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(新)合同管理档案管理制度(3篇)

合同管理档案管理工作是企业运营管理的重要组成部分，为规范合同档案的形成、收集、整理、保管、利用等环节，确保合同信息的完整性、安全性和可追溯性，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》及企业相关管理制度，结合实际业务需求，制定本制度。

合同管理档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。企业法务部门作为合同管理档案的归口管理部门，履行以下职责：（一）制定和完善合同管理档案相关制度，明确各部门在档案管理中的职责分工；（二）指导各业务部门开展合同文件材料的收集、整理和预归档工作；（三）对归档的合同档案进行审核，确保符合归档标准；（四）组织合同档案管理人员进行专业培训，提升业务能力；（五）监督检查各部门合同档案管理工作的执行情况。各业务部门负责人是本部门合同档案管理的第一责任人，负责组织本部门人员按照规定及时收集、整理在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件材料，并在规定时限内移交至法务部门归档。档案管理部门负责对移交的合同档案进行分类、编号、保管和提供利用服务，建立健全合同档案检索体系，确保档案的安全与完整。

合同管理档案的归档范围包括但不限于以下文件材料：（一）合同订立阶段形成的文件：合同谈判记录、对方当事人资质证明文件（营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书等）、合同草案、审批文件（含各层级审批意见、会议纪要）、最终签订的合同文本（正副本）及附件；（二）合同履行阶段形成的文件：合同履行计划、补充协议、变更协议、解除协议、付款凭证（发票、银行回单等）、收款凭证、验收报告、质量检测报告、对方履约情况说明、双方往来函件（包括邮件、传真、函告等书面材料）、争议解决文件（协商记录、调解申请书、仲裁裁决书、法院判决书等）；（三）合同终止阶段形成的文件：合同履行总结报告、债务清偿证明、合同注销申请表、档案交接清单等；（四）其他与合同相关的具有保存价值的文件材料，如合同风险评估报告、法律咨询意见书、招投标文件（适用于招投标项目合同）等。

合同文件材料的归档应符合以下要求：（一）归档文件必须是原件，确无原件的可归档具有法律效力的复印件，并注明原件保管单位或出处；（二）文件材料应齐全完整，手续完备，如审批文件需有相关负责人签字，合同文本需有双方法定代表人或授权代理人签字并加盖公章；（三）文件材料的纸张规格统一为A4纸，手写文件应字迹清晰、规范，不得使用铅笔、圆珠笔书写；（四）外文文件应附有中文译本，并与原文一并归档；（五）电子文件应采用符合国家档案管理标准的格式（如PDF、DOCX等），确保其真实性、完整性、可用性和安全性，电子文件与纸质文件具有同等效力；（六）合同履行完毕或终止后30日内，各业务部门应完成合同文件材料的整理、组卷，并向法务部门移交归档，跨年度履行的合同，应在每年年底前将本年度形成的文件材料先行归档，待合同全部履行完毕后再进行最终归档。

合同档案的整理应遵循以下原则：（一）以合同为单位进行组卷，一份合同形成的全部文件材料组成一个案卷；（二）案卷内文件材料的排列顺序应遵循“时间顺序”与“逻辑顺序”相结合的原则，一般按照合同订立、履行、变更、终止的时间顺序排列，同一阶段的文件按重要程度或形成逻辑排列，如合同文本在前，附件在后；正文在前，补充协议在后；审批文件在前，谈判记录在后；（三）案卷应填写卷内文件目录，注明文件序号、文号、责任者、文件题名、日期、页数、备注等信息；（四）每个案卷应编制案卷号，案卷号由年度、部门代码、合同类型代码、顺序号组成，如“2023-FW-HT-001”表示2023年度法务部门管理的第001号合同档案；（五）案卷封面应注明合同名称、合同编号、签订日期、签订双方、履行期限、案卷号、归档日期、保管期限等信息；（六）案卷应采用硬壳卷盒或卷夹装订，做到整齐美观，便于保管和利用。

合同档案的保管期限分为永久、长期、短期三种：（一）永久保管的合同档案包括：涉及企业重大权益、金额在1000万元以上的合同；对外投资、资产重组、产权转让等涉及企业产权变动的合同；经过司法程序或仲裁程序解决争议的合同；其他具有永久保存价值的合同档案；（二）长期保管的合同档案包括：金额在100万元至1000万元之间的合同；履行期限在5年以上的合同；与重要客户或供应商签订的长期合作协议；其他具有长期保存价值的合同档案，保管期限为30年；（三）短期保管的合同档案包括：金额在100万元以下的合同；履行期限在5年以下的合同；日常经营活动中签订的一般性采购、销售合同等，保管期限为10年。保管期限从合同终止或履行完毕的次年1月1日起计算。

合同档案的保管应符合国家档案管理规定的库房条件，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施，配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监