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企业供应商管理审核标准流程工具模板

一、适用情境说明

本流程适用于企业对各类供应商的准入审核、定期复评、绩效评估后的合规性复核等场景，涵盖原材料供应商、服务提供商、外包合作方等类型。通过标准化审核保证供应商资质合规、能力匹配、风险可控，为企业供应链稳定运营提供保障。适用于采购部门、质量管理部门、法务部门及相关业务协同部门共同执行。

二、标准操作流程详解

（一）审核启动阶段

明确审核需求：由采购部门根据业务需求（如新供应商合作、现有供应商续约、年度绩效复评等）发起审核，确定审核类型（准入/常规/专项）、范围及目标。

组建审核小组：小组成员至少包括采购负责人（采购经理）、质量专员（质量工程师）、法务对接人（法务专员），必要时邀请技术部门（技术主管）或财务部门（财务专员）参与，明确各成员职责（资料审核、现场检查、风险评估等）。

制定审核计划：包括审核时间节点、供应商名单、资料清单、审核方式（现场/非现场）及输出成果要求，提前3个工作日通知供应商准备资料。

（二）资料收集与初步筛选

供应商资料提交：供应商需按要求提供以下资料（加盖公章）：

基础资质：营业执照、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一证件）；

行业资质：如ISO9001质量体系认证、行业特殊许可证（如食品供应商需SC认证）、安全生产许可证等；

能力证明：生产规模说明、主要设备清单、产能数据、过往合作案例（附合同关键页）；

合规文件：近一年无重大违法违规声明、社保缴纳证明、环保合规证明；

其他：根据行业特性补充（如进出口供应商需提供报关资质）。

资料完整性初审：审核小组在收到资料后2个工作日内核对资料清单完整性，缺失项一次性告知供应商补充，补充期限不超过5个工作日。

合规性初筛：重点检查资质证件有效性（是否在期内、与经营范围一致）、无重大违法违规声明真实性（可通过“信用中国”等公开渠道辅助核实），初筛不通过的供应商终止流程，并书面告知原因。

（三）现场/非现场审核实施

根据供应商类型及风险等级选择审核方式：高风险供应商（如关键原材料、独家服务商）必须现场审核；低风险供应商可采取视频会议+资料核查的非现场方式。

现场审核流程：

首次会议：审核小组与供应商负责人（供应商经理）明确审核范围、流程及注意事项，确认陪同人员。

现场检查：

生产/服务环境：车间整洁度、设备运行状况、安全防护措施；

质量管控：质量检验记录、不合格品处理流程、客户投诉处理机制；

供应链管理：原材料溯源能力、库存管理规范性；

合规性：员工劳动合同签订情况、环保设施运行记录（如适用）。

末次会议：现场反馈审核发觉的问题（如“质量检验记录不完整”“安全警示标识缺失”），确认整改要求及期限。

非现场审核流程：

视频会议：核对资料原件，询问供应商生产/服务流程、质量控制点；

远程核查：通过供应商提供的监控录像（如生产车间）、系统数据（如ERP库存记录）辅助验证；

辅助验证：必要时委托第三方机构（如认证公司）进行资质复核或专项评估。

（四）综合评估与结果输出

评分与评级：审核小组根据《供应商审核评分表》（见配套工具表单）对供应商进行量化评分，评分维度包括资质合规（30分）、生产能力（25分）、质量管控（25分）、服务响应（10分）、财务状况（10分），总分≥80分为“合格”，60-79分为“有条件合格”（需整改），＜60分为“不合格”。

撰写审核报告：内容包括审核概况、各维度评分详情、存在问题、改进建议、评级结论，由审核组长（采购经理）签字确认，抄送采购部门、质量部门及管理层。

结果反馈：审核报告经审批后3个工作日内书面通知供应商，合格供应商纳入《合格供应商名录》；有条件合格的供应商需在规定期限内提交整改报告，整改后复验通过方可纳入名录；不合格供应商终止合作并说明原因。

（五）整改跟踪与结果归档

整改跟踪：对“有条件合格”供应商，由采购部门指定专人（采购专员）跟踪整改进度，整改期限一般不超过15个工作日，逾期未整改或整改不通过的，从名录中移除。

复验确认：供应商提交整改报告后，审核小组进行复验（可简化为资料审核+关键项现场抽查），复验通过后更新《合格供应商名录》。

资料归档：将审核过程中的所有资料（供应商提交资料、审核记录、评分表、报告、整改材料等）整理归档，保存期限不少于供应商合作结束后3年，保证可追溯。

三、配套工具表单

表1：供应商资料清单

资料类别

具体文件名称

要求说明

基础资质

营业执照（副本）

需在有效期内，加盖公章

行业资质

ISO9001质量体系认证证书

需在有效期内，附认证范围页

能力证明

生产设备清单及现状说明

需注明设备型号、购置年限

合规文件

近一年无重大违法违规声明

需法定代表人签字并加盖公章

财务状况

上一年度财务报表（资产负债表、利润表）

需加盖公章，若为小微企业可提供银行资信证明

表2