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服务合同审批和跟进记录册

一、适用场景与核心价值

本记录册适用于企业服务类合同的全生命周期管理，涵盖从合同发起、多部门审批、执行跟进到归档的全流程场景。具体包括：

业务部门：用于提交服务需求、跟踪审批进度、记录合同执行情况；

审批部门（如法务、财务、运营）：作为审批流程留痕、意见反馈的依据；

管理层：通过汇总数据掌握合同整体状态，辅助决策；

存档部门：用于合同版本管理、历史追溯及合规审查。

通过系统化记录，可避免合同审批流程混乱、执行跟进脱节、责任主体不明确等问题，保证合同管理规范、高效、可追溯。

二、全流程操作指引

（一）合同发起与基础信息登记

发起准备

业务部门根据服务需求（如供应商合作、技术服务外包等），与对方初步沟通合同条款，明确服务范围、周期、费用等核心内容。

填写《合同基础信息登记表》

启动记录册，首先登记合同基础信息（详见“模板表格”部分），包括合同编号、合同名称、甲乙双方信息、服务内容概述、合同金额、计划周期等。合同编号需按企业规则统一编制（如“服务-部门简称-年份-序号”），保证唯一性。

附件材料准备

收集并附上相关支撑材料，如供应商资质文件、需求说明书、报价单、技术方案等，作为审批依据。

（二）多部门协同审批

发起审批流程

业务部门负责人在记录册中填写“审批流程跟踪表”，发起审批流程，依次提交至法务专员、财务部门、运营总监（根据企业权限设置调整）。

部门审核要点

法务专员：重点审查合同条款合法性、权责对等性、违约责任、知识产权归属等，填写法务意见并签字；

财务部门：核对合同金额是否符合预算、付款方式与财务制度是否匹配、税费约定是否清晰，填写财务意见并签字；

运营总监：评估服务内容与业务目标一致性、资源支持可行性，填写运营意见并签字。

审批意见处理

若任一部门提出修改意见，业务部门需根据意见调整合同内容，重新发起审批流程，直至所有环节通过。审批过程中需记录各环节审核时间、意见内容及处理结果，保证流程闭环。

（三）合同签订与版本管理

最终版本确认

审批通过后，法务专员核对最终合同文本，保证所有修改意见已落实，在记录册中标注“审批完成”，并合同正式版本（加盖企业公章）。

版本登记与分发

在“合同变更记录表”中登记最终版本号、生效日期、份数及分发对象（如业务部门、财务部门、存档部门等），保证各持有方版本一致。

（四）执行跟进与动态记录

制定执行计划

业务部门根据合同约定，制定服务执行计划（如阶段性交付节点、验收标准），在“执行跟进动态表”中明确各阶段负责人、时间节点及交付成果。

定期跟进记录

按计划跟进合同执行情况，每完成一个阶段或发生重要节点（如需求变更、延期交付），需在“执行跟进动态表”中记录：跟进日期、具体内容、执行人、当前状态（如“进行中”“已完成”“异常”）、存在问题及解决方案。

异常情况处理

若出现执行偏差（如服务不达标、延期等），业务部门需及时与对方沟通，协商补救措施，并在记录册中详细记录沟通时间、对方反馈及处理结果，必要时启动合同违约条款。

（五）验收与归档

服务验收

合同执行完成后，业务部门联合法务、财务等部门按约定标准进行验收，填写验收结果（如“合格”“基本合格（需整改）”“不合格”），并附验收报告（如服务成果清单、客户确认函等）。

归档管理

验收通过后，将合同正本、审批记录、执行跟进表、验收报告等材料整理成册，交存档部门统一管理。在记录册中标注“归档日期”“档案编号”，并更新合同状态为“已完成”。

三、模板表格

表1：合同基础信息登记表

序号

合同编号

合同名称

甲方信息（企业名称、统一社会信用代码、联系人）

乙方信息（企业名称、统一社会信用代码、联系人）

服务内容概述

合同总金额（元）

付款方式

计划服务周期

签订日期

发起部门

发起人

1

服务-销-2024-001

年度营销推广服务协议

科技有限公司

广告传媒有限公司

全年线上推广活动策划与执行

500,000

分三期付款（签约付30%，中期付40%，验收后付30%）

2024.01.01-2024.12.31

市场部

张*

表2：审批流程跟踪表

合同编号

审批环节

审批部门/人

审批意见

审批日期

审批状态（通过/驳回/修改后重审）

备注

服务-销-2024-001

部门负责人审核

市场部总监李*

同意提交法务审核

2024.01.05

通过

-

服务-销-2024-001

法务审核

法务专员王*

第5条违约责任需补充“乙方逾期交付超过15日，甲方有权单方解除合同”

2024.01.08

修改后重审

业务部门已于1月10日修改

服务-销-2024-001

财务审核

财务经理赵*

付款方式符合预算，同意

2024.01.12

通过

-

服务-销-2024-001

运营总监审批

运营总监刘*

服务内容