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采购企业采购管理制度

企业各部门及下属分支机构的物资采购、服务采购及工程采购活动（以下简称“采购活动”），均须遵守本制度。本制度所称采购，指使用企业资金（含预算内、预算外资金），通过购买、租赁、委托或雇佣等方式获取货物、服务或工程的行为，具体包括：原材料、设备、办公用品等物资类采购；咨询、运输、维修等服务类采购；厂房改造、设备安装等工程类采购（单次合同金额5万元以上的工程采购适用本制度，5万元以下工程采购参照执行）。

一、管理原则

（一）合规性原则：严格遵守《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国民法典》等法律法规，以及企业《财务管理制度》《合同管理办法》等内部规定，确保采购行为合法、程序合规。所有采购活动须留存完整的审批记录、交易凭证及过程文件，保存期限不低于10年。

（二）性价比优先原则：以“全生命周期成本”为评估核心，综合考量采购标的的质量、性能、维护成本及供应商服务能力，避免单纯追求低价。对于单价50万元以上或年度预算200万元以上的重大采购项目，须开展成本效益分析并形成专项报告。

（三）透明公开原则：除涉及企业商业秘密或国家规定的保密事项外，采购信息（需求内容、供应商选择标准、成交结果）须在企业内部办公系统公示，公示期不少于3个工作日。任何部门或个人不得设置排他性条款限制潜在供应商参与。

（四）风险控制原则：建立采购风险评估机制，重点关注供应商履约能力、市场价格波动、技术标准匹配度等风险点。对于进口设备、定制化服务等特殊采购项目，须在采购前开展第三方风险评估并制定应对预案。

二、组织架构与职责划分

（一）采购决策委员会：由企业总经理、分管采购副总经理、财务总监、技术总监组成，负责审批单次金额500万元以上或年度累计金额1000万元以上的重大采购项目，审议供应商管理政策及采购流程重大调整事项，每季度召开一次例会，特殊事项可临时召集。

（二）采购管理部：作为采购活动的统筹部门，负责制定并修订采购管理制度，建立供应商数据库，组织实施采购招标、谈判等具体操作，监督采购合同履行，定期编制《采购执行分析报告》（月度简报、季度详报）。部门设采购经理1名、招标专员2名、供应商管理专员1名、档案管理员1名。

（三）需求部门：负责提报采购需求，明确技术参数、规格型号、交付时间等具体要求，参与供应商考察、合同技术条款审核及到货验收。需求部门负责人为采购需求第一责任人，须对需求的合理性、准确性签字确认。

（四）财务部门：负责审核采购预算及付款申请，监督采购资金使用，参与重大采购项目的成本分析与合同经济条款审核。对于超预算或无预算的采购申请，财务部门有权直接驳回并反馈至采购决策委员会。

（五）审计监察部：负责对采购流程合规性、供应商选择公正性、资金使用合理性进行全程监督，受理采购相关投诉举报，每年开展至少2次专项审计，审计结果直接报送企业董事会。

三、采购需求管理

（一）需求提报：需求部门须在采购实施前30个工作日（紧急采购除外）通过企业OA系统提交《采购需求申请表》，内容包括：采购标的名称、规格型号、技术参数（须引用国家/行业标准或明确检测方法）、数量、预算金额（须附市场调研价格依据）、交付时间及地点、验收标准等。因生产计划调整等特殊原因需紧急采购的，须经分管副总经理审批，且单次紧急采购金额不得超过100万元。

（二）需求审核：采购需求由采购管理部、财务部门、技术部门联合审核。采购管理部重点审核需求是否符合制度要求、是否存在重复采购；财务部门重点审核预算合理性及资金来源；技术部门重点审核技术参数可行性。审核通过后，由采购管理部编制《采购计划清单》，明确采购方式、时间节点及责任人员，经分管采购副总经理审批后执行。

（三）需求变更：采购需求提交后原则上不得变更，确需调整技术参数、数量或交付时间的，需求部门须提交《采购变更申请单》，说明变更原因及对采购成本、周期的影响，经采购管理部、财务部门、技术部门会签，报分管采购副总经理审批。变更导致预算增加超过原预算10%或金额超过50万元的，须提交采购决策委员会审议。

四、供应商管理

（一）供应商准入：

1.基本资格要求：供应商须为依法注册的独立法人，具备与采购标的相匹配的经营范围、资质证书（如ISO认证、特种设备生产许可证等），近3年无重大质量事故、税务违法或商业欺诈记录（以“国家企业信用信息公示系统”查询结果为准）。

2.准入流程：潜在供应商通过企业官网“供应商入口”提交《供应商信息登记表》及相关证明材料（营业执照、资质证书、近3年财务报表、典型业绩合同）。采购管理部对材料进行初审，符合条件的供应商进入现场考察环节。考察由采购管理部、技术部门、需求部门组成3人以上小组，重点核查生产/服务场地、设备状况、质量控制