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销售合同管理审批与归档模板

一、适用业务范围

二、管理流程详解

（一）合同发起与起草

发起主体：业务部门（如销售部、市场部）根据客户需求或合作意向，发起合同起草流程。

核心操作：

填写《合同基本信息表》（见模板一），明确合同双方主体信息（甲方、乙方全称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同标的（产品名称/服务内容、规格型号、数量等）、交易金额、付款方式、履行期限、违约责任等核心条款。

附件准备：需附上客户需求确认函、技术规格书、价格审批单、授权委托书（如签约人为非法定代表人）等支撑材料，保证合同条款与附件一致。

系统提交：通过企业OA或合同管理系统提交发起申请，选择合同类型并起草版合同文件及附件。

（二）部门初审

审核主体：业务部门负责人（如销售总监）。

审核要点：

业务条款合理性：销售价格是否符合公司定价政策，交货周期/服务时间能否满足客户需求，市场竞争力是否达标。

客户信息准确性：核实乙方（客户）主体资质是否有效（如营业执照、相关经营许可证），避免与无资质主体合作。

附件完整性：确认所有支撑材料齐全，与合同内容无矛盾。

处理结果：审核通过则流转至下一环节；驳回则需业务部门修改后重新提交，并注明驳回理由。

（三）法务审核

审核主体：公司法务部或外聘法律顾问。

审核要点：

合法性审查：合同条款是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在无效或可撤销风险（如格式条款是否公平、违约责任是否明确）。

风险点排查：知识产权归属、争议解决方式（诉讼/仲裁及管辖法院）、保密条款、不可抗力约定等是否完善，是否存在履约障碍。

文本规范性：合同文本结构是否清晰，用词是否准确无歧义，关键信息（如金额、日期）是否无涂改。

处理结果：通过则标注审核意见；不通过则出具《法务审核意见单》，业务部门需根据意见修订合同，法务部复核通过后方可继续流程。

（四）分级审批

审批主体：根据合同金额及重要性分级审批（示例）：

金额≤10万元：销售部门负责人+分管副总审批；

10万元＜金额≤50万元：销售部门负责人+分管副总+财务负责人审批；

金额＞50万元：销售部门负责人+分管副总+财务负责人+总经理审批。

审批要点：

金额与条款匹配性：审批人需核对合同金额是否与前期报价、审批单一致，付款方式是否符合公司财务制度。

资源协调：重大项目需确认生产、仓储、供应链等资源是否支持履约。

处理结果：审批通过则进入签署环节；驳回则终止流程，由业务部门与客户沟通调整或终止合作。

（五）合同签署与用印

签署准备：审批通过的合同由行政部或法务部统一打印，填写合同编号（规则：年份+部门简称+流水号，如2024XS-001），核对版本无误后进入用印流程。

用印管理：

用印申请人提交《合同用印申请单》，附审批通过的合同扫描件及《法务审核意见单》。

行政部负责人审核用印申请，核对合同文本与审批件一致性，确认无误后加盖公司公章（或合同专用章），严禁在空白合同或未审批合同上用印。

签署交付：合同一式多份（如甲方执2份、乙方执2份、财务部1份、档案室1份），双方签字盖章后，业务部门在2个工作日内将乙方签章的合同原件收回，同步更新合同台账。

（六）履行跟踪与归档

履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履约进度（如发货、验收、收款等），每月填写《合同履行情况表》，对逾期履约情况及时上报并启动催告或争议解决程序。

归档触发：合同履行完毕（如款项结清、服务终止）或终止后，业务部门在5个工作日内整理归档材料，移交档案室。

三、核心模板表格

模板一：销售合同基本信息表

合同编号

合同名称

签订日期

甲方信息

名称：

统一社会信用代码：

法定代表人：

地址/联系方式：

乙方信息

名称：

统一社会信用代码：

法定代表人/签约人：

地址/联系方式：

合同标的

产品/服务名称：

规格型号/服务内容：

数量/服务期限：

交易金额

合同总金额（大写）：

合同总金额（小写）：

付款方式

□一次性付款□分期付款（注明节点）

付款账户信息：

履行期限

交货/服务开始时间：

交货/服务结束时间：

争议解决方式

□诉讼（管辖法院：______）□仲裁（机构：______）

附件清单

1.__________2.__________3.__________

业务部门

负责人：*经办人：*

模板二：合同审批流程跟踪表

审批节点

责任部门/人

审批意见

审批时间

备注（如驳回理由）

发起起草

业务部*

-

2024–

附客户需求函

部门初审

销售总监*

同意

2024–

价格符合政策

法务审核

法务部*

建议补充违约金条款

2024–

已修订

财务审批

财务负责人*

同意

2024–

付款方式合规

总经理审批

总经理*

同意

2024–

-

用印登记

行政部*

已用印（公章）

2024–

合同编号2024XS-001

模板三：合同