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金蝶采购流程及操作

在企业管理中，采购管理作为供应链的起点，其效率与规范性直接影响企业的运营成本与资产质量。金蝶ERP系统凭借其模块化设计与流程驱动特性，为企业提供了从需求提报到付款结算的全流程采购管理解决方案。本文将结合实务操作，系统梳理金蝶采购流程的核心环节与关键操作要点，助力企业实现采购业务的数字化、规范化管理。

一、采购需求的提出与审批：源头管控的起点

采购流程的发起源于内部需求，规范的需求管理是避免盲目采购、控制库存积压的第一道防线。在金蝶系统中，需求提报需遵循“谁使用、谁申请”的原则，由需求部门通过系统提交采购需求单，明确物料名称、规格型号、预估数量、需求日期及用途说明。

关键操作要点：

1.需求分类与编码：根据物料属性选择正确的物料编码（确保与物料主数据一致），区分原材料、辅料、固定资产等类别，便于后续统计分析。

2.审批流配置：通过金蝶K/3WISE或Cloud的“工作流设置”功能，按采购金额、物料类别预设多级审批节点（如部门经理→采购部→财务总监），系统自动流转，避免人为干预。

3.需求合并与拆分：对同一物料的多笔需求，可通过“需求汇总”功能合并生成请购单，减少重复采购；对紧急需求，可标记“加急”优先级，触发快速审批通道。

实务提示：需求单提交前需核对物料库存信息（通过“库存查询”功能），避免“盲目请购”；对于常备物料，建议结合安全库存自动触发需求预警。

二、供应商管理与评估：构建优质合作生态

供应商作为采购环节的核心参与方，其资质、履约能力直接影响采购质量。金蝶系统的“供应商管理”模块提供了从档案建立到绩效评估的全生命周期管理功能。

1.供应商档案维护

基础信息录入：在“供应商资料”中登记供应商全称、统一社会信用代码、联系方式、银行账户等核心信息，上传营业执照、资质证书等电子附件，确保合规性。

分类管理：按“战略供应商”“合格供应商”“备选供应商”进行分级，设置合作状态（如“正常”“暂停”“禁用”），限制不合格供应商参与采购。

2.供应商评估体系

关键指标设置：通过“供应商评估模型”配置价格竞争力、交货及时率、质量合格率、售后服务等量化指标，支持定期（季度/年度）评估。

评估结果应用：将评估等级与采购配额挂钩（如A级供应商优先获得订单），对连续低评分供应商启动淘汰流程，推动供应链优化。

三、请购与采购计划：需求到执行的桥梁

采购需求审批通过后，需转化为可执行的采购计划。金蝶系统通过“请购单”与“采购计划”模块实现需求的汇总、拆分与统筹，确保采购行为与企业战略目标一致。

1.请购单生成

手动创建与自动生成：小额零星采购可手动录入请购单；大额或规律性需求可由MRP运算（生产模块联动）或库存预警自动触发请购。

多维度校验：系统自动校验请购数量是否超过需求上限、供应商是否在合格名单内，避免超量采购或违规合作。

2.采购计划编制

需求合并与拆分：采购部门通过“计划汇总”功能，将相同物料的多笔请购单合并，结合经济订货量（EOQ）拆分采购批次，平衡采购成本与库存压力。

计划审批与下达：采购计划需经采购负责人审批，确认采购方式（招标/询价/单一来源）后，下达至采购执行环节。

四、采购订单的创建与下达：规范交易的核心凭证

采购订单是企业与供应商之间的法定契约，金蝶系统通过标准化订单模板与流程控制，确保交易信息的准确性与合规性。

1.订单信息录入

核心要素完整：包括订单编号（系统自动生成）、供应商、物料编码、数量、单价（需与询价结果或协议价一致）、交货日期、付款条件（如“月结30天”）、交货地点等。

价格控制：启用“采购限价”功能，当录入单价高于历史成交价或协议价时，系统自动提示或禁止保存，防范价格风险。

2.订单下达与跟踪

多级审核与打印：订单经采购主管、财务审核后，通过“订单下达”功能生效，可导出PDF格式由供应商签字回传，作为履约依据。

进度跟踪：通过“采购订单跟踪表”实时查看订单状态（如“未发货”“部分入库”“已完成”），对逾期未交货订单发送系统提醒。

五、采购入库与质检：确保物料合规入仓

采购订单执行后，仓库需根据实际到货情况办理入库手续，金蝶系统通过“采购入库单”与“质检管理”模块实现物流与信息流的同步。

1.到货通知与质检

到货登记：供应商发货后，采购部在系统录入“到货通知单”，通知仓库准备收货；仓库核对实物与通知单信息（品名、数量、包装），确认无误后签字确认。

质检流程：对需检验物料，通过“质检单”发起检验（关联订单号），填写检验结果（合格/不合格/让步接收），不合格品触发“退货处理流程”。

2.入库单生成与审核

自动关联订单：合格物料通过“生成入库单”功能，自动带出订单信息（避免手动录入错误），仓库管理员确认实际入库数量后提交审核。

批次与序列号管理：对有追溯要求的物料（