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工程项目资料整理管理办法

一、总则

（一）目的与依据

为规范工程项目资料的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保项目资料的真实性、完整性、系统性和可追溯性，为工程建设、竣工验收、后期维护及项目审计提供可靠依据，依据国家及行业相关法律法规与标准，结合本单位实际情况，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于本单位所有新建、改建、扩建及技术改造工程项目的资料管理工作。项目各参与方，包括建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位等，在项目实施过程中形成的各类资料均应遵循本办法。

（三）基本原则

1.真实性原则：资料必须真实反映工程实际情况，数据准确，签字手续完备，不得伪造、篡改。

2.完整性原则：资料收集应全面，涵盖项目从立项到竣工及后续评价的各个阶段，确保无遗漏。

3.及时性原则：资料的形成、收集、整理应与工程进度同步进行，避免事后补做，确保资料的时效性。

4.规范性原则：资料的格式、内容、签署、编号、装订等应符合相关标准和本办法规定，做到规范化、标准化。

5.安全性原则：采取有效措施，确保资料在形成、流转、保管过程中的安全，防止丢失、损坏、泄密。

二、组织机构与职责

（一）管理机构

成立项目资料管理领导小组，由项目负责人牵头，各相关部门负责人及资料管理专职或兼职人员组成，负责统筹协调项目资料管理工作。

（二）职责分工

1.项目负责人：对项目资料管理负总责，审批资料管理相关制度和重大事项，保障资料管理所需资源。

2.技术管理部门（或类似职能部门）：作为资料管理的归口部门，负责制定和完善资料管理制度、工作流程；指导、监督和检查各部门及参建单位的资料管理工作；组织资料的验收、归档和移交。

3.各业务部门（包括但不限于工程、采购、财务、合同等）：负责本部门在项目实施过程中形成的各类资料的及时收集、初步整理、妥善保管，并按规定向资料归口部门移交。

4.资料管理人员：

*具体执行资料管理制度和流程。

*负责资料的接收、分类、编目、登记、保管、借阅、复制、销毁等工作。

*对接收的资料进行规范性审核。

*协助组织资料的验收与移交。

*熟悉资料存放情况，为查询利用提供服务。

5.项目各参与方（施工、监理、设计等）：应按合同约定和相关规范要求，负责各自职责范围内资料的形成、收集、整理，并按时向建设单位移交符合要求的资料。

三、资料的形成与收集

（一）资料形成要求

1.项目各环节产生的资料，均应符合国家、行业及地方现行的有关工程建设标准、规范、规程和合同的要求。

2.资料填写应字迹清晰、内容完整、数据准确、结论明确、签字盖章齐全。手写应使用不易褪色的蓝黑或碳素墨水。

3.外来文件（如设计图纸、勘察报告、设备说明书等）应确保其有效性和完整性。

（二）资料收集范围

资料收集应贯穿于项目策划、立项、勘察、设计、招投标、施工准备、施工过程、竣工验收、竣工结算、后评价等各个阶段。主要包括但不限于：

1.工程准备阶段资料：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、环评安评等审批文件；勘察测绘资料；设计文件（含图纸会审、设计变更）；招投标文件及中标通知书；合同文件等。

2.监理资料：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、监理日志、质量评估报告等。

3.施工资料：施工组织设计、施工方案、开工报告、技术交底记录、原材料及半成品质量证明文件及检验报告、施工试验记录、测量记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量验收记录、施工日志、安全文明施工资料、工程变更洽商记录、工程进度款支付申请与审批等。

4.竣工验收资料：竣工图、竣工验收申请报告、竣工验收记录、质量评定资料、竣工结算资料、工程总结等。

5.其他资料：会议纪要、来往函件、影像资料、声像资料、电子文件等。

（三）收集时间与方式

1.资料收集应随工程进度同步进行，确保不积压、不遗漏。

2.各部门及相关人员在工作中形成或接收的具有保存价值的资料，应及时整理，定期向本部门资料管理员或单位资料归口部门移交。

3.资料管理员对接收的资料应认真核对，办理交接手续，填写《资料交接登记表》。

四、资料的整理与归档

（一）资料分类

1.资料分类应遵循工程建设的自然规律和资料形成的特点，便于管理和利用。

2.可参照国家或行业相关的工程资料分类标准，结合项目实际情况进行细化。通常可按项目阶段、专业、文件性质等进行多级分类。

（二）资料编码与编目

1.资料编码应具有唯一性、系统性和可扩展性，便于识别、检索和管理。编码规则应在项目初期确定，并保持统一。

2.每份资料应编制档号。

3.建立资料总目录、分类目录和卷内目录，目录信息应包含档号、资料名称、形成单位、形成日期、页数、备注