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采购管理操作规范及实施细则

采购管理是企业运营的核心环节之一，直接影响成本控制、供应链稳定性及产品/服务质量。为规范采购行为，明确操作流程，防范管理风险，结合企业实际业务需求，制定本操作规范及实施细则，适用于企业所有生产性物资、非生产性物资（含办公物资、服务类采购）的采购活动。

一、需求管理规范

（一）需求提报

1.需求发起：各使用部门需通过企业ERP系统（或指定采购管理平台）提交采购需求，禁止线下口头提报。提报内容需包含以下要素：

-物资/服务名称、规格型号（技术参数需明确至可唯一识别的程度，如涉及定制化需求需附技术方案）；

-数量（需注明单位，如“台”“千克”“平方米”等）；

-预计使用时间（精确至日，紧急需求需标注“紧急”并说明原因）；

-质量要求（执行标准需注明国标、行标或企业内控标准编号，无标准可依时需附详细技术协议）；

-预算金额（需与部门年度预算匹配，超预算需求需提前履行预算调整审批）；

-其他特殊要求（如包装规格、运输方式、售后服务条款等）。

2.提报时限：常规需求需提前15个工作日提报（生产性物资根据安全库存周期调整）；紧急需求需提前3个工作日提报，且单次紧急采购占比不得超过部门月度总采购量的10%（特殊情况经分管副总审批后可放宽）。

（二）需求审核

1.初审：使用部门负责人需在2个工作日内完成需求合理性审核，重点核查数量是否与实际需求匹配、技术参数是否冗余或缺失、预算是否准确。审核不通过的需注明原因并退回修改。

2.会签审核：初审通过后，需求自动流转至采购部门、财务部门进行会签：

-采购部门：核查是否存在可替代物资/服务、是否已有合格供应商覆盖、历史采购价格是否偏离市场行情（偏差超过15%需标注并说明）；

-财务部门：核查预算执行情况，超预算需求需同步提交《超预算审批单》（经分管副总签字）；

-技术部门（如需）：针对技术复杂的物资（如精密仪器、定制化设备），需由技术部门确认技术参数的可行性及兼容性。

3.终审：会签通过后，需求提交至分管副总终审。终审通过的需求生成《采购任务单》，作为后续采购执行的依据；未通过的需求需在系统中备注原因，使用部门可申请二次审核（仅限1次）。

二、供应商管理规范

（一）供应商准入

1.资质审查：新供应商需提交以下基础材料（加盖公章）：

-营业执照（需在有效期内，经营范围包含拟供产品/服务）；

-行业资质证书（如生产许可证、ISO认证、3C认证等，按物资类别要求提供）；

-近2年财务报表（或银行资信证明），证明其经营状况稳定；

-主要客户清单（3家以上，需提供合作合同关键页或客户评价）；

-质量保证体系文件（如质量手册、检验标准等）。

2.实地考察：对年预计采购额超过50万元或技术复杂度高的供应商，采购部门需联合技术部门、质量部门组成考察组（至少2人）进行实地考察，重点核查：

-生产/服务场地规模、设备先进性；

-质量控制流程（如原材料检验、过程检验、出厂检验记录）；

-仓储管理（库存周转率、先进先出执行情况）；

-环保与安全合规性（需提供环保验收报告、安全生产许可证）。

3.样品测试：对物资类供应商，需要求提供3-5件样品（或模拟服务），由使用部门、质量部门进行测试，形成《样品测试报告》（包含测试项目、标准、结果及结论）。测试不合格的供应商直接淘汰，合格的进入试订单阶段（试订单金额不超过5万元）。

4.准入审批：考察、测试通过后，采购部门编制《供应商准入评估表》（包含资质、实地考察、样品测试、试订单结果等评分项，总分100分，80分以上为合格），经采购总监审批后纳入《合格供应商名录》（系统动态维护）。

（二）供应商日常管理

1.动态评估：每月对供应商进行绩效评分，评分指标及权重如下：

-交货及时率（30%）：计算公式=（按时交货批次/总交货批次）×100%（延迟超过24小时视为不及时）；

-质量合格率（40%）：计算公式=（合格数量/交货总数量）×100%（不合格品包含外观缺陷、功能不达标等，以质量部门《检验报告》为准）；

-服务响应速度（20%）：按问题反馈至解决的平均时长评分（≤24小时得满分，每超24小时扣5分）；

-价格合理性（10%）：对比市场均价，偏差在±5%内得满分，超出部分按比例扣分。

2.分级管理：根据年度综合评分（月度评分加权平均），将供应商分为A（90分以上）、B（80-89分）、C（70-79分）、D（70分