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行政请款申请规范流程指南

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司内部请款行为，明确请款申请、审批、付款各环节的职责与要求，确保资金支付的合规性、安全性与效率性，防范财务风险，依据国家相关财经法律法规及公司财务管理制度，特制定本指南。

（二）适用范围

本指南适用于公司及各部门、各分支机构所有非经营性及经营性资金支出的请款申请与审批流程。全体员工在办理请款业务时，均须遵守本指南规定。

（三）基本原则

1.预算控制原则：请款申请应在公司批准的年度预算或专项预算额度内进行，严禁无预算、超预算请款。

2.事前申请原则：所有资金支出均须事先履行请款申请及审批手续，特殊紧急情况应按规定程序补办。

3.专款专用原则：请款资金应严格按照申请用途使用，不得擅自挪作他用。

4.权责清晰原则：请款人对申请事项的真实性、合规性负责；审批人对审批事项的合理性、必要性负责。

5.及时准确原则：请款人应确保申请信息真实、准确、完整；各审批环节应及时处理，提高流程效率。

二、请款申请基本流程

（一）请款申请发起

1.申请人：由实际发生费用或负责该笔业务的员工作为请款申请人。如为部门公用支出，可由部门指定人员（如行政专员）或部门负责人指定人员发起。

2.申请时机：

*对于经常性、周期性支出，应在费用发生前或约定付款日前合理时间发起。

*对于临时性、紧急性支出，应尽快发起，并在申请中注明紧急原因。

*对于需要预先支付款项的业务（如预付款、定金），应在业务合同签订或相关事项确认后立即发起。

（二）申请单据填写与附件准备

1.单据选择：申请人应根据支出性质，选用公司统一规定的《请款申请单》或相应的专项支出申请表单（如差旅费报销单、采购申请单等，若有）。

2.填写要求：

*所有栏目均需如实、清晰、完整填写，不得涂改。如确需修改，应在修改处由申请人签字确认。

*请款部门/项目：明确归属的部门或项目。

*请款日期：填写申请当天日期。

*收款人信息：如为对外支付，需准确填写收款人全称、开户银行、银行账号；如为员工个人垫付报销，填写员工姓名及收款账户信息。

*请款金额：大小写金额必须一致，小写金额前加“￥”，大写金额前加“人民币”字样封顶。

*请款事由/用途：简明扼要描述支出原因、用途，必要时注明相关合同编号、项目名称等。

*预计付款日期：根据业务需要填写期望的付款日期。

3.附件准备：请款申请必须附齐充分、有效的原始凭证及支持性文件，作为请款依据。常见附件包括但不限于：

*合法有效的经济合同（如采购合同、服务合同、租赁合同等）关键页复印件（至少包含合同双方信息、主要条款、金额、签字盖章页）。

*经审批的采购申请单、报价单、比价单、中标通知书（针对采购类支出）。

*费用报销相关的原始发票、行程单、付款凭证（针对员工垫付报销）。

*验收合格证明、入库单（针对采购物品或服务已完成交付的付款）。

*其他与该笔请款相关的证明材料。

附件应按顺序整理、粘贴整齐，并在请款单上注明附件份数。

（三）内部审批流程

申请人完成请款单填写及附件准备后，应根据公司授权体系规定的审批权限逐级报批。典型审批流程如下（具体以公司现行审批制度为准）：

1.部门负责人审批：部门负责人对本部门请款的真实性、必要性、合规性及是否符合预算进行审核。

2.财务部门预审（可选）：部分公司可能设置财务预审环节，由财务人员对单据填写规范性、附件完整性及初步的合规性进行审核。

3.相关职能部门审批（如适用）：对于特定类型支出（如大额采购、固定资产购置、市场推广费用等），可能需要相关职能管理部门（如行政部、采购部、市场部）负责人审核。

4.分管领导审批：根据请款金额及性质，由相应分管副总经理或总经理助理进行审批。

5.总经理/董事长审批：达到公司规定的高级别审批权限的请款，需报请总经理或董事长审批。

审批人在审批过程中，有权对存疑事项向申请人进行询问，申请人应予以配合说明。对不符合要求的请款，审批人可退回申请人并说明理由，要求其修改或补充。

（四）财务审核与付款

1.财务部门审核：经各级领导审批通过的请款单据，提交至财务部门进行最终审核。财务审核重点包括：

*审批流程是否完整、合规。

*请款单填写是否规范、信息是否准确。

*附件是否齐全、合法、有效，与请款内容是否一致。

*支出是否符合国家财经法规及公司财务管理制度。

*是否有足够的预算额度。

*付款信息（收款人、账号、金额）是否准确无误。

财务审核通过后，方可安排付款。审核不通过的，退回申请人或相关审批环节处理。

2.付款安排：财务部门根据资金状况、付款申请的紧急程度及合同约定的付款期