行政工作流程化管理操作手册.docVIP

行政事务流程化管理操作手册

一、前言

本手册旨在规范公司行政事务管理流程，明确各环节操作标准，提高行政工作效率，保证行政工作有序开展。手册适用于公司各部门及全体员工，涵盖日常办公、会议组织、物资管理、档案管理、印章使用等核心行政事务场景，为行政工作提供标准化指引。

二、日常办公事务规范化管理

（一）适用场景说明

日常办公事务是行政工作的基础，主要包括员工请假管理、办公用品申领与发放、办公设备报修等场景。此类事务处理效率直接影响员工工作体验与部门协作顺畅度，需通过标准化流程保证响应及时、操作规范。

（二）标准化操作流程

1.员工请假管理

适用场景：员工因事假、病假、年假、婚假等原因需暂时离开工作岗位时。

操作步骤：

（1）提交申请：员工提前通过OA系统或填写《员工请假申请表》，注明请假类型、起止时间、事由、联系方式及工作交接人，经部门负责人初步审核。

（2）逐级审批：请假1天内由部门负责人审批；1-3天需经部门负责人及行政部审批；3天以上需额外报请分管副总经理审批，请假事由涉及重大事项的（如婚假、产假等），需同步附相关证明材料。

（3）结果通知：审批通过后，员工需将审批结果同步至部门同事及工作交接人，保证工作衔接；审批未通过的，需及时调整休假计划或说明原因重新申请。

（4）假期记录：行政部在每月底汇总员工假期记录，更新考勤数据，保证与人力资源部数据一致。

2.办公用品申领与发放

适用场景：部门或员工因工作需要申领笔、纸、文件夹、打印机耗材等日常办公用品时。

操作步骤：

（1）需求确认：员工根据实际工作需要，确认所需办公用品的名称、规格、数量，避免过度申领。

（2）提交申请：通过OA系统填写《办公用品申领表》，注明申领部门、申请人、物品名称、规格、数量、用途及预计领用时间，提交部门负责人审批。

（3）采购执行：行政部根据审批结果，汇总各部门需求，按月度采购计划统一采购（紧急需求可申请临时采购，需注明“紧急”并经行政部负责人确认）。

（4）领用登记：办公用品到货后，行政部核对数量与规格，员工凭审批通过的《办公用品申领表》至行政库房领取，领取时需在《办公用品领用登记表》上签字确认（包含领用日期、物品名称、数量、领用人等信息）。

3.办公设备报修

适用场景：电脑、打印机、空调、办公桌椅等办公设备出现故障或损坏时。

操作步骤：

（1）故障报备：员工发觉设备故障后，第一时间通过OA系统或电话联系行政部，说明设备名称、故障现象、所在位置及使用人信息。

（2）响应处理：行政部接到报备后，30分钟内与报修人联系确认故障详情，简单故障（如打印机缺墨、线路松动等）可远程指导处理；复杂故障（如硬件损坏、系统故障等）需在2小时内安排维修人员到场。

（3）维修跟进：维修过程中，行政部需全程跟进，保证维修质量；维修完成后，报修人需确认设备恢复正常并签字验收。

（4）记录存档：行政部将报修时间、故障类型、维修措施、维修结果等信息记录存档，作为设备维护保养依据。

（三）常用表单模板

表1：员工请假申请表

序号

项目

内容示例

1

申请人

*某某

2

所属部门

市场部

3

请假类型

事假/病假/年假/婚假

4

请假时间

2023年10月16日-2023年10月17日

5

请假事由

处理个人事务

6

工作交接人

*某某

7

部门审批

同意（签字：*某某）

8

行政部审批

同意（签字：*某某）

表2：办公用品申领表

序号

物品名称

规格

申领数量

用途

申请人

部门审批

1

A4打印纸

80g/500张

5

部门日常使用

*某某

同意

2

签字笔

黑色/0.5mm

2

会议记录

*某某

同意

表3：办公用品领用登记表

日期

物品名称

规格

领用数量

领用人

库存管理员

2023-10-16

A4打印纸

80g/500张

3

*某某

*某某

（四）执行要点提示

请假管理：员工需提前3个工作日提交请假申请（紧急情况除外），请假期间需保持通讯畅通，重要工作需提前交接；病假超过3天的，需提供医院开具的病假证明。

办公用品管理：实行“按需申领、杜绝浪费”原则，行政部每月5日前公示上月办公用品领用情况，对异常申领（如数量过大、频率过高）进行核实。

设备报修：严禁私自拆卸办公设备，报修时需如实描述故障情况，避免因信息不全导致维修延误；维修后行政部需定期（每季度）对设备进行巡检，预防故障发生。

三、会议组织标准化管理

（一）适用场景说明

会议是部门沟通、信息传递、决策制定的重要载体，包括部门例会、项目启动会、跨部门协调会、年度总结会等。规范的会议管理可保证会议目标明确、流程高效、结论落地。

（二）标准化操作流程

1.会议发起与审批

操作步骤：

（1）明确会议需求：发起人需明确会议主题、目标、预期成果、建议参会人员及时长。

（2）提交申请：通过OA系统填写《会议申请表》，注明会