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合同管理文档与流程模板

一、适用范围与典型场景

采购与销售场景：企业与供应商的采购合同、与客户的产品/服务销售合同；

合作与外包场景：项目合作合同、服务外包合同、技术开发合同；

内部管理场景：劳动合同、租赁合同、保密协议等内部协作类文件；

专项业务场景：融资合同、知识产权许可合同、广告推广合同等。

通过标准化模板与流程，可提升合同管理效率，降低法律风险，保证合同履行的规范性与可追溯性。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同准备与起草

需求明确

业务部门根据合作需求，明确合同类型（如买卖、服务、租赁等）、核心条款（标的、数量、价格、履行期限、违约责任等），并填写《合同立项申请表》（见模板1），经部门负责人*审批通过后启动起草。

涉及跨部门合作的，需提前与法务、财务、技术等部门沟通需求，保证条款可行性。

模板选择与起草

从企业合同模板库中选择对应类型的基础模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），避免无模板起草。

起草时需明确以下核心信息：

合同主体：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（仅保留办公电话，禁止留个人手机号）；

合同标的：具体名称、规格、型号、技术参数（如有）；

权利义务：双方主要责任、交付/验收标准、付款方式及节点；

违约责任：违约情形、赔偿计算方式、争议解决方式（优先约定诉讼/仲裁管辖地）；

其他：保密条款、不可抗力、合同生效条件等。

（二）内部审批流程

部门初审

起草人完成合同初稿后，提交至部门负责人*审核，重点核对业务需求匹配度、条款完整性、数据准确性（如金额、日期）。

法务合规审查

部门初审通过后，提交至法务专员*进行合规性审查，内容包括：

主体资格：对方是否为合法存续的企业，是否具备履约能力；

条款合法性：是否存在违反法律法规或行业规范的条款；

权责对等：双方权利义务是否平衡，违约责任是否明确；

风险提示：提示合同潜在风险（如付款周期过长、违约责任过轻等）。

财务审核

法务审查通过后，交财务部门*审核，重点核查：

价格条款是否符合企业定价策略，成本是否合理；

付款方式、节点是否与企业资金流匹配，发票类型（如增值税专用发票）是否明确；

涉及税费、保证金、违约金等财务条款是否合规。

最终审批

根据合同金额及重要性，分级审批：

金额≤5万元：由分管副总*审批；

5万元＜金额≤50万元：由总经理*审批；

金额＞50万元：提交至总经理办公会集体审批。

审批通过后，形成《合同审批记录表》（见模板2），所有审批人签字确认后，方可进入签署环节。

（三）合同签署与生效

文本定稿

审批通过后，起草人根据审批意见修改最终版合同，保证文本与审批内容一致，避免涂改。如需修改核心条款，需重新启动审批流程。

签署准备

纸质合同：准备一式多份（通常为正本1份+副本3份，根据双方需求调整），加盖合同专用章或公章（公章需备案，禁止使用部门章）；

电子合同：通过合法电子签约平台签署，保证签署人身份真实、电子签名有效（需提前与对方确认电子签约意愿）。

签署与分发

双方法定代表人或授权代理人签署（需提供授权委托书，见模板3），签署日期需填写完整；

签署后，正本由企业档案室保管，副本分发至业务部门、财务部门、法务部门各1份，保证各部门持有最新版本。

（四）履行监控与变更

履行跟踪

业务部门为合同履行第一责任人，建立《合同履行进度跟踪表》（见模板4），定期记录：

履行阶段（如备货、交付、验收、付款等）；

计划时间与实际时间对比；

履行结果（如验收报告、付款凭证等）；

异常情况（如延迟履行、质量不达标等）及处理措施。

变更与解除

合同履行中需变更的，由双方协商一致并签订《合同变更补充协议》，明确变更内容、生效条件及原条款处理方式，补充协议需履行原审批流程；

需解除合同的，由提出方提交《合同解除申请》，说明解除原因、责任划分及后续处理方案，经双方确认后签署《合同解除协议》，涉及违约的需明确赔偿事宜。

（五）合同归档与复盘

归档整理

合同履行完毕或解除后，业务部门在15个工作日内完成归档，材料包括：

合同正本及所有补充协议；

审批文件（立项申请、审批记录、授权委托书等）；

履行过程中的往来函件、验收报告、付款凭证等；

档案室按“合同编号+年份”分类存放，建立《合同归档目录表》（见模板5），录入归档日期、保管期限（一般为合同终止后10年）、存放位置等信息。

复盘总结

每季度或每年，法务部门牵头组织合同复盘，分析：

合同履约率、纠纷发生率、常见风险点；

审批流程效率（如平均审批时长、卡点环节）；

模板条款适用性（如是否需更新行业标准条款）；

形成复盘报告，优化合同管理流程及模板库。

三、常用合同管理模板表单

模板1：合同立项申请表

项目名称

合同类型（采购/销售/服务等）

合作方名称

申请部门

需求背景与目标

拟签合同核心条款

标的：

金