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公司采购管理制度及操作流程

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保障公司生产经营活动的有序进行，防范采购过程中的各类风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。本制度旨在确保采购活动的公开、公平、公正，实现资源的最优配置，提升公司整体运营效益。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工在公司授权范围内进行的各类物资、设备、服务等采购活动。凡涉及公司资金支出的采购行为，均须遵循本制度的规定。特殊采购项目如遇国家或行业另有规定的，从其规定，但须同时向公司采购管理部门备案。

1.3基本原则

公司采购活动应严格遵循以下原则：

*合规性原则：采购行为必须符合国家法律法规及公司内部规章制度，杜绝任何违法违规操作。

*经济性原则：在保证质量和服务的前提下，力求以最合理的成本获取所需资源，注重性价比。

*透明性原则：采购过程应公开透明，关键环节需有记录可查，接受内部监督。

*效益性原则：采购活动应以满足公司生产经营需求、提升公司整体效益为出发点和落脚点。

*廉洁性原则：采购人员须恪守职业道德，廉洁自律，严禁利用职务之便谋取私利。

第二章组织架构与职责

2.1采购管理部门

公司设立专门的采购管理部门（或指定某一现有部门承担采购管理职能），作为采购工作的归口管理部门。其主要职责包括：

*组织制定和修订公司采购管理制度及相关操作细则；

*统筹协调公司各项采购活动，指导和监督各部门的采购工作；

*负责公司级供应商的开发、评估、认证与管理；

*组织实施达到规定金额或特定类别的集中采购项目；

*负责采购合同的审核、管理及采购档案的归档；

*定期分析采购成本，提出成本控制建议。

2.2需求部门

各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，其主要职责包括：

*根据实际工作需要，提出真实、准确、完整的采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、交付时间及预算金额等；

*参与相关采购项目的技术交流、方案论证及供应商考察；

*负责采购物资或服务的现场验收工作，对验收结果的真实性负责；

*配合采购管理部门处理采购过程中出现的质量异议或其他问题。

2.3财务部门

财务部门在采购管理中履行以下职责：

*负责采购预算的审核与控制，根据审批后的采购申请及合同办理付款手续；

*参与采购价格的审核，对采购成本进行监督；

*负责采购发票的审核、账务处理及采购资金的支付管理；

*配合采购管理部门进行供应商的财务状况评估。

2.4法务部门（或指定法务人员）

法务部门（或指定法务人员）负责：

*对采购合同的合法性、合规性进行审核，防范法律风险；

*参与处理采购合同纠纷及相关法律事务。

2.5监督审计部门

监督审计部门负责对采购活动的合规性、公正性进行监督与审计，对采购过程中发现的违规行为进行调查处理。

第三章采购操作流程

3.1采购需求提出与审批

3.1.1需求部门根据年度计划或临时需求，填写《采购申请表》，详细列明采购项目的具体信息及预算金额，并经部门负责人审核签字。

3.1.2《采购申请表》按公司规定的审批权限逐级报批。对于大额或重要的采购项目，还需附上可行性分析报告或专项申请说明。

3.1.3审批通过的《采购申请表》提交至采购管理部门，作为采购工作的依据。未通过审批的，需求部门应根据审批意见进行调整或取消。

3.2采购计划制定

采购管理部门根据审批通过的采购需求，结合公司库存情况及采购周期，统筹制定采购计划，明确采购方式、预计采购时间和责任人。

3.3供应商选择与询价

3.3.1采购管理部门（或需求部门在采购管理部门指导下）根据采购项目的特点、金额及公司相关规定，选择合适的采购方式，并组织开展供应商选择工作。

3.3.2优先从公司合格供应商名录中选取供应商。对于需要新增的供应商，应先进行供应商资质审查和评估，符合要求后方可纳入。

3.3.3根据采购方式的不同，可采取招标、询价、比价、单一来源采购等方式获取供应商报价。询价时应向至少三家及以上合格供应商发出询价单，明确报价截止时间和要求。

3.4采购方式确定

根据采购项目的金额、性质及市场情况，采购方式主要包括：

3.4.1公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的项目，应严格按照国家及公司招标管理规定执行。

3.4.2邀请招标：适用于符合公开招标条件，但因特殊原因只能邀请一定数量（通常不少于三家）特定供应商参与的项目。

3.4.3询价采购：适用于采购金额较小、技术规格相对简单、市场价格透明的常规物资或服务，通过向多家供应商询价比较后确定成交供应商。

3.4.4单一来源采购：适用于只