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写字楼物业合同管理规范

引言

写字楼物业合同作为界定物业服务提供方与写字楼业主或使用人权利义务关系的核心法律文件，其管理的规范与否直接关系到写字楼的运营效率、服务质量、资产保值增值以及各方的合法权益。本规范旨在构建一套系统、严谨、高效的写字楼物业合同管理体系，确保合同从前期准备、谈判签订、履行监控到终止归档的全生命周期都得到妥善处理，从而保障写字楼物业服务的规范化、专业化运作。

一、合同管理基本原则

1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及地方相关规定，确保合同的法律效力。

2.权责对等原则：合同条款应充分体现双方权利与义务的对等性，明确各自的责任边界。

3.公平公正原则：在合同谈判与条款设置中，应秉持公平公正的态度，维护合同双方的正当利益。

4.诚实信用原则：合同各方应恪守承诺，诚实履行合同约定的各项义务。

5.效益优先原则：在保障服务质量的前提下，力求以合理成本获取最佳服务效益，实现资源优化配置。

6.风险控制原则：强化合同风险意识，对合同签订、履行过程中的潜在风险进行识别、评估与防范。

7.清晰明确原则：合同条款应表述清晰、具体、无歧义，避免使用模糊或模棱两可的语言。

二、合同签订前管理

（一）需求分析与策划

1.明确服务需求：根据写字楼的定位、档次、租户构成及实际运营需求，由物业管理部门牵头，会同相关部门（如招商、工程、安保等）共同梳理和明确物业服务的具体需求，包括服务范围、服务标准、服务频次、预期目标等。

2.编制预算方案：基于服务需求，进行详细的成本测算，编制物业服务费用预算方案，为合同定价提供依据。

3.拟定合同草案：根据服务需求和预算，参照行业标准合同范本，结合项目具体情况，拟定合同草案。合同草案应包含但不限于服务内容、服务标准、合同期限、服务费用、支付方式、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心要素。

（二）合作方选择与评估

1.供方信息收集：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判或询价等方式，广泛收集潜在合作方（如物业服务公司、专项服务承包商等）的信息。

2.资质审查：对潜在合作方的企业法人营业执照、相关行业资质证书、从业人员资格证书、财务状况、类似项目业绩、信誉状况等进行严格审查。

3.实地考察与综合评估：组织相关人员对重点潜在合作方进行实地考察，了解其管理能力、服务水平、资源配置情况。结合其投标文件或报价方案，从专业能力、服务质量、价格竞争力、企业信誉、风险承担能力等方面进行综合评估，择优选取合作方。

（三）合同谈判与评审

1.谈判准备：明确谈判目标、策略和底线，组建谈判小组，准备好相关资料。

2.条款谈判：就合同草案中的核心条款与合作方进行逐项谈判，特别关注服务范围的界定、服务标准的量化、费用的构成与支付、违约责任的界定等关键内容，确保双方达成一致。

3.内部评审：合同谈判达成初步意向后，将合同文本提交内部相关部门（如法务部、财务部、资产管理部等）进行评审。评审重点包括合同的合法性、合规性、完整性、严谨性、可行性及风险点。必要时，可聘请外部法律顾问参与评审。

4.最终确认：根据内部评审意见，与合作方进行沟通，对合同文本进行修改完善，直至最终确认。

三、合同履行中管理

（一）合同交底与存档

1.合同交底：合同签订后，由合同管理部门向相关执行部门及人员进行合同交底，明确合同主要内容、服务标准、各方职责、关键节点及注意事项，确保合同得到准确理解和执行。

2.合同存档：建立健全合同档案管理制度，对合同原件及相关附件（如招投标文件、中标通知书、谈判记录、评审意见等）进行分类、编号、登记、归档，确保合同档案的完整、安全和可追溯。同时，可建立电子档案，方便查阅。

（二）履约过程监控

1.日常巡查与记录：依据合同约定的服务标准和频次，对服务提供过程进行日常巡查、定期检查和不定期抽查，详细记录服务质量、工作进度、人员到岗、设备运行等情况，形成书面记录。

2.定期沟通会议：定期（如每月、每季度）组织与合作方的沟通会议，通报服务情况，听取对方意见，协调解决合同履行过程中出现的问题。会议纪要应形成书面文件，双方签字确认后存档。

3.服务质量评估：建立服务质量评估体系，定期（如每季度、每半年）对合作方的服务质量进行评估。评估结果作为后续费用支付、合同续签或终止的重要依据。评估可结合客户满意度调查、现场检查结果、设备运行数据等多方面信息进行。

4.费用支付管理：严格按照合同约定的支付方式和期限，对合作方提交的服务费用结算申请进行审核。审核依据包括合同条款、服务质量评估结果、实际工作量确认单等，确保费用支付的准确性和合规性。

（三）合同变更与争议处理

1.合同变更：在合同履行过程中，如因客观情况发生重