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采购流程风险管控操作规程

一、总则

（一）目的与意义

采购作为企业运营的关键环节，直接关系到成本控制、产品质量及运营效率。为规范采购行为，识别并有效控制采购各环节潜在风险，降低不必要的损失，保障企业资金安全与合法权益，特制定本规程。本规程旨在为企业采购活动提供系统性的风险管控指引，确保采购过程公开、公平、公正，提升采购管理水平与整体运营效益。

（二）适用范围

本规程适用于企业内所有涉及物资、服务及工程类的采购活动，涵盖从采购需求提出直至采购项目完成付款及后续评估的全过程。企业各部门、各层级人员在参与采购相关活动时，均须遵守本规程的规定。

（三）基本原则

1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及企业内部规章制度，确保程序合法、内容合规。

2.审慎性原则：对采购全过程中的各个风险点进行审慎评估与控制，力求将风险降至最低。

3.效益性原则：在有效控制风险的前提下，追求采购成本的最优化与采购效益的最大化。

4.权责对等原则：明确各部门及相关人员在采购风险管控中的职责与权限，确保责任落实到人。

二、采购需求提出与审批阶段风险管控

（一）风险识别

1.需求不合理风险：需求提报部门对所需物资或服务的规格、数量、技术参数等描述不清或不合理，导致采购结果无法满足实际需求。

2.预算失控风险：采购需求未纳入预算管理，或预算编制不科学、审批不严格，导致采购资金超支。

3.审批流程不规范风险：审批权限设置不当，或审批环节流于形式，未能有效发挥审核把关作用。

（二）管控措施

1.规范需求提报：需求提报部门应填写统一的《采购需求申请表》，详细列明物资或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、预计单价、总价、需求时间及用途等信息，并附相关证明材料（如技术方案、可行性研究报告等）。

2.强化预算审核：采购需求必须在企业年度预算或专项预算范围内提出。财务部门负责对采购需求的预算符合性进行审核，无预算或超预算的采购需求原则上不予受理，特殊情况需按规定程序报批调整预算。

3.严格审批程序：建立分级授权审批制度，根据采购金额、重要性及复杂程度设定不同的审批权限。审批人应严格审查采购需求的必要性、合理性、合规性及预算情况，对有疑问的需求应要求提报部门作出解释或修改。审批过程应留有书面记录，确保可追溯。

三、供应商选择与管理阶段风险管控

（一）风险识别

1.供应商资质不符风险：供应商缺乏必要的生产经营资质、生产能力不足、财务状况不佳或信誉不良，可能导致供货延迟、质量不达标或合同无法履行。

2.围标串标风险：在招标或询价过程中，供应商之间相互串通，或与采购人员内外勾结，操纵价格，获取不正当利益。

3.单一来源采购风险：因信息不对称或人为因素，不适当地采用单一来源采购方式，丧失竞争性，可能导致采购价格偏高或服务质量下降。

4.供应商评估不全面风险：对供应商的评估维度单一，仅侧重价格因素，而忽视质量、交期、售后服务及社会责任等方面，导致选择的供应商综合实力不强。

（二）管控措施

1.建立供应商准入机制：制定明确的供应商准入标准，包括基本资质（营业执照、相关生产经营许可证等）、生产能力、技术水平、质量保证体系、财务状况、商业信誉、售后服务能力等。对新申请入库的供应商，应由采购部门牵头，会同技术、质量、财务等相关部门进行联合考察与审核，审核通过后方可纳入合格供应商名录。

2.规范供应商选择方式：根据采购金额和性质，合理选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购或单一来源采购等方式。达到规定金额的采购项目，必须采用招标方式。严禁化整为零规避招标。在招标或询价过程中，应确保信息发布的公开性、竞争性，严格遵守评标规则。

3.完善供应商评估与动态管理：建立科学的供应商评估体系，定期（如每半年或一年）对合格供应商的履约情况、产品/服务质量、价格竞争力、售后服务、合作配合度等进行综合评估。评估结果作为后续合作及供应商等级调整的依据。对评估不合格或出现严重违约行为的供应商，应及时从合格供应商名录中清除。

四、采购执行与合同管理阶段风险管控

（一）风险识别

1.采购方式不当风险：未根据采购项目特点和金额选择合适的采购方式，可能导致效率低下或成本增加。

2.合同条款不严谨风险：采购合同条款存在歧义、漏洞或关键条款缺失（如价格、质量标准、交付期、验收标准、违约责任等），引发合同纠纷。

3.价格失控风险：采购价格高于市场平均水平，或在合同履行过程中因价格调整条款约定不明导致采购成本增加。

4.合同履行不到位风险：供应商未按合同约定的时间、地点、数量、质量标准交付产品或提供服务。

（二）管控措施

1.优化采购方式选择：采购部门应根据采购需求的特性、金额大小以及市场竞争状况，在符合法规和企业制度的前