办公用品出入库管理制度.docxVIP

办公用品出入库管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司办公用品的管理，控制成本，提高效率，确保办公用品的合理采购、妥善保管和有效利用，杜绝浪费与流失，保障公司各项工作的正常开展，依据公司相关管理规定，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工在办公用品的申领、采购、入库、保管、出库及盘点等环节的管理。

（三）管理原则

办公用品管理遵循“统一采购、集中管理、按需申领、严控成本、账实相符”的原则。

二、管理职责

（一）行政部（或指定管理部门）

1.作为办公用品管理的归口部门，负责本制度的制定、修订、解释及监督执行。

2.负责办公用品供应商的评估、选择与管理，建立合格供应商名录。

3.负责编制办公用品年度、季度采购计划，并根据各部门需求进行集中采购（特殊或紧急物品除外）。

4.负责办公用品的入库验收、登记、保管、发放及库存盘点工作。

5.建立健全办公用品出入库台账，确保账物清晰、准确。

6.定期对办公用品的消耗情况进行统计分析，为成本控制提供依据。

7.对各部门办公用品的使用情况进行监督检查，倡导节约。

（二）各使用部门

1.根据本部门实际工作需要，按月（或按规定周期）提出办公用品申领计划，经部门负责人审批后提交行政部。

2.负责本部门员工办公用品的合理分配与使用指导，教育员工养成勤俭节约的良好习惯。

3.配合行政部进行办公用品的盘点及相关检查工作。

（三）财务部

1.负责办公用品采购费用的审核与支付。

2.对办公用品的账务处理进行监督，确保票据合规、核算准确。

三、入库管理

（一）验收

1.办公用品采购到货后，行政部库管员应会同采购人员（若有）共同对物品进行验收。

2.验收内容包括：物品名称、规格型号、数量、质量、生产日期（保质期）、外观是否完好、有无合格证明等，确保与采购订单及送货单一致。

3.对验收合格的物品，库管员在送货单上签字确认；对不合格或不符的物品，应立即向采购人员反馈，及时办理退换货手续，严禁不合格物品入库。

（二）登记入库

1.验收合格的办公用品，库管员应及时办理入库手续，登记《办公用品入库台账》，详细记录物品名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、供应商、入库日期、采购人等信息。

2.对于有保质期的物品，应特别注明生产日期和保质期，并遵循“先进先出”原则进行存放和发放。

3.入库物品应分门别类、摆放整齐，做到标识清晰、易于存取。库房应保持清洁、干燥、通风，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。

四、出库管理

（一）申领

1.各部门应指定专人负责本部门办公用品的统一申领工作。

2.申领人需填写《办公用品领用单》，注明领用部门、日期、物品名称、规格型号、数量、领用人等信息，经部门负责人签字批准后，方可到行政部领取。

3.行政部应根据公司规定的办公用品发放标准及各部门实际需求，对领用申请进行审核。对于超出合理范围的申领，应与相关部门沟通确认或报请上级领导审批。

（二）发放

1.库管员根据审批有效的《办公用品领用单》进行物品发放。

2.发放时，应再次核对领用物品的名称、规格、数量，确保准确无误。领用人应对所领物品进行核对并签字确认。

3.发放完毕后，库管员应立即在《办公用品出库台账》中登记，并及时更新库存数量。

4.对于消耗量大或易损耗的办公用品，可根据实际情况采用“以旧换新”的方式发放，以倡导节约和避免浪费。

5.原则上，办公用品每月集中发放一次。特殊紧急情况需临时领用的，经行政部负责人批准后方可办理。

五、库存管理

1.行政部应建立规范的办公用品库房，配备必要的仓储设施。

2.库存物品应按类别、规格进行分区存放，做到井然有序，并设置明显的物品标识牌。

3.库管员应定期对库存物品进行检查，确保物品完好，防止积压、变质、损坏或遗失。发现问题及时处理并报告。

4.建立库存预警机制，对接近最低库存量或即将用完的物品，库管员应及时向行政部负责人汇报，以便及时安排采购，确保不影响正常办公。

5.严格控制库存规模，避免过度积压资金和造成浪费。

六、采购管理（简述，因核心为出入库）

1.行政部根据各部门申领计划、现有库存情况及年度预算，编制办公用品采购清单，报相关领导审批后组织采购。

2.采购应遵循质优价廉、公开透明的原则，优先从合格供应商名录中选择供应商。大额或长期采购可采用招标等方式进行。

七、监督与检查

1.行政部应定期或不定期对办公用品的出入库管理、库存状况及各部门使用情况进行监督检查。

2.财务部应对办公用品的采购、费用支出等情况进行财务监督。

3.对于违反本制度规定，造成办公用品浪费、损坏、丢失或利用职务之便侵占办公用品的行为，公司将视情节轻重对相关责任