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采购控制制度

为规范公司采购行为，保障采购活动的合法性、经济性与质量可靠性，有效控制采购成本，防范经营风险，结合公司实际业务需求，制定本制度。本制度适用于公司范围内所有原材料、设备、备品备件、办公用品、服务类（含咨询、维修、物流等）采购活动，涵盖从需求提报至款项支付的全流程管理。

一、管理职责划分

（一）需求部门：负责准确提报采购需求，明确采购标的的技术参数、规格型号、数量、质量标准及交付时间要求；参与供应商技术评审及合同技术条款确认；负责到货后的使用验收及质量反馈。

（二）采购部门：统筹全公司采购活动，编制采购计划，组织供应商寻源、比价、谈判及合同签订；跟踪采购订单执行进度，协调解决交付异常；建立并维护供应商档案，实施供应商动态管理；配合财务部门完成采购款项核对与支付。

（三）质量部门：制定采购物资的质量检验标准，参与关键物资供应商准入评审；负责到货物资的质量检验，出具检验报告；对不合格物资提出处理意见，监督整改措施落实。

（四）财务部门：审核采购合同中的付款条款，监督采购资金使用；依据合同、验收单及合规发票办理款项支付；定期对采购成本进行分析，提出优化建议。

（五）管理层：审批重大采购事项（单次采购金额≥50万元或年度框架协议）；监督采购制度执行情况，对违规行为进行责任认定与处理。

二、采购流程控制

（一）需求提报与审批

1.需求部门需提前15个工作日（紧急采购需提前3个工作日）填写《采购需求申请表》，内容包括：物资名称/服务内容、规格型号/技术参数、需求数量、质量等级、交付时间、使用场景及特殊要求（如环保、安全认证）等。

2.需求部门负责人需对需求合理性进行初审，重点核查是否重复采购、是否可通过库存调配满足需求；初审通过后提交至采购部门。

3.采购部门对需求进行合规性复核，确认技术参数是否明确、交付时间是否合理；复核通过后，按采购金额分级审批：

-单次采购金额＜5万元：采购部门负责人审批；

-5万元≤单次采购金额＜20万元：分管副总审批；

-单次采购金额≥20万元：总经理审批。

（二）采购计划编制

1.采购部门根据审批通过的需求表，结合库存数据、生产计划及历史采购记录，编制月度/季度采购计划。计划需明确采购标的、预算金额、供应商候选名单、交付节点等关键信息。

2.采购计划需经财务部门审核预算匹配性，确保不超年度采购预算；审核通过后，由采购部门负责人签字确认并执行。

（三）供应商选择与管理

1.供应商准入：新供应商需提交《供应商基本信息表》（含营业执照、资质证书、产品检测报告等）、近3年业绩证明及财务报表；采购部门联合质量部门、需求部门进行现场考察，重点评估生产能力、质量控制体系、环保合规性及服务响应能力。通过评审的供应商纳入《合格供应商名录》，有效期为2年。

2.采购方式选择：

-单次采购金额≥30万元或年度框架协议：采用公开招标，招标文件需明确技术标准、商务条款及评标规则（技术分占比≥40%，商务分占比≤30%，服务分占比≥30%）；

-10万元≤单次采购金额＜30万元：采用竞争性谈判，邀请3家及以上合格供应商参与，谈判记录需由双方签字确认；

-单次采购金额＜10万元：采用询比价，至少获取3家供应商报价，优先选择历史合作中综合评分前3名的供应商；

-紧急采购（如设备故障维修）：可简化流程，但需由需求部门负责人书面说明紧急原因，经分管副总审批后，在合格供应商中选择1-2家快速采购，事后3个工作日内补全审批手续。

3.供应商动态评估：每季度对供应商进行综合评分，指标包括：质量（合格率≥98%，每降低1%扣5分）、交付（准时交货率≥95%，延迟1天扣3分）、价格（与市场均价偏差≤5%，每超1%扣2分）、服务（投诉处理时效≤24小时，超时1次扣5分）。评分＜70分的供应商列入预警名单，连续2次＜70分或出现重大质量事故（如批次性不合格导致生产停线）的供应商，从合格名录中剔除并终止合作。

（四）合同签订与执行

1.采购部门需与供应商签订书面合同，合同需明确以下条款：

-标的：名称、规格、数量、质量标准（引用国家标准/行业标准/企业标准编号）；

-价格：含税单价、总价，明确是否包含运输、安装、调试费用；

-交付：时间、地点、方式（如送货上门或自提），逾期交付违约金（按日0.1%合同金额计算）；

-质量责任：质保期（一般物资≥12个月，设备类≥24个月），质保期内出现质量问题由供应商免费维修或更换；

-付款方式：预付款≤30%，进度款（按交付节点支付，最高≤60%），尾款（验收合格后支付，≤10%）；

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