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企业行政管理日常工作流程模板文件归档及管理规范
一、引言
在企业日常运营中，行政文件作为记录管理活动、规范工作流程、保障企业权益的重要载体，其归档管理的规范性直接影响工作效率、信息追溯能力及合规水平。为统一企业行政文件归档标准，保证文件资料“完整、准确、系统、安全”，特制定本模板文件归档及管理规范，适用于企业各部门日常行政文件的收集、分类、存储、借阅及销毁全流程管理。
二、适用范围与工作场景
（一）适用范围
本规范适用于企业总部及各部门（含分支机构）在行政管理过程中产生的各类纸质及电子文件，包括但不限于：
行政管理制度类：如办公管理规范、考勤制度、资产管理规定等；
合同协议类：如办公场地租赁合同、采购合同、服务协议等；
会议纪要类：如行政例会、专题会议、部门协调会等会议记录；
证照资质类：如企业营业执照、组织机构代码证、各类许可证等；
资产档案类：如办公设备台账、车辆档案、固定资产清单等；
事务性文件类：如通知公告、请示报告、印章使用申请、差旅报销凭证等。
（二）工作场景
日常文件处理：各部门在完成文件审批后，需按规范及时归档；
年度归档整理：每年年末对全年文件进行系统梳理、分类归档；
审计/检查支持：配合内外部审计、合规检查时，快速调取相关档案；
历史信息查询：员工因工作需要追溯过往文件时，可通过档案系统检索调阅；
文件到期处置：对超过保管期限的文件，按规定流程进行鉴定、销毁。
三、文件归档管理操作流程
（一）文件收集：明确责任，保证全面
收集责任：各部门为文件收集的第一责任单元，指定专人（如部门文员*）负责本部门文件日常收集，保证文件在办理完毕后3个工作日内移交至行政部。
收集范围：仅收集办理完毕的正式文件（含电子版及纸质版草稿、正本），未经审批的草稿、重复文件无需归档。
文件要求：纸质文件需字迹清晰、无涂改（特殊情况下需签字确认）、装订整齐；电子文件需为最终版本（PDF/Word格式），命名规范（格式：“部门-文件类型-名称-日期”，如“行政部-制度-办公规范）。
（二）文件分类：科学划分，逻辑清晰
按“年度-部门-文件类型”三级分类法进行划分，保证分类标准统一、层级清晰：
一级分类（年度）：以自然年度为单位，如“2023年”“2024年”；
二级分类（部门）：按企业组织架构部门划分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”；
三级分类（文件类型）：按“适用范围”中的文件类型细分，如“行政管理制度类”细化为“考勤管理”“办公规范”等子类。
示例：2024年行政部会议纪要类文件，分类路径为“2024年-行政部-会议纪要”。
（三）文件编号：唯一标识，便于检索
采用“年度-部门代码-文件类型代码-流水号”的编号规则，保证每份文件具有唯一编码：
部门代码：用部门名称首字母缩写（如行政部为“XZB”，财务部为“CWB”）；
文件类型代码：用文件类型关键词首字母（如合同为“HT”，会议纪要为“HYJY”）；
流水号：按文件归档顺序，从“001”开始连续编制，每年重新编号。
示例：2024年行政部第3份会议纪要，编号为“2024-XZB-HYJY-003”。
（四）系统录入：电子化存储，动态管理
录入系统：将文件信息录入企业电子档案管理系统（如OA系统档案模块），字段包括：文件编号、文件名称、形成部门、形成日期、密级（公开/内部/秘密）、存放位置（档案柜编号/电子路径）、关键词、备注等；
关联附件：电子文件需至系统对应条目下，纸质文件需扫描成PDF格式（分辨率≥300DPI）后，保证电子档案与纸质档案一致；
权限设置：根据文件密级设置查阅权限（如公开文件全员可查，秘密文件仅部门负责人及以上人员可查），避免信息泄露。
（五）档案归档：规范存放，保障安全
纸质档案归档：
按编号顺序装入无酸档案盒，盒面标注“年度-部门-文件类型-起止编号”（如“2024年-行政部-会议纪要-001-005”）；
档案盒内附《档案盒内文件目录》（含序号、文件名称、页码、备注），一式两份（一份盒内、一份系统留存）；
存放于专用档案柜，按“年度-部门”顺序排列，档案柜张贴清晰标签，标注柜内档案类型及起止编号。
电子档案归档：
按年度建立电子文件夹，结构同纸质分类（如“2024年-行政部-会议纪要”），文件名与编号一致；
定期（每月）对电子档案进行备份，本地备份服务器+异地云存储双备份，防止数据丢失；
禁止在电子档案中存储病毒文件或私自修改已归档文件，确需修改需提交《文件修改申请表》（经部门负责人*审批后，由行政部操作并记录修改日志）。
（六）借阅管理：规范流程，全程留痕
借阅申请：员工借阅档案需填写《文件借阅申请表》，注明借阅人信息、文件名称/编号、借阅原因、借阅期限（一般不超过5个工作日）、用途（如“审计核查”“流程优化”等）；
审批权限：
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