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游泳俱乐部办公设备采购管理制度

第一章总则

第一条为规范游泳俱乐部办公设备采购行为，提高资金使用效益，保障办公设备质量安全与高效供给，推动绿色办公和节约型俱乐部建设，助力游泳体育事业高质量发展，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国合同法》等法律法规，结合俱乐部实际，制定本制度。

第二条本制度适用于俱乐部所有办公设备采购活动，涵盖计算机、打印机、复印机、办公家具、文具用品、通讯设备、网络设备及其他与办公相关的设备物资（以下统称“办公设备”）。

第三条办公设备采购遵循以下原则：

（一）按需采购原则：以工作实际需求为导向，合理确定采购数量与规格，杜绝盲目采购与资源浪费；

（二）性价比最优原则：在满足功能需求前提下，优先选择质量可靠、价格合理、售后服务完善的产品；

（三）公开透明原则：采购过程全程公开、公平、公正，接受内部监督与员工监督；

（四）绿色环保原则：优先采购节能、环保、低碳产品，符合国家能效标准与环保要求；

（五）支持创新原则：鼓励采购具有自主知识产权、技术先进的产品，助力相关产业创新发展；

（六）廉洁自律原则：采购人员恪守职业道德，严禁收受回扣、贿赂等不正当利益。

第二章组织机构与职责

第四条俱乐部成立办公设备采购管理小组（以下简称“采购小组”），作为采购决策与执行核心机构。采购小组由行政主管任组长，成员包括财务部负责人、使用部门代表、监事各1名。其职责为：

（一）制定年度办公设备采购计划与预算建议；

（二）建立并动态更新合格供应商库，组织供应商评估与筛选；

（三）审核采购需求，确定采购方式；

（四）审核采购合同，监督合同履行；

（五）协调解决采购过程中的争议与问题；

（六）定期向总经理办公会汇报采购工作进展。

第五条使用部门职责：

（一）提出真实、合理的办公设备采购需求，附相关佐证材料；

（二）参与设备选型、验收环节；

（三）负责本部门设备日常使用与维护。

第六条财务部职责：

（一）编制、审核与控制办公设备采购预算；

（二）审核采购合同财务条款，办理付款手续；

（三）监督采购资金使用合规性，开展事后审计。

第七条行政部职责：

（一）汇总、初审各部门采购需求；

（二）组织询价、招标等采购活动；

（三）起草、签订采购合同并跟踪执行；

（四）组织设备验收、入库、发放与台账管理；

（五）负责设备维修、报废等后续管理。

第三章预算管理

第八条办公设备采购实行年度预算管控。每年第四季度，各部门结合下一年度工作计划与现有设备状况，提交采购需求至行政部。

第九条行政部汇总需求后，结合俱乐部年度预算总盘子，编制采购预算草案，报财务部审核。

第十条财务部审核重点包括预算合理性、必要性与合规性，提出修改意见反馈行政部。

第十一条行政部调整后提交采购小组审议，通过后报总经理办公会审批。审批通过的预算为年度采购依据，无预算不得采购。

第十二条预算追加需由使用部门提出申请，说明理由与金额，经部门负责人签字、行政部初审、采购小组审核、总经理批准后方可执行。

第四章需求申报与审批

第十三条使用部门采购设备需填写《办公设备采购申请表》，注明设备名称、规格、数量、技术参数、用途、预算、拟采购时间等，附旧设备报废证明或新增人员需求等材料。

第十四条申请表经部门负责人签字后报行政部初审，初审内容为是否符合预算、是否必需、参数是否合理。

第十五条初审通过后提交采购小组审核，重点评估需求必要性、预算合理性及替代方案（如维修旧设备）可行性。

第十六条采购小组审核通过后报总经理审批，单笔金额超5万元需提交总经理办公会审议。审批结果由行政部反馈使用部门。

第五章供应商管理

第十七条合格供应商库建立遵循公开原则，通过公开招标、邀请招标、询价等方式筛选。

第十八条供应商需具备以下条件：

（一）独立法人资格，持有有效营业执照；

（二）良好商业信誉与健全财务制度；

（三）履行合同所需设备与技术能力；

（四）依法纳税与缴纳社保记录；

（五）近三年无重大违法违规记录；

（六）完善的售后服务体系。

第十九条行政部负责供应商资质审核，通过者纳入库中。每年对供应商进行综合评估，不合格者剔除出库。

第二十条采购优先从库中选择供应商，库外选择需经采购小组审核批准并补充入库。

第六章采购实施

第二十一条采购方式按金额划分：

（一）询价采购：单笔≤5000元，向至少3家供应商询价，综合报价、质量、售后确定供应商；

（二）竞争性谈判：5000元＜单笔≤5万元，邀请3家以上供应商谈判，确定最优方案；

（三）公开招标：单笔＞5万元，通过官网或相关平台发布招标公告，按法定程序确定中标商；

（四）单一来源采购：因唯一供应商、紧急需求等特殊情况，需使用部门说明理由，经采购小组审核、总经理批准后方可实施。

第二十二条采购文件（询价书、招标