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公司档案管理方案范文

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司档案管理工作，提高档案利用效率，保护公司知识产权与商业秘密，确保公司运营活动的可追溯性，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本方案。

（二）适用范围

本方案适用于公司及各部门、下属单位在各项经营管理活动中形成的，具有查考利用价值的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和销毁等管理工作。

（三）基本原则

1.统一领导、分级管理：档案工作实行公司统一领导，各部门分级负责的管理体制。

2.完整准确、安全保密：确保档案材料的齐全完整、真实准确，严格执行保密制度，维护档案安全。

3.规范高效、便于利用：档案管理力求标准化、规范化，以满足公司各项工作对档案信息的利用需求。

4.依法管理、与时俱进：遵循档案管理相关法律法规，结合公司发展和信息化建设，持续优化档案管理流程。

二、管理机构与职责

（一）档案管理领导小组

公司成立档案管理领导小组，由公司分管领导任组长，成员包括各部门负责人。其主要职责为：

1.审定公司档案管理规章制度和发展规划。

2.协调解决档案管理工作中的重大问题。

3.监督检查档案管理工作的落实情况。

（二）档案管理部门

公司行政部（或办公室）为档案管理的归口部门，设专职（或兼职）档案管理员，负责公司档案的统一管理。其主要职责为：

1.贯彻执行国家及公司档案管理的法律法规和规章制度。

2.负责公司各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作。

3.指导和督促各部门做好日常档案的形成、积累、整理和移交工作。

4.组织档案管理业务培训，提高全员档案管理意识和技能。

5.负责档案管理系统的日常维护与管理。

（三）各部门职责

公司各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门档案的收集、整理、初步鉴定和向档案管理部门移交工作，并协助档案管理部门提供档案利用。

三、档案的收集与整理

（一）档案收集范围

1.公司设立与变更类：公司章程、股东决议、营业执照、各类资质证书等。

2.行政管理类：公司各类规章制度、工作计划、总结、会议纪要、通知、报告等。

3.经营管理类：经营计划、销售合同、采购合同、客户资料、市场调研报告等。

4.人力资源类：员工招聘、录用、培训、考核、薪酬、奖惩、离职等相关材料。

5.财务会计类：各类会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等（按会计档案管理规定执行）。

6.项目与技术类：项目立项、可行性研究、设计、开发、测试、验收等相关文件材料；技术图纸、专利、著作权、技术标准、研发成果等。

7.法律事务类：各类合同协议（除已归类的销售、采购合同外）、诉讼仲裁材料、法律意见书等。

8.对外交往类：与政府部门、合作伙伴、客户的往来函件等。

9.声像与实物类：公司重要活动照片、录音录像、荣誉证书、奖杯、纪念品等。

10.其他具有保存价值的文件材料。

（二）档案收集要求

1.各部门应在各项工作中及时收集、积累应归档的文件材料，确保其完整、准确。

2.归档的文件材料应为原件，如无原件，复印件须注明原件保管处并加盖相关部门公章。

3.文件材料应手续齐全，格式规范，字迹清晰，符合长期保存要求。手写材料应使用蓝黑或碳素墨水。

4.电子文件应连同其元数据一并收集，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

（三）档案整理

1.分类：按照档案的形成规律和内容性质，结合公司实际情况，采用年度-部门-类别或年度-类别-部门的方法进行分类。具体分类方案由档案管理部门制定并执行。

2.编号：档案编号应遵循唯一性、系统性原则，便于检索。可采用“年度-分类号-案卷号-件号”的结构。

3.组卷/件：将具有有机联系的文件材料组合成案卷或单件。案卷内文件应按时间顺序或逻辑顺序排列，并编写页号。

4.著录：对档案的题名、责任者、形成时间、文号、页数、保管期限、密级等进行著录，录入档案管理系统。

5.装订：案卷应采用线装或符合档案保管要求的装订方式，做到整齐、牢固，便于翻阅。

四、档案的鉴定与保管

（一）档案鉴定

1.价值鉴定：档案管理部门会同相关业务部门对已归档的文件材料进行价值鉴定，确定其保管期限（永久、长期、短期）。

2.定期鉴定：对于已到保管期限的档案，由档案管理部门组织鉴定小组进行复查，对仍有保存价值的档案可延长保管期限，对无保存价值的档案按规定程序予以销毁。

（二）档案保管

1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“七防”措施。

2.装具要求：档案应存放在符合标准的档案柜、档案盒中。不同保管期限和密级的档案应分开存放。

3.库房管理：建立库房管理制度，严格控制温湿度，定