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跨部门协作流程标准化文档范例

一、文档目的与适用范围

本标准旨在规范企业内部跨部门协作的全流程，明确各阶段职责分工、操作要求及输出成果，减少沟通成本，提升协作效率，保证跨部门项目或任务顺利推进。适用于市场部、技术部、运营部、财务部、人力资源部等各职能部门间的协作场景，包括但不限于新产品上市推广、大型活动策划、流程优化项目、资源协调支持等需多部门配合的工作事项。

二、跨部门协作全流程操作步骤

（一）需求发起与初步对接

需求发起

操作说明：由业务需求部门（如市场部、运营部）填写《跨部门协作需求申请表》（详见模板一），明确项目/任务名称、核心目标、需求描述、期望完成时间、涉及部门及初步资源需求（如人力、预算、设备等）。

责任主体：需求部门负责人或指定对接人（如张*）。

输出成果：《跨部门协作需求申请表》（需需求部门负责人签字确认）。

初步沟通

操作说明：需求部门将申请表同步至潜在协作部门（如技术部、设计部），发起初步沟通，确认需求可行性及部门协作意向。

责任主体：需求部门对接人（如张）及潜在协作部门负责人（如技术部李）。

输出成果：协作意向确认（口头或书面，明确是否参与及初步配合方向）。

（二）协作方案制定与评审

方案编制

操作说明：需求部门牵头，组织各协作部门共同制定《跨部门协作实施方案》，内容需包括：项目背景、目标拆解（可量化）、各部门职责分工、时间节点（含关键里程碑）、资源需求明细、风险预判及应对措施。

责任主体：需求部门对接人（如张）及各协作部门指定人员（如技术部王、设计部赵*）。

输出成果：《跨部门协作实施方案》（初稿）。

方案评审

操作说明：需求部门组织召开方案评审会，邀请各协作部门负责人、相关分管领导参会，逐项确认方案可行性、职责边界、时间合理性等，形成修改意见并更新方案。

责任主体：需求部门负责人（如张）、协作部门负责人（如技术部李、运营部刘）、分管领导（如副总孙）。

输出成果：《跨部门协作实施方案》（评审终稿，所有参会方签字确认）。

（三）任务分配与执行推进

任务分解与认领

操作说明：根据评审通过的方案，需求部门将整体任务拆解为具体子任务，通过《跨部门协作任务清单》（详见模板二）明确各子任务的责任部门、负责人、计划开始/结束时间、交付标准，并分发至各部门确认。

责任主体：需求部门对接人（如张）及各协作部门负责人（如技术部李）。

输出成果：《跨部门协作任务清单》（签字确认版）。

日常进度跟踪

操作说明：各协作部门按任务清单推进工作，每周五下班前通过《跨部门协作进度跟踪表》（详见模板三）向需求部门反馈本周进度（已完成、进行中、滞后）、存在问题及下周计划。需求部门汇总进度，对滞后任务及时协调。

责任主体：各协作部门任务负责人（如技术部王、设计部赵）、需求部门对接人（如张*）。

输出成果：《跨部门协作进度跟踪表》（周度更新）。

风险与问题处理

操作说明：若任务推进中出现资源冲突、技术瓶颈、需求变更等问题，责任部门需在24小时内发起《跨部门协作问题反馈表》（详见模板四），说明问题详情、影响范围及建议解决方案，需求部门组织相关部门召开专题会协商解决。

责任主体：问题责任部门（如技术部王）、需求部门（如张）、协作部门（如运营部刘*）。

输出成果：《跨部门协作问题反馈表》及解决方案会议纪要。

（四）成果验收与归档

成果初验

操作说明：任务完成后，责任部门按交付标准提交成果物（如方案文档、设计稿、测试报告等），需求部门组织协作部门进行初验，填写《跨部门协作成果初验表》（详见模板五），明确是否达标及修改意见。

责任主体：责任部门（如技术部王）、需求部门（如张）、协作部门（如运营部刘*）。

输出成果：《跨部门协作成果初验表》（含修改意见）。

终验与确认

操作说明：责任部门根据初验意见修改完善后，提交需求部门及协作部门联合终验，终验通过后由各方负责人在《跨部门协作成果验收确认表》（详见模板六）签字确认。

责任主体：需求部门负责人（如张）、协作部门负责人（如技术部李、运营部刘）、分管领导（如副总孙）。

输出成果：《跨部门协作成果验收确认表》（签字版）。

资料归档

操作说明：需求部门负责收集整理协作全流程资料（需求申请表、方案、任务清单、进度跟踪表、问题反馈表、验收报告等），按项目名称分类归档至公司共享服务器，保存期限不少于3年。

责任主体：需求部门对接人（如张*）。

输出成果：完整的项目档案（电子版）。

三、标准化模板工具包

模板一：跨部门协作需求申请表

项目/任务名称

发起部门

需求对接人及联系方式

需求描述（目标、背景、具体要求）

期望完成时间

涉及部门

初步资源需求（人力/预算/设备）

需求部门负责人签字

模板二：跨部门协作任务清单

任务编号

子任务名称

责任部门

负责人

计划开始时间

计划结束时间

交付标准

完成状态

001

市场调