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财务管理报销审批流程规范表

一、适用范围与常见应用场景

本规范表适用于企业、事业单位或社会团体等组织内部员工因公开展业务活动产生的必要支出报销管理。常见应用场景包括：员工出差期间的交通、住宿、餐饮费用报销，日常办公采购支出（如文具、设备耗材等），业务招待费用报销，项目开展过程中产生的直接费用报销，以及其他经组织认可的因公支出报销。通过规范流程，保证支出合规、审批高效、财务记录清晰。

二、报销审批全流程操作指引

（一）申请发起：提交报销申请

申请人准备：员工在支出行为完成后，需及时整理相关支出凭证，登录组织财务系统或填写纸质《财务管理报销审批表》（以下简称“报销表”），详细填写基本信息，包括申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、支出事由（需清晰说明因公业务背景，如“赴地开展客户洽谈”“项目采购办公用品”等）。

关联单据准备：根据支出类型，准备对应的合规凭证，如消费记录、付款凭证、行程单、采购清单等，保证单据与报销表中的支出事由、金额一致。

（二）单据整理：核对支出凭证

凭证完整性检查：申请人需核对所附单据是否齐全，包括但不限于支出原始凭证（如盖章的收据、消费明细单）、审批通过的采购申请单（如适用）、行程单（如出差）等，保证无遗漏或涂改。

金额准确性核对：检查报销表中的分项金额与合计金额是否准确，单据上的金额与报销表填写是否一致，大小写金额需规范对应（如“1000元”需同时填写“壹仟元整”）。

（三）部门初审：审核业务真实性

部门负责人审核：申请人将填写完整的报销表及附件提交至所在部门负责人，部门负责人需重点审核：

支出事由是否与部门业务相关，是否符合预算安排；

支出是否真实发生，单据是否齐全且有效；

金额是否合理，是否存在超标准支出（如差旅住宿标准、招待费标准等）。

签署意见：审核通过后，部门负责人在报销表“部门负责人审核”栏签字确认，并注明审核日期；若存在疑问或需补充材料，需明确告知申请人修改或补充。

（四）财务复核：合规性审查

财务部门审核：部门初审通过后，报销表及附件提交至财务部门，财务专员进行合规性复核，重点检查：

单据是否符合财务制度要求（如凭证抬头、印章、日期等要素是否完整）；

支出是否符合相关费用管理规定（如是否属于报销范围、是否超预算等）；

计算是否准确（如分项合计、税费计算等）。

反馈与处理：复核通过后，财务专员在“财务复核”栏签字；若发觉不合规问题，如单据缺失、金额超标等，需退回申请人并说明原因，要求在规定时限内补充或整改。

（五）分级审批：权限管理

根据支出金额或类型，由不同层级领导进行审批，保证审批权责匹配（以下为示例，具体标准需结合组织实际制定）：

小额支出（如1000元以下）：由财务复核后直接完成支付，无需额外审批；

中等支出（如1000-5000元）：由财务复核后提交至分管领导（如部门总监、分管副总）审批，在“分管领导审批”栏签字；

大额支出（如5000元以上）：需经分管领导审批后，提交至最高负责人（如总经理、院长）审批，在“总经理审批”栏签字。

（六）款项支付：完成报销结算

支付安排：所有审批流程完成后，财务部门根据报销表信息，通过银行转账、现金支付或备用金冲抵等方式向申请人安排款项支付。

支付确认：款项支付后，财务专员在报销表“支付状态”栏注明“已支付”及支付日期，并告知申请人查询到账情况。

（七）资料归档：留存备查

整理归档：财务部门每月对已完成的报销表及附件进行分类整理，按时间顺序装订成册，标注“年月报销凭证”，保证资料完整、可追溯。

保管期限：报销凭证保管期限不少于5年（涉及重大项目的需延长保管期限），期满后按规定程序销毁。

三、财务管理报销审批表模板

基本信息

申请人

*

所属部门

部

申请日期

年月日

联系方式

（内部系统填写）

费用明细

序号

支出日期

支出事由

金额（元）

1

–

赴地交通费

350.00

2

–

业务招待午餐

680.00

3

–

办公用品采购

120.00

合计金额

1150.00

附件清单

□消费凭证□审批单□行程单□其他：____________

审批流程

审核环节

审核人

审核意见

签字

部门负责人审核

*YY

同意报销

（签字）

财务复核

*ZZ

单据合规，金额准确

（签字）

分管领导审批（如需）

*AA

同意

（签字）

总经理审批（如需）

*BB

同意支付

（签字）

支付状态

□未支付□已支付（支付日期：–）

四、使用过程中的关键提示

及时性要求：员工应在支出行为完成后5个工作日内提交报销申请，避免因间隔过长导致单据遗失或记忆模糊，影响审批效率。

单据规范性：所有支出凭证需真实、合法、有效，不得涂改或伪造；若单据遗失，需提供书面说明并经部门负责人及财务部门审核确认后方可报销。

预算控制：报销支出需符合部门年度预算安排，超预算支出需提前提交预算调