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员工车辆使用管理说明及样本

一、引言

为规范公司员工车辆（包括公司公务车辆及经批准用于公务的员工私人车辆，以下统称“车辆”）的使用与管理，提高车辆使用效率，保障行车安全，降低运营成本，明确相关责任，特制定本说明。本说明旨在为各部门及员工提供清晰的车辆使用指引，确保车辆资源得到合理、合规、高效的利用。

二、适用范围

本说明适用于公司全体员工在执行公司公务时对公司车辆的使用，以及经公司批准后，员工私人车辆用于公司公务活动的相关行为。公司车辆指由公司购置、租赁或长期借用，所有权或使用权归属公司的机动车辆。员工私人车辆用于公务，需严格遵守本说明中关于私车公用的特定规定。

三、车辆管理职责

1.行政部（或指定部门）：作为公司车辆管理的归口部门，负责车辆的统一调度、登记建档、维护保养、年检、保险办理、燃油供应、违章处理及驾驶员安全培训等日常管理工作。

2.各部门：负责本部门员工用车需求的初审，教育本部门员工遵守本说明规定，合理安排用车计划，节约用车成本。

3.驾驶员（员工）：严格遵守交通法规及本说明规定，安全、文明驾驶，妥善保管和使用车辆，承担因个人违规行为造成的相关责任。

四、车辆使用规范

（一）用车申请与审批

1.常规用车：员工因公务需要使用车辆，应提前填写《员工用车申请表》（详见本说明附件），注明用车事由、时间、地点、乘车人数、所需车型（如适用）及驾驶员等信息，经部门负责人审核后，报行政部（或指定部门）审批调度。

2.紧急用车：遇紧急公务需立即用车时，可先口头向部门负责人及行政部（或指定部门）说明情况，经同意后使用车辆，事后须在一个工作日内补办书面申请审批手续。

3.审批权限：根据用车时长、行程远近及公司相关规定，明确各级管理人员的审批权限，确保用车申请得到有效控制。

（二）车辆调度与使用

1.行政部（或指定部门）根据审批后的《员工用车申请表》，结合车辆状况及任务缓急，统一调度车辆。

2.驾驶员在领用车辆时，应与车辆管理员共同检查车辆外观、内饰、油量、轮胎、工具及相关证件（行驶证、保险单等）是否齐全有效，确认无误后在《车辆交接登记表》上签字。如发现问题，应立即向车辆管理员提出并记录。

3.车辆使用应严格按照申请路线和事由行驶。确需变更行程或延长使用时间的，须提前向行政部（或指定部门）及部门负责人报告并获得批准。

4.车辆原则上仅限在工作日工作时间内使用。确因公务需要在非工作时间或节假日使用车辆的，须经公司分管领导或总经理批准，并严格遵守用车规定。

5.严禁将公司车辆交由无有效驾驶证人员驾驶；严禁酒后驾车、疲劳驾车；严禁超速行驶、强行超车等危险驾驶行为。

6.驾驶员应爱护车辆，保持车辆内外清洁。使用完毕后，须将车辆停放在公司指定地点（或经批准的安全停放点），并及时与车辆管理员办理交接手续，填写行驶里程、燃油消耗等信息。

（三）车辆维护与保养

1.行政部（或指定部门）负责制定车辆定期维护保养计划，并按计划组织实施。驾驶员在使用过程中如发现车辆异常（如异响、故障灯亮起等），应立即停止使用并向车辆管理员报告，以便及时安排检修。

2.车辆燃油供应采用统一加油卡制度。驾驶员凭加油卡到指定加油站加油，特殊情况下需现金加油的，须事先获得车辆管理员批准，事后凭正规发票报销。

3.车辆的清洁工作由行政部（或指定部门）安排定期进行，驾驶员在用车前后也应注意保持车辆整洁。

（四）费用报销与核算

1.公司车辆：其燃油费、保养费、维修费、保险费、年检费、路桥费、停车费等因公务产生的合理费用，由行政部（或指定部门）统一凭有效票据报销，纳入公司成本核算。驾驶员个人违章罚款等因违规行为产生的费用，由驾驶员自行承担。

2.私车公用：经公司批准的私车公用行为，其费用报销标准及流程另行规定（可参考当地交通补贴标准或根据实际里程、油耗等制定），通常包括燃油费、路桥费、停车费等，驾驶员需提供合法有效的票据。公司不承担私车公用车辆的保养、维修、保险等固定费用及因交通事故造成的车辆损失。

（五）交通违章与事故处理

1.驾驶员在使用车辆过程中发生交通违章，由驾驶员自行负责处理并承担相应罚款。如因违章导致车辆被扣影响公司公务，还需承担相应责任。

2.发生交通事故时，驾驶员应立即停车、保护现场、抢救伤员（如有），并第一时间向交警部门报案，同时向公司行政部（或指定部门）及部门负责人报告事故情况。行政部（或指定部门）协助处理保险理赔及后续事宜。

3.因驾驶员违反交通法规或本说明规定造成交通事故的，驾驶员需承担相应的经济赔偿责任和行政责任，具体视事故责任认定及公司相关规定处理。

五、责任与监督

1.各部门负责人为本部门员工车辆使用规范的第一责任人，应加强对本部门员工的教育和监督。

2.行政部（或指定部门）