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会议计划与执行工作指南

一、适用工作场景

本指南适用于各类工作场景中的会议组织与管理，包括但不限于：部门例会、项目启动会、跨部门协调会、工作汇报会、专题研讨会等。无论是常规沟通还是紧急决策，通过标准化流程可保证会议高效、有序推进，提升团队协作效率，避免形式化会议，保证会议目标明确、结果可落地。

二、全流程操作步骤

（一）会前筹备：奠定高效会议基础

明确会议核心目标

组织者需提前梳理会议要解决的问题（如同步项目进度、明确责任分工、决策关键事项等），形成清晰的《会议目标说明书》，避免“为开会而开会”。

示例：若会议目标为“确定Q3产品上线方案”，则需围绕方案可行性、资源需求、时间节点等议题展开。

确定参会人员与角色分工

根据会议目标筛选必要参会人：决策人（总监/经理）、执行人（专员/主管）、相关方（*部门代表）、记录人（可由组织者或指定人员担任）。

明确角色职责：决策人负责最终拍板，执行人需提前准备议题材料，相关方需配合提供信息，记录人负责整理会议纪要。

拟定会议议程与时间规划

议程需包含：会议主题、时间、地点、参会人、各议题讨论内容、负责人、预计时长。

原则：单场会议时长不超过90分钟，每个议题预留10-15分钟，避免议题过多导致超时。

示例：

14:00-14:10开场与目标说明（*经理）

14:10-14:30方案汇报与讨论（*专员）

14:30-14:50资源需求确认（*主管）

14:50-15:00总结与行动项明确（*经理）

准备会议材料与场地设备

材料准备：提前1-2天向参会人分发议程、背景资料、数据报表等，保证其有充足时间熟悉内容（如需保密需标注“内部文件”）。

场地设备：确认会议室容量、投影仪、麦克风、网络、白板等设备可用；线上会议需提前测试视频软件（如腾讯会议、Zoom）功能，并发送会议至参会人。

发送会议通知

提前3天通过企业内部系统或邮件发送正式通知，内容包括：会议主题、时间、地点/、议程、参会人、需提前准备的材料。

示例【会议通知】关于Q3产品上线方案的讨论会（*经理发起，2023年X月X日14:00）

（二）会中管理：聚焦议题推动决策

开场与目标重申（5分钟内）

会议开始时，组织者（*经理）需简明说明会议目标、议程及时长要求，提醒参会人专注议题，避免无关讨论。

按议程推进讨论，控制节奏

各议题由负责人汇报后，组织者引导参会人围绕核心问题发言，避免偏离主题；对复杂议题可采用“头脑风暴+聚焦讨论”模式，先收集意见再归纳总结。

技巧：使用计时器控制各环节时长，对超时发言及时提醒（如“*同事，您的建议很有价值，我们能否先聚焦到资源分配问题上？”）。

关键信息记录与共识确认

记录人需实时讨论要点、不同意见、最终决策、行动项（含负责人、截止时间），避免遗漏。

对决策事项，组织者需当场复述确认（如“刚才大家一致同意，*专员负责完成方案优化，本周五下班前提交，是否有异议？”）。

突发情况处理

若核心参会人临时缺席，需调整议题顺序或改为线上参会；若讨论陷入僵局，可暂时搁置，会后由决策人单独沟通后再汇总意见。

（三）会后跟进：保证成果落地

整理与分发会议纪要

会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，内容需包含：会议基本信息、各议题讨论摘要、决策结果、行动项（明确“谁来做、做什么、何时完成”）。

纪要通过组织者审核后，在1天内分发至所有参会人及相关方，并抄送上级领导。

跟踪行动项落实情况

组织者建立《会议任务跟踪表》，每周更新行动项进度，对逾期未完成的任务及时提醒负责人（如“*专员，方案优化是否需要协调资源支持？”）。

重要行动项需在下次会议中优先汇报进展，形成“闭环管理”。

会议资料归档

将会议通知、议程、纪要、参会材料等整理归档（电子档存共享文件夹，纸质档按部门分类保存），便于后续查阅或审计。

效果评估与持续优化

每季度对会议效果进行复盘，通过参会人反馈（如“会议目标是否清晰？”“决策是否可落地？”）优化流程，例如精简冗余议程、调整参会人员范围等。

三、配套工具模板

表1：会议计划表

会议主题

Q3产品上线方案讨论会

会议时间

2023年X月X日14:00-15:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上：X

组织人

*经理

参会人

总监、主管、专员、市场部代表

记录人

*助理

会议目标

确定产品上线方案、明确资源需求与分工

议程安排

1.开场与目标说明（10分钟）2.方案汇报与讨论（20分钟）3.资源需求确认（20分钟）4.总结与行动项（10分钟）

需提前准备材料

产品需求文档、竞品分析报告、资源预算表

备注

请*专员提前10分钟到场测试设备

表2：会议纪要模板

会议纪要

会议名称：Q3产品上线方案讨论会

时间：2023年X月X日14:00-15:00

地点：3楼会议室A

参会人：总监、经理、