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采购合同管理制度的副本

一、合同编制管理

采购合同编制应严格遵循合法性、完整性、可操作性原则，确保合同条款清晰界定双方权利义务，降低履约风险。

（一）编制依据与准备

1.采购合同编制以经审批的采购计划、招标文件（或谈判记录）、供应商资质审查结果及市场调研数据为基础，确保合同标的与实际需求一致。

2.采购部门需在合同编制前收集完整资料，包括但不限于：供应商营业执照、资质证书、过往履约评价记录、技术规格书（或服务标准）、价格构成明细（含税费、运输、安装等附加费用）。

（二）合同条款核心内容

合同文本须包含以下必备条款，缺一不可：

1.标的条款：明确货物/服务名称、规格型号（或服务内容及标准）、品牌（如适用）、生产厂家（或服务提供方），技术参数需与招标文件或技术协议完全一致，避免“详见附件”等模糊表述。

2.数量与质量条款：数量需注明计量单位（如“台”“吨”“平方米”），允许误差范围（如±3%）及超差处理方式；质量标准优先采用国家标准（GB），无国标时采用行业标准（如JGJ、YS），无行业标准时需明确企业标准（附具体指标），并约定验收方式（抽样检验或全检）、验收时限（货到后3个工作日内）及质量异议提出期限（验收后5个工作日内）。

3.价格与付款条款：总价需分项列明（货物价款、税费、运输费、安装调试费等），注明是否含税（税率需与供应商纳税人身份匹配）；付款方式采用分期付款时，需明确各节点条件及比例（如预付款不超过合同总额30%，到货验收后支付50%，质保期满后支付20%），付款凭证需包括验收单、合规发票（增值税专用发票需注明纳税人识别号、地址电话、开户行及账号）。

4.履约期限与地点：明确交货/服务起始与截止日期（精确到日），延迟履约违约金标准（如每延迟1日按合同总额0.1%计）；交货地点需具体到仓库/项目现场地址，运输责任（运费承担方、风险转移节点）。

5.违约责任：需分别约定采购方（延迟付款）、供应方（延迟交货、质量不达标、欺诈）的违约情形及赔偿标准，如供应方交付不合格货物需在7日内免费更换，二次不合格采购方可解除合同并索赔合同总额20%的违约金。

6.争议解决条款：优先约定协商解决（期限15日），协商不成可选择向采购方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼，或约定明确的仲裁机构（如XX仲裁委员会），避免“当地仲裁机构”等模糊表述。

（三）合同模板管理

1.公司统一制定《采购合同标准模板》（分货物类、服务类、工程类），模板由法务部门牵头，联合采购、财务、技术部门定期修订（每年1次），确保条款符合最新法律法规（如《民法典》合同编）及企业管理要求。

2.非标准合同（如框架协议、定制化服务合同）需在标准模板基础上，针对特殊条款（如长期定价机制、保密义务）单独编制，编制完成后需经法务部门进行合规性审查并出具书面意见。

二、合同审批管理

合同审批实行分级分类审核，确保条款合法、经济合理、风险可控。

（一）审批流程

1.经办部门提交：采购经办人填写《合同审批表》，附合同草案、采购计划、供应商资质文件、比价/招标记录等支撑材料，通过OA系统提交初审。

2.部门负责人初审：重点审核合同标的与采购计划一致性、供应商选择合规性（是否通过招标/比价程序）、技术条款合理性（是否满足使用部门需求），初审时限不超过2个工作日。

3.财务部门审核：审核价格构成合理性（是否与市场行情匹配）、付款条款与资金预算衔接（是否在年度预算内）、发票类型及税率合规性（如专票需匹配进项抵扣要求），审核时限不超过2个工作日。

4.法务部门审核：审核合同主体资格（供应商是否具备履约能力）、条款合法性（是否违反强制性法律规定）、风险防控措施（如违约责任是否对等），出具《法律审核意见书》，审核时限不超过3个工作日（复杂合同可延长至5个工作日）。

5.分管领导审批：审核合同整体风险与业务必要性，重点关注金额超过50万元的合同（需附可行性分析报告），审批时限不超过2个工作日。

6.总经理终审：审批金额超过200万元的合同（或年度框架协议），终审通过后系统自动生成电子审批流水号。

（二）审批例外处理

1.紧急采购（如设备故障抢修）需提前经总经理口头批准，事后3个工作日内补全审批流程，且合同金额不得超过50万元。

2.审批过程中任一环节提出异议，需退回经办部门修改，修改后重新提交审批，累计退回次数超过2次的，需由经办部门负责人书面说明原因。

三、合同签订管理

合同签订需严格履行签字盖章程序，确保法律效力。

（一）签字权限

1.法定代表人直接签订：金额超过500万元的合同、涉及重大资产采购（如生产线设备）或长期合作框架协议