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企业人事管理规范与表单库

一、适用范围与应用场景

本工具模板库适用于各类企业（涵盖中小微企业、大型集团等）的人事管理部门，用于规范企业内部员工全生命周期管理流程。具体场景包括：新员工入职办理、内部岗位异动管理、员工离职交接、年度绩效评估、培训需求申报等，旨在通过标准化流程与表单提升人事管理效率，保证操作合规性与信息完整性。

二、标准化操作流程指引

（一）新员工入职管理流程

需求提出与岗位确认

用人部门根据业务发展需要，提交《人员增补申请表》，明确岗位名称、任职要求、到岗时间及编制情况。

人力资源部审核编制合理性，确认岗位需求后，启动招聘流程。

入职信息收集与资料审核

应聘人员通过面试后，需提交《员工信息登记表》（含个人基本信息、教育背景、工作经历、紧急联系人等），并附证件号码、学历学位证书、离职证明等材料复印件。

人力资源部核对信息真实性，保证材料齐全无误。

劳动合同签订与入职引导

双方确认录用后，人力资源部准备劳动合同文本，明确岗位职责、薪资待遇、合同期限等内容，双方签字盖章。

办理社保公积金增员、工牌制作、邮箱开通等手续，安排新员工参加入职培训（含企业文化、规章制度、岗位职责讲解）。

（二）员工岗位异动管理流程

异动发起与审批

员工因晋升、调岗、降职等需要异动时，由用人部门提交《岗位异动审批表》，说明异动原因、新岗位职责及生效日期。

按审批权限逐级审核（一般需部门负责人、人力资源部、分管负责人签字确认）。

异动手续办理

人力资源部更新员工档案信息，调整劳动合同相关条款，签订《岗位变更协议》。

异动后3个工作日内，完成薪资、社保、系统权限等同步调整，并通知员工及相关部门。

（三）员工离职管理流程

离职申请与交接

员工需提前30日（试用期提前3日）提交《离职申请表》，说明离职原因及预计离职日期。

用人部门安排工作交接，填写《工作交接清单》（含未完成事项、资料文件、物品设备等），交接双方签字确认。

离职手续办理

人力资源部审核离职申请，确认无未结清款项或纠纷后，办理社保公积金减员、薪资结算、开具离职证明。

归档员工离职资料，完成离职面谈（知晓离职原因，收集改进建议）。

三、常用人事管理表单模板

（一）员工信息登记表

序号

项目

填写内容

1

姓名

某

2

性别

男/女

3

出生年月

年月

4

证件号码号

（填写后由人力资源部保密管理）

5

学历

□本科□硕士□其他

6

联系方式

（填写后由人力资源部保密管理）

7

紧急联系人

某

8

紧急联系人电话

（填写后由人力资源部保密管理）

9

工作经历

（按时间倒序填写，含公司、职位、期限）

10

教育背景

（按时间倒序填写，含学校、专业、学历）

（二）岗位异动审批表

异动类型

□晋升□调岗□降职□借调

员工信息

姓名：某部门：原岗位：

异动原因

（由用人部门填写，如“业务拓展需要”）

新岗位职责

（附岗位职责说明书）

生效日期

年月日

审批意见

部门负责人：_________日期：_________

人力资源部：_________日期：_________

分管负责人：_________日期：_________

（三）工作交接清单

交接类别

交接内容

接收人签字

交接人签字

日期

文件资料

□项目文件□合同文本□报表数据

物品设备

□工牌□电脑□钥匙□其他

未完成事项

（描述当前工作进展及后续安排）

账户权限

□系统账号□邮箱权限■其他

（四）年度绩效考核表

考核周期

年月-年月

被考核人

姓名：某部门：岗位：

考核维度

评分（1-5分）

□工作业绩（40%）

□工作态度（30%）

□团队协作（20%）

□能力提升（10%）

考核人评语

（描述优势与改进方向）

考核结果

□优秀□合格□待改进□不合格

签字确认

被考核人：_________考核人：_________

四、使用过程中的关键提示

信息保密性

员工个人信息（如证件号码号、联系方式等）由人力资源部专人管理，严禁非授权人员查阅或泄露，存储介质需加密处理。

流程合规性

涉及劳动合同签订、社保公积金缴纳等环节，需严格遵循《劳动合同法》及地方政策要求，避免因操作不当引发劳动纠纷。

表单填写规范性

所有表单需用黑色签字笔或电子文档规范填写，保证信息真实、完整，涂改处需签字确认；电子表单需定期备份，防止数据丢失。

时效性管理

入职、离职、异动等手续需在规定时限内完成（如入职当日签订合同、离职前完成交接），保证人事信息与实际状态同步。

动态更新维护

企业规章制度调整或政策变化时，需及时更新相关表单模板及流程说明，保证模板库的适用性与有效性。