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企业档案销毁管理流程与模板

在企业的日常运营与发展过程中，会产生大量的档案资料。这些档案承载着企业的历史信息、业务数据与管理痕迹。然而，并非所有档案都具有永久保存的价值。随着时间推移，部分档案会因保管期限届满、内容失去利用价值或因特定原因需要销毁。档案销毁管理作为档案全生命周期管理的最后一环，其规范与否直接关系到企业信息安全、合规运营乃至商业秘密的保护。因此，建立一套科学、严谨且具有可操作性的档案销毁管理流程，并辅以实用的管理模板，对企业而言至关重要。

一、企业档案销毁管理核心流程

档案销毁并非简单的“丢弃”行为，而是一个需要严格审批、规范操作、全程记录的系统性过程。其核心目标在于确保销毁行为的合法性、安全性与可追溯性，杜绝未经授权的销毁、错误销毁或销毁过程中的信息泄露。

（一）确定销毁范围与依据

档案销毁的首要环节是明确哪些档案可以被销毁，其依据是什么。这是确保销毁工作合规性的基础。

*档案保管期限到期：依据国家相关档案管理规定（如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等）以及企业内部制定的《档案管理办法》中关于各类档案保管期限的界定，对已达到保管期限的档案进行筛选。这包括“定期保管”档案中已到规定年限的部分。

*鉴定档案价值：对于保管期限届满的档案，并非一律销毁。需要组织相关人员对其现实价值和历史价值进行再次鉴定。若确认无继续保存的必要，方可列入销毁范围。对于虽未到保管期限，但因特殊原因（如内容重复、失去时效、载体损坏无法修复且无复制件等）确需提前销毁的档案，需有更严格的评估和审批程序。

*排除特殊情况：明确禁止销毁的档案类型，如涉及国家机密、企业核心商业秘密且仍在保密期内的档案，虽保管期限届满但未结清的债权债务原始凭证，以及其他法律法规规定不得销毁的档案。此类档案即使保管期满，也应重新评估其保管期限或移交至指定机构。

（二）档案鉴定与审核

档案鉴定是档案销毁流程中的关键控制点，旨在通过专业判断确保拟销毁档案的准确性和必要性。

*成立鉴定小组：企业应成立由档案管理部门牵头，相关业务部门（如财务、法务、行政等）负责人或资深人员组成的档案鉴定小组。对于专业性较强的档案，还应邀请相应领域的专业人员参与。

*逐件/逐卷鉴定：鉴定小组需依据档案保管期限表和相关价值评估标准，对已初步筛选出的待销毁档案进行逐件或逐卷的细致审查。审查过程中，应重点关注档案内容的现实利用价值、历史研究价值、法律证据价值等。

*形成鉴定意见：对每一份（卷）档案，鉴定小组均需形成明确的鉴定意见，即“销毁”或“继续保存”。对于“继续保存”的档案，需说明理由并重新确定其保管期限。所有鉴定意见均需记录在案。

*逐级审批：鉴定完成后，需编制《档案销毁清册》，详细列明拟销毁档案的基本信息（如档案名称、编号、形成时间、数量、保管期限、鉴定意见等），并附上鉴定小组的综合鉴定报告，按企业规定的审批权限逐级上报审批。通常需经过档案管理部门负责人、分管领导，乃至企业最高管理层的审批。

（三）档案销毁前准备

在获得最终审批同意后，方可进入档案销毁的实质性准备阶段。

*清点核对：档案管理部门需依据审批通过的《档案销毁清册》，对待销毁档案进行逐一清点核对，确保实物与清册记录完全一致，杜绝错销、漏销。

*档案整理：将核对无误的待销毁档案进行整理、捆扎或装盒，确保在搬运和销毁过程中不散失、不泄密。对于电子档案，需确保其存储介质的完整性和唯一性。

*拟定销毁方案：明确销毁的时间、地点、方式、参与人员、监督人员以及应急处理预案（如发生意外泄密情况如何应对）。销毁方式的选择应考虑档案的性质（如纸质、电子、磁性介质等）、涉密程度以及环保要求。常见的纸质档案销毁方式有专业碎纸机粉碎、指定机构焚烧或化浆；电子档案及存储介质的销毁则需采用消磁、物理粉碎、专业数据擦除等确保数据无法恢复的方式。

*涉密档案处理：对于涉及企业商业秘密或敏感信息的档案，在销毁前可能还需要进行脱密处理（如内容剥离、信息遮盖等），或在销毁过程中采取更高级别的安保措施。

（四）实施销毁与监督

档案销毁的实施过程必须在严密的监督下进行，确保操作规范、信息安全。

*人员到场：销毁实施人员、监督人员需按时到场。监督人员可由企业内部审计部门、法务部门人员或指定的高级管理人员担任。

*再次确认：在销毁操作前，监督人员需对拟销毁档案与《档案销毁清册》进行最后一次核对确认。

*规范操作：严格按照预定的销毁方案和操作规程进行销毁作业。操作人员应具备相应资质或经过专业培训。

*全程监督：监督人员需对销毁的全过程进行监督，确保销毁过程符合安全、保密要求，防止档案在销毁前、销毁中、销毁后发生失泄密事件。对于委托外部专业机构进行销毁的，需对其资质、销毁流程及保