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标准化文件归档与资料管理制度手册

第一章总则

1.1制度目的

为规范企业各类文件资料的归档、保管、利用及销毁流程，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，防范资料丢失或泄密风险，依据国家《档案法》及企业内部管理要求，制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于企业各部门在生产经营、项目管理、行政管理、人事管理、财务管理等活动中形成的具有保存价值的各类文件资料，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像资料、实物档案等。

1.3基本原则

统一管理：档案管理部门负责统筹文件归档工作，各部门协同配合。

规范归档：严格按照分类标准、编号规则和流程要求进行归档。

安全保密：保证文件资料在归档、保管、利用过程中的物理安全和信息安全。

高效利用：在保障安全的前提下，为各部门提供便捷的档案查询服务。

第二章职责分工

2.1档案管理部门（综合管理部）

负责制定和完善文件归档管理制度及操作细则；

指导各部门开展文件分类、整理、归档工作；

负责档案的接收、登记、保管、鉴定、销毁及利用服务；

组织档案管理培训与监督检查。

2.2各业务部门

指定本部门档案管理员（由*担任，报档案管理部门备案）；

负责本部门形成文件资料的日常收集、初步整理及按时归档；

配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作；

提出档案利用需求并遵守借阅规定。

2.3相关岗位人员

业务经办人：保证所形成文件资料的完整性、准确性，及时移交本部门档案管理员；

部门负责人：审核本部门归档文件的质量，签字确认后报送档案管理部门。

第三章文件分类与编号

3.1文件分类标准

根据文件来源、性质及用途，分为以下类别（可根据企业实际调整）：

一级分类

二级分类

说明

经营管理类

制度文件、合同协议、会议纪要

企业内部管理制度、对外合同、重要会议记录等

项目管理类

立项文件、过程文件、验收文件

项目从立项到验收全过程的各类文件

财务管理类

会计凭证、账簿、报表

财务核算、审计、税务等相关文件

人事管理类

招聘、培训、考核、离职

员工全生命周期管理文件

行政管理类

公文、证照、档案、后勤

行政事务、资质证书、后勤管理文件

科技研发类

研发报告、专利、技术图纸

技术研发、知识产权相关文件

3.2文件编号规则

采用“分类代码-年份-部门代码-流水号”格式，示例：

分类代码：用一级分类首字拼音首字母（如“经营”为“JY”，“项目”为“XM”）；

年份：文件形成年度（如2024年为“24”）；

部门代码：部门名称首字拼音首字母（如“财务部”为“CW”）；

流水号：当年该部门该类文件归档顺序号（3位数字，不足补零）。

示例：JY-24-CW-001表示2024年财务部归档的第1份经营管理类文件。

3.3特殊文件编号

密级文件：在编号后标注密级（如“机密”“秘密”），如“XM-24-YF-001-机密”；

跨部门协作文件：由主办部门编号，协办部门备注；

电子文件：编号规则与纸质文件一致，后缀“-D”（如“JY-24-CW-001-D”）。

第四章文件归档全流程操作细则

4.1文件收集

4.1.1收集范围

各类正式文件（含红头文件、请示、报告、批复等）；

合同、协议、招投标文件等业务文件；

会议纪要、调研报告、总结计划等管理文件；

会计凭证、账簿、财务报表等财务文件；

项目立项、验收、审计等项目管理文件；

员工档案、培训记录、劳动合同等人事文件；

具有保存价值的电子文件（含邮件、扫描件、CAD图纸等）。

4.1.2收集责任及时限

业务经办人需在文件形成后3个工作日内将原件（或电子版）移交本部门档案管理员；

部门档案管理员每月25日前汇总本月文件，填写《文件归档交接清单》（见第9章），于次月5日前报送档案管理部门。

4.2文件整理

4.2.1纸质文件整理

排序：按文件形成时间顺序或逻辑关系排列，保持文件间的关联性；

编页：对超过2页的文件编写页码（用铅笔右上角标注，单面编页、双面连续）；

装订：去除金属夹，使用牛皮纸夹或装订机左侧装订，保证平整、牢固；

填写备考表：在文件首页右上角注明“份数、页数、备注”（如“共1份5页，无缺页”）。

4.2.2电子文件整理

格式规范：电子文件采用通用格式（如PDF、DOCX、XLSX），特殊格式需同时保存源文件；

命名规范：按“文件名-形成日期-分类编号”命名（如“2024年度销售计划JY-24-XS-001”）；

存储路径：按“年份/部门/分类”建立文件夹层级存储，保证路径清晰。

4.3文件分类与编号

部门档案管理员依据3.1分类标准对文件进行分类，核对3.2编号规则，保证编号唯一、准确；

档案管理部门对分类编号进行审核，对不符合要求的退回重新整理。

4.4文件移交

4.4.1移交准备

部门档案管理员整理移交文件，