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公司员工出差管理制度

一、目的与适用范围

为规范公司员工出差管理，确保出差工作的顺利进行，保障出差人员的正当权益，提高工作效率，控制差旅成本，特制定本制度。

本制度适用于公司全体员工因工作需要离开日常办公所在地，前往其他地区（含国内外）执行公务的行为。凡公司员工出差，均须遵守本制度规定。

二、出差申请与审批

（一）出差申请

员工出差前，应至少提前一个工作日填写《出差申请单》，详细注明出差事由、目的地、拟出发日期、拟返回日期、预计出差天数、同行人员（如有）、交通工具选择意向及出差费用预算等信息。

因紧急公务需临时出差，无法提前办理申请手续的，出差人应通过电话或即时通讯工具向直属上级报告，经批准后可先行出差，但出差返回后应在一个工作日内补办出差申请及审批手续。

（二）审批权限

出差申请实行分级审批制度：

1.普通员工出差，由部门负责人审批；部门负责人出差，由分管领导审批；公司高层管理人员出差，由总经理审批。

2.若出差行程涉及多个目的地、或预计时间较长、或费用预算较高的特殊情况，需报请上一级领导审批。

3.审批人应根据工作需要，对出差的必要性、行程安排的合理性及费用预算的合规性进行审核。

三、差旅标准与费用管理

（一）交通费用

1.交通工具选择：出差人员应根据出差任务的紧急程度、路程远近及成本效益原则，选择合适的交通工具。通常情况下，优先选择经济实惠的公共交通工具。

2.飞机：因紧急公务或长途出差确需乘坐飞机的，须在出差申请中注明，经审批同意后方可乘坐。一般情况下应选择经济舱。

3.火车/高铁/动车：出差路程较远或时间较紧时，可选择高铁/动车二等座或火车硬卧。

4.汽车：市内交通可选择公共汽车、地铁等；短途出差或目的地交通不便时，经批准可乘坐出租车或网约车，应选择合理路线，避免不必要的绕路。自驾车出差需事先申请并获得批准，相关费用（如油费、过路费等）按实报销，但需提供合规票据。

（二）住宿费用

1.出差人员应选择安全、经济、便捷的酒店住宿。住宿标准根据出差目的地的经济发展水平及公司相关规定执行，具体标准由行政部另行制定并适时调整。

2.同性员工共同出差，原则上应安排双人标准间，以节约费用。

3.如因特殊情况（如会议统一安排、当地酒店条件限制等）导致住宿费超出标准，出差人员须在报销时提供书面说明，经原审批人或其授权人签字确认后方可按实际金额报销。

（三）伙食补助

1.出差人员的伙食补助按出差自然天数计算，补助标准参照出差目的地的生活水平及公司相关规定执行。

2.若出差期间已享受免费工作餐（如会议提供、客户招待等），则相应餐次的伙食补助不再发放。

（四）其他费用

1.出差期间因工作需要发生的必要的业务招待费，须事先征得部门负责人同意，并严格控制招待标准和人数。报销时需详细注明招待对象、事由、人数及金额。

2.其他与出差工作直接相关的、合理的杂项费用（如必要的复印费、通讯费等），凭合规票据实报实销。

（五）费用报销原则

1.出差人员应在出差结束后规定期限内（通常为返回公司后五个工作日内）办理费用报销手续。

2.报销时须提供合法、合规、真实的原始凭证（如发票、行程单、付款凭证等），并按要求填写《差旅费报销单》，粘贴整齐，经部门负责人审核、财务部门复核无误后，按公司财务审批流程办理付款。

3.所有差旅费用必须符合本制度规定及出差审批范围，严禁虚报、冒领、挪用差旅费用。对不符合规定的费用，财务部门有权不予报销。

四、出差报告与核销

（一）出差报告

员工出差结束后，应根据出差任务的性质和重要程度，在规定时间内提交《出差报告》。报告应包括以下主要内容：

1.出差的基本情况（时间、地点、任务）；

2.工作完成情况及主要成果；

3.遇到的问题及解决方案或建议；

4.其他需要说明的事项。

《出差报告》是评估出差工作成效的重要依据，也是费用核销的辅助材料。

（二）费用核销

出差人员完成《出差报告》提交后，即可凭相关凭证办理费用核销手续。财务部门在审核报销凭证时，有权对出差的真实性、费用的合理性进行核查。

五、责任与监督

1.各部门负责人是本部门员工出差管理的第一责任人，应加强对本部门员工出差行为的指导和监督，确保出差申请的真实性和必要性，严格控制差旅成本。

2.出差人员应严格遵守本制度规定，本着节约、高效的原则安排出差事宜，如实申报和报销费用。对违反本制度规定，造成公司损失或不良影响的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分。

3.财务部门负责对差旅费用的报销进行审核把关，对不符合规定的报销申请应予以退回并说明理由。同时，定期对公司整体差旅费用情况进行分析，为公司优化差旅管理提供数据支持。

4.行政部负责本制度的解释、修订及监督执行