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EPC项目采购合同管理规范

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司EPC（Engineering,Procurement,Construction，即设计、采购、施工总承包）项目采购合同管理工作，明确各相关方在合同管理中的职责与流程，防范合同风险，保障项目顺利实施，确保工程质量、进度和投资控制目标的实现，依据国家相关法律法规、行业标准及公司内部管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司作为总承包商承接的各类EPC项目的采购合同管理活动，包括但不限于设备、材料的采购，以及相关服务的外包等。项目各部门及所有参与采购合同管理的人员均应遵守本规范。

1.3基本原则

EPC项目采购合同管理应遵循以下基本原则：

1.目标导向原则：以满足项目总体目标（质量、进度、成本、安全）为根本出发点。

2.合规合法原则：合同的订立、履行、变更、终止等全过程必须符合国家法律法规及公司内部规定。

3.风险控制原则：强化合同风险意识，对合同签订前、履行中及收尾阶段的风险进行识别、评估和应对。

4.效益优先原则：在保证质量和合规的前提下，追求采购性价比最优，提升项目整体经济效益。

5.权责对等原则：合同条款应明确双方权利与义务，确保权责清晰、对等。

6.全程动态原则：对合同从策划、谈判、签订到履行、验收、结算、归档的全过程进行动态跟踪与管理。

第二章采购合同策划与准备

2.1采购需求明确与确认

项目采购部门应根据项目总体计划、设计文件及相关技术规格书，会同设计、施工等部门，明确采购物资或服务的具体需求，包括但不限于：规格型号、技术参数、质量标准、数量、交付时间、交付地点、售后服务要求等。需求应形成书面文件，并经过评审与确认。

2.2市场调研与供方选择

2.2.1采购部门应组织进行充分的市场调研，了解相关产品或服务的市场供应情况、价格水平、技术发展趋势及主要供应商信息。

2.2.2依据项目要求和公司《供应商管理办法》，对潜在供方进行资格审查、业绩评估和实地考察，建立合格供方名录。优先选择信誉良好、实力雄厚、履约能力强的供应商。

2.3合同类型选择与条款策划

2.3.1根据采购物资或服务的特点、复杂程度、市场竞争情况及项目风险分担策略，选择合适的合同类型，如固定总价合同、单价合同、成本加酬金合同等。

2.3.2初步策划合同的主要条款框架，包括合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、验收标准、违约责任、争议解决方式等。

2.4采购计划与资金预算

制定详细的采购执行计划，明确各采购包的采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等）、采购时间节点。同时，编制相应的资金使用预算，确保采购活动的资金保障。

2.5合同风险识别与评估

在合同策划阶段，应组织相关部门（如法务、财务、技术、风控等）对潜在的合同风险进行识别，主要包括：市场价格波动风险、供应商履约能力风险、技术风险、法律合规风险、付款风险、不可抗力风险等，并进行初步的风险评估，制定应对预案。

第三章采购合同订立

3.1采购方式确定与执行

根据国家法律法规、公司规定及项目具体情况，确定合适的采购方式，并严格按照规定的程序执行。对于达到招标标准的，必须进行招标采购，确保过程公开、公平、公正。

3.2合同文本起草与审查

3.2.1合同文本应优先采用国家或行业标准合同范本。如无标准范本，应由采购部门牵头，会同法务部门及相关技术部门共同起草。

3.2.2合同文本起草完成后，必须经过严格的内部审查程序。审查内容包括但不限于：合法性、完整性、严谨性、公平性、技术条款的准确性、商务条款的合理性、风险控制措施的有效性等。法务部门负责法律合规性审查，技术部门负责技术条款审查，财务部门负责付款、税务等财务条款审查。

3.3合同谈判

3.3.1采购部门组织相关人员与供应商就合同条款进行谈判。谈判前应制定谈判策略和底线。

3.3.2谈判过程中应做好记录，对达成一致的内容及时确认，对有争议的条款应积极沟通，寻求双方都能接受的解决方案。重大或复杂合同的谈判，应有法务、技术等专业人员参与。

3.4合同签署与生效

3.4.1合同文本经双方谈判确认，且通过公司内部最终审查后，由授权代表签署，并加盖公司合同专用章。

3.4.2合同签署应确保签字人合法授权，印章真实有效。合同的生效日期应明确约定，通常为双方签署盖章之日起生效，或满足特定条件后生效。

3.4.3合同签订后，应及时将合同副本分发至相关执行部门。

第四章采购合同履行管理

4.1合同交底

合同签订后，采购部门应向项目相关执行部门（如施工管理、技术管理、物资管理等）及人员进行合同交底，明确合同主要条款、双方权利义务、履约重点、风险点及注意事项，确保合同得到正确理解和执行。

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