类：根据第五条分类标准，由经办人确定文档的一级、二级、三级分类。

编号：文档采用“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”格式编号，示例：

管理类行政制度-2024-001（GL-ZD-2024-001）；

业务类销售合同-2024-015（YW-HT-2024-015）。

编号规则需在公司内部系统备案，保证唯一性，避免重复或遗漏。

第九条归档与移交

归档时间：

年度总结、财务报表等定期文档，次年1月31日前完成归档；

项目类文档，项目结束后30日内完成归档；

日常业务文档，每月最后一个工作日汇总归档。

移交流程：

经办人将文档按分类整理后，填写《文档归档移交记录表》（见附件1），连同电子文档（如涉及）一并提交至档案管理员；

档案管理员核对文档数量、编号、分类及完整性，确认无误后签字接收，并在系统中更新归档信息。

第十条存储与保管

纸质文档：

使用统一规格档案盒存放，标注分类名称、编号及保管期限；

存放于通风、干燥、防火、防潮的档案柜中，定期检查（每季度一次），防止虫蛀、霉变。

电子文档：

存储于公司指定服务器或加密云盘，严禁存储在个人电脑或非授权设备；

定期备份（每日增量备份、每周全量备份），备份数据异地保存（如总部与分支机构互备）。

保密文档：

秘密级及以上文档需单独存放，纸质文档加锁保管，电子文档设置访问权限，仅授权人员可查阅。

第十一条借阅与利用

借阅权限：

公开级文档：员工可自行申请借阅，部门负责人审批；

内部级及以上文档：需提交《文档借阅申请表》（见附件2），经部门负责人及档案管理员审批后借阅。

借阅流程：

借阅人填写申请表，注明借阅文档名称、编号、用途、归还时间；

档案管理员核对审批权限，办理借阅登记（纸质文档签字确认，电子文档开通临时访问权限）；

借阅期限：一般不超过5个工作日，如需延长需提前申请。

注意事项：

借阅人不得涂改、复制、摘抄、外借文档，确需复制需经部门负责人及档案管理员批准；

借阅后按时归还，如有损坏或丢失，按公司相关规定赔偿。

第十二条鉴定与销毁

鉴定：档案管理员每年组织一次文档鉴定，对保管期限届满、无保存价值的文档进行清理。

销毁流程：

部门提出销毁申请，列出销毁文档清单及理由；

由行政部、档案管理员及相关部门负责人组成鉴定小组，审核后报总经理审批；

销毁时需两人以上监销，保证文档信息无法恢复（纸质文档碎纸处理，电子文档彻底删除并销毁备份）。

第四章责任分工

第十三条行政部

统筹公司文档分类与存档管理工作，制定并完善相关制度；

监督各部门执行情况，组织档案管理培训（每年至少一次）；

负责档案室管理及档案管理员的工作指导。

第十四条各部门

部门负责人为本部门文档管理第一责任人，保证文档及时、规范归档；

指定专人（兼职