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内部控制信息系统说明书

一、引言

1.1编写目的

本说明书旨在详细阐述[公司名称]内部控制信息系统（以下简称“系统”）的目标、架构、功能模块、操作规范及维护要求，为系统管理员、用户及相关方提供清晰的指引，确保系统的有效实施、平稳运行与持续优化，从而保障公司内部控制体系的落地与完善。

1.2适用范围

本说明书适用于[公司名称]内部所有使用、管理、维护该内部控制信息系统的部门及人员，包括但不限于内控管理部门、信息技术部门、各业务单元的内控专员及相关业务人员。

1.3定义与缩写

*内部控制（IC）：指公司为实现经营目标，保护资产安全完整，保证会计信息真实可靠，确保经营方针贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在公司内部采取的一系列自我调整、约束、规划、评价和控制的方法、手段与措施的总称。

*风险与控制矩阵（RCM）：一种将业务流程中的潜在风险与对应的控制措施进行梳理、关联和记录的工具。

*控制测试（CT）：为评估内部控制在防止或发现并纠正认定层次重大错报方面的运行有效性而设计和实施的测试程序。

*缺陷管理（DM）：对内部控制设计或运行中存在的不足或偏差进行识别、评估、报告、整改及跟踪关闭的全过程管理。

二、系统概述

2.1系统目标

本系统旨在通过信息化手段，整合公司内部控制相关的各类资源与流程，实现以下核心目标：

1.提升内控管理效率：自动化或半自动化处理内控日常管理工作，如控制测试的发起、执行、记录与报告，减少人工操作与纸质流转，提高工作效率。

2.强化风险管控能力：集中管理风险与控制矩阵，实时跟踪风险变化与控制措施的有效性，为管理层提供及时的风险预警与决策支持。

3.促进控制措施落地：将关键控制活动嵌入业务流程或通过系统进行固化，确保控制措施得到有效执行，减少人为干预。

4.保障信息沟通顺畅：建立统一的内控信息平台，促进各部门、各层级之间关于内控信息的及时传递与共享。

5.支持合规与审计工作：为内外部审计提供清晰、完整的内控证据链，满足监管要求与内部审计需求。

2.2系统设计原则

系统设计遵循以下核心原则：

1.合规性原则：符合国家相关法律法规、行业监管要求以及公司内部规章制度。

2.风险导向原则：以公司战略目标为出发点，聚焦关键风险领域，确保资源投入的有效性。

3.集成性原则：尽可能与公司现有业务系统、财务系统等进行数据对接与集成，避免信息孤岛。

4.用户友好原则：界面设计直观简洁，操作流程符合用户习惯，降低学习成本。

5.安全可靠原则：具备完善的身份认证、权限管理、数据加密、日志审计等安全机制，保障系统及数据的安全性与完整性。

6.可扩展性与可维护性原则：系统架构设计应具备良好的灵活性，能够适应公司业务发展和内控要求的变化，便于后续功能升级与系统维护。

三、系统架构与功能模块

3.1系统架构

本系统采用[可简述，如：分层的B/S架构或微服务架构]，通过[数据库类型，如：关系型数据库]存储数据，前端采用[技术栈，如：主流Web前端技术]实现用户交互。系统部署于[公司内部服务器/指定云平台]，确保稳定运行与数据安全。

3.2核心功能模块

3.2.1风险与控制矩阵管理模块

本模块是系统的基础核心，用于构建和维护公司各业务流程的风险与控制矩阵。

*流程梳理与建模：支持用户对公司主要业务流程进行梳理、绘制与维护，明确流程节点、责任部门及岗位。

*风险识别与评估：提供风险信息录入界面，记录风险描述、风险类别、影响程度、发生可能性等要素，支持风险等级的评估与排序。

*控制措施定义：针对已识别的风险，定义相应的控制措施，明确控制目标、控制类型（预防性/检查性）、控制频率、责任部门/岗位、控制证据等。

*矩阵视图与关联：以矩阵形式展示风险与控制措施的对应关系，支持风险与控制、控制与流程节点的多维关联查询。

3.2.2控制活动管理模块

本模块聚焦于内部控制措施的执行与记录，确保控制活动的有效落地。

*控制任务管理：根据控制频率自动或手动生成控制任务，并指派给相应责任人。

*控制执行与记录：责任人接收任务后，在线记录控制执行情况、发现的问题及相关证据附件（如扫描件、截图等）。

*审批流程：对于关键控制或异常情况，可配置多级审批流程，确保控制执行的严肃性。

*控制日历：直观展示各控制任务的计划执行时间、实际执行时间及状态。

3.2.3缺陷管理与整改跟踪模块

本模块用于管理内部控制缺陷的全生命周期，推动问题的有效解决。

*缺陷识别与录入：支持从控制测试、审计发现、日常检查、员工举报等多种渠道识别并录入缺陷信息，包括缺陷描述、所属流程、涉及风险、缺陷性质（设计缺陷/运行缺陷）、严重程度（一般/重要/重大