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采购管理制度

为规范公司采购行为，保障采购活动的合规性、经济性与效率性，防范采购风险，维护公司合法权益，结合公司实际经营需求，制定本制度。本制度适用于公司及下属全资、控股子公司（以下统称“公司”）所有采购活动，包括但不限于日常办公物资、生产原材料、设备及配件、工程建设物资、服务类采购（含咨询、物流、外包服务等）。

一、管理原则

1.合规性原则：采购活动须严格遵守《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等国家法律法规，以及公司《合同管理办法》《财务审批制度》等内部制度要求，确保程序合法、文件规范。

2.成本效益原则：以“全生命周期成本”为导向，综合评估采购标的的采购成本、使用成本及维护成本，避免片面追求低价导致长期成本增加；同时结合市场行情，通过集中采购、批量采购等方式提升议价能力。

3.透明公开原则：除涉及商业秘密或国家规定需保密的采购项目外，采购需求、供应商选择、成交结果等关键信息应在公司内部流程中公开，接受相关部门监督。

4.质量优先原则：采购标的须满足使用部门的技术参数、功能要求及质量标准，优先选择质量稳定、售后完善的供应商，禁止因成本控制降低必要质量标准。

5.风险可控原则：建立采购风险识别与防控机制，重点关注供应商履约能力、交货周期、付款方式等风险点，通过合同条款约束、预留质保金等方式降低风险。

二、组织架构与职责分工

公司采购管理实行“决策-执行-监督”三级管理体系，各层级职责如下：

（一）采购决策委员会

由总经理、分管采购副总经理、财务总监、运营总监组成，负责以下事项决策：

-审批年度采购预算及调整方案；

-审定单次采购金额超过500万元（含）的重大采购项目实施方案（包括采购方式、供应商候选名单、合同关键条款等）；

-审议供应商管理政策、修订事项；

-裁决采购过程中重大争议（如供应商质疑、合同纠纷等）。

（二）采购部

作为采购执行的核心部门，负责以下具体工作：

-制定并组织实施年度采购计划，分解月度采购任务；

-建立并维护供应商数据库，组织供应商准入评审、动态评估及退出管理；

-根据采购需求选择合适的采购方式（招标、谈判、询价等），组织招标文件编制、发标、评标、定标等工作；

-负责采购合同起草、谈判及签订，跟踪合同履行进度，协调解决交货、质量等问题；

-整理采购档案（包括需求单、供应商资料、评标记录、合同、验收单等），按公司档案管理要求存档，保存期限不少于10年。

（三）需求部门

-负责提报采购需求，明确标的名称、技术参数、数量、交付时间、质量标准等具体要求（技术参数需经部门技术负责人审核确认）；

-参与供应商技术评审（如设备采购的技术方案论证）、合同技术条款审核及到货验收；

-对采购标的的使用效果进行跟踪反馈，发现质量问题及时通知采购部协调处理。

（四）财务部

-审核采购需求的预算匹配性，确保采购事项在年度预算范围内；

-参与采购合同的财务条款审核（如付款方式、发票要求、质保金比例等）；

-负责采购付款审核，根据合同约定及验收结果办理付款手续；

-定期对采购成本进行分析，提出成本优化建议。

（五）审计部

-对采购流程的合规性进行监督，重点检查采购方式选择、供应商评审、合同签订等关键环节是否符合制度要求；

-抽查采购档案，核查采购价格的合理性（可通过市场调研、历史采购价对比等方式）；

-受理采购相关投诉举报，对违规行为（如围标串标、收受回扣等）进行调查并提出处理意见。

三、采购需求管理

（一）需求提报

1.需求部门应在每月25日前提报下月采购需求，填写《采购需求单》（格式见附件1），注明以下信息：

-采购标的名称、型号/规格、技术参数（需引用国家/行业标准或明确检测方法）；

-数量、预估单价及总金额（金额超预算需单独说明原因）；

-交付时间（精确到日）、交付地点；

-质量要求（如需第三方检测，应明确检测机构及标准）；

-其他特殊要求（如包装、运输方式、售后服务等）。

2.紧急采购需求（指因突发情况需在3个工作日内完成采购的）须经需求部门负责人、分管副总经理双签批准，并在《采购需求单》中注明“紧急采购”及原因。

（二）需求审核

1.采购部收到《采购需求单》后，应在2个工作日内完成以下审核：

-需求描述是否清晰完整（技术参数是否可量化、交付时间是否合理）；

-是否存在重复采购或超量采购（参考历史采购记录及库存数据）；

-预估单价是否符合市场行情（通过询价或历史采购价对比）。

2.财务部同步审核预算合规性，确认采购金额在部门年度预算内且未超月度分解额度；超预算需求需经