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(2026)合同管理档案管理制度(2篇)

合同全生命周期管理与档案规范化

合同管理档案是企业经营活动的重要凭证，需贯穿合同起草、评审、签订、履行、变更、终止、归档全流程，实现“一事一档、全程可溯”。档案管理应遵循合法性、完整性、安全性原则，采用“纸质+电子”双轨制，电子档案需符合《电子档案管理办法》及区块链存证技术规范，确保不可篡改。

一、合同起草与档案形成

合同起草阶段需建立标准化模板库，模板应包含合同主体信息、标的条款、权利义务、违约责任、争议解决方式等核心要素，由法务部门每季度更新版本并同步至档案系统。业务部门发起合同时，需通过OA系统提交《合同立项申请表》，注明项目编号、合同类型（采购类、销售类、服务类等）、预计金额、合作方资质等信息，同步上传合作方营业执照、信用报告、相关许可证等背景材料，法务部门对材料完整性进行初审，未通过的项目需在3个工作日内补充修正。合同文本起草完成后，系统自动生成唯一档案编号，格式为“年份-部门代码-合同类型-流水号”（如2026-SC-CG-001），作为全生命周期管理的标识。

二、合同评审与过程留痕

合同评审实行“三级审核制”：业务部门负责人审核业务真实性及商业条款，财务部门审核付款方式、税务条款及资金预算，法务部门审核法律风险（如格式条款效力、争议管辖地、知识产权归属等）。评审过程需通过系统留痕，每个环节的审核意见、修改痕迹、审批人及时间戳自动归档至对应档案编号下。涉及重大合同（金额超500万元或涉外合同）需提交总经理办公会审议，会议纪要、表决结果作为档案附件。评审通过后，系统生成《合同评审表》，由各环节审核人电子签章确认，纸质版由档案室归档。

三、合同签订与档案固化

合同签订需采用电子签章或实体签章，电子签章应符合《电子签名法》要求，使用通过国家认证的第三方服务平台，签章过程录制存证视频并上传档案系统。实体签章需核对签约方授权代表的《授权委托书》原件，留存身份证复印件，合同首页加盖骑缝章，末页注明签订日期。签订后的合同文本，业务部门需在2个工作日内扫描成PDF格式（分辨率不低于300dpi），与纸质版一并移交档案室，档案室核对文本一致性后，在系统中标记“已签订”状态，纸质档案加装硬壳封面，按档案编号排序存放。

四、合同履行与动态归档

合同履行过程中的关键节点资料需实时归档，包括但不限于：

1.履约凭证：送货单、验收单、入库单等需由双方签字盖章，每月5日前由业务部门汇总扫描上传；

2.付款记录：银行回单、发票（含抵扣联）、收据等财务凭证，由财务部门在付款后3个工作日内关联至档案编号；

3.变更文件：合同变更协议、补充协议需履行同等评审流程，变更内容涉及金额调整的，需重新提交财务部门审核，变更文件作为原合同档案的补充件，编号为原档案编号+“-B”（如2026-SC-CG-001-B）；

4.争议处理：如发生违约或纠纷，需归档催告函、律师函、调解协议、判决书等材料，由法务部门牵头整理并附《争议处理情况说明》。

五、合同终止与档案验收

合同终止（含履行完毕、解除、撤销）后，业务部门需在15个工作日内提交《合同终止验收报告》，说明履约情况、款项结清状态、遗留问题等，经财务、法务部门确认后，档案进入归档阶段。归档前需进行“四查”：查合同文本是否完整、查履行凭证是否齐全、查变更文件是否合规、查争议处理是否闭环。验收通过的档案，由档案室在系统中标记“已归档”，纸质档案存入专用档案柜，电子档案上传至企业云存储，设置访问权限分级（业务部门仅可查看本部门合同，管理层可查看全公司合同，审计部门拥有追溯权限）。

六、档案保管与安全防护

档案保管需满足“九防”要求（防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘、防鼠、防磁），档案室温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%，配备烟雾报警器、温湿度记录仪及气体灭火系统。电子档案采用“本地服务器+云端备份”模式，每日23时自动备份，备份介质异地存放（距离主办公区≥50公里）。档案柜采用智能密集架，具备指纹解锁、操作日志记录功能，非档案室人员进入需经行政总监审批并登记。涉密合同（如技术开发协议、并购合同）需单独存放于密码保险柜，借阅需总经理签字批准，接触人员签订《保密承诺书》。

七、档案借阅与利用管理

档案借阅分为内部借阅和外部借阅：内部借阅需通过OA系统提交《档案借阅申请表》，注明借阅事由、档案编号、使用期限，部门负责人审批后，由档案室登记借阅人、联系方式及归还日期，电子档案通过权限临时开放，纸质档案原则上不得带出档案室，确需带出的需总经理审批，最长借阅期限不超过7个工作日。外部借阅（如司法机关调取、审计机构查阅）需提供单位介绍信及经办人身份证复印件，由法务部门审核后报分管副总批准，借阅过程由档案室人员全程陪同，严禁拍照、复制涉密内容。档案利用过程中形成的分