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行政部资料档案管理规范流程

一、目的与意义

资料档案是企业各项经营管理活动的真实记录，是企业重要的信息资源和无形资产。规范行政部资料档案管理工作，旨在确保档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，提高档案管理效率，为公司决策、运营及合规管理提供有效支持，保障企业持续健康发展。

二、基本原则与适用范围

（一）基本原则

1.真实性原则：档案内容必须真实反映企业各项活动的实际情况，不得虚构、篡改。

2.完整性原则：确保档案收集齐全、整理规范，保持档案之间的有机联系。

3.规范性原则：档案的形成、收集、整理、保管、利用、销毁等环节均需遵循统一标准和流程。

4.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息的安全，防止失泄密、损坏或丢失。

5.可利用性原则：在符合规定的前提下，便于档案的检索和利用，充分发挥档案的价值。

（二）适用范围

本流程适用于公司行政部负责管理的各类纸质及电子资料档案，包括但不限于：公司证照、印章印模、合同协议、会议纪要、规章制度、人事信息（非涉密核心信息由人力资源部专项管理）、财务凭证（由财务部专项管理）、项目资料、对外往来文件、宣传资料等。各部门形成的需归档资料，均应依照本流程执行。

三、核心流程与操作规范

（一）资料的形成与收集

1.资料形成：各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件材料，应指定专人负责，确保其格式规范、内容完整、手续齐全。

2.主动收集：行政部档案管理员应定期（如每月或每季度）向各部门收集应归档资料，确保资料收集的及时性和完整性。对于重要或时效性强的资料，应即时收集。

3.移交要求：资料移交时，移交部门需填写《资料档案移交清单》，注明资料名称、份数、页数、形成日期、移交人、接收人等信息，双方签字确认后存档备查。

（二）资料的整理与分类

1.初步审核：档案管理员对收集到的资料进行初步审核，检查资料的完整性、规范性，对不符合要求的资料，应退回形成部门补充完善。

2.分类体系：采用年度-部门（或业务类型）-类别三级分类法。

*年度：按资料形成的自然年度划分。

*部门/业务类型：按资料产生的部门或所属业务板块划分，如“行政部”、“市场部”、“销售部”或“合同类”、“制度类”、“会议类”等。

*类别：在部门或业务类型下，再细分具体资料类别，如“行政部-固定资产台账”、“合同类-采购合同”。

3.排序编号：同一类别内的资料，可按形成时间顺序或重要程度进行排序，并编制档号。档号编制规则应统一、唯一，便于识别和检索。

（三）资料的著录与编目

1.著录：对每份（或每卷）档案的核心信息进行记录，包括档号、资料名称、形成单位/人、形成日期、页数、关键词、摘要等。

2.编目：根据著录信息，编制《档案目录》，可分为总目录、分类目录等，形成系统化的检索工具。电子档案应建立相应的数据库，确保信息可快速检索。

（四）资料的立卷与归档

1.立卷：

*纸质档案：将整理好的纸质资料，按照一定的顺序和数量组成案卷。案卷内可填写卷内文件目录和备考表。采用规范的档案盒存放，盒内放置卷内目录，盒外标注档号、案卷名称、年度、保管期限等信息。

*电子档案：将整理好的电子资料，按照分类体系存储于指定的服务器或存储设备中，建立清晰的文件夹层级结构，文件名应规范统一，便于识别。重要电子档案应进行备份。

2.归档入库：完成立卷的档案，由档案管理员统一登记后，按照档号顺序存入档案柜或指定存储位置。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温等基本条件。

（五）资料的保管与维护

1.库房管理：保持档案库房（或档案柜区域）的清洁、干燥、通风，控制适宜的温湿度。定期检查消防、安防设施，确保完好有效。

2.定期清点：档案管理员应每半年或每年对所管档案进行一次全面清点核对，发现问题及时处理并上报。

3.日常维护：对破损、褪色的纸质档案应及时进行修复或复制；对电子档案，应定期检查存储介质的完好性，进行数据迁移和备份，防止数据丢失或损坏。

4.保密管理：严格执行保密规定，对涉密档案应单独存放，采取加密、限制访问等措施，严禁非授权人员接触。

（六）资料的借阅与利用

1.借阅权限：根据档案的密级和重要程度，设定不同的借阅权限。一般档案可由部门负责人审批借阅，重要或涉密档案需经公司分管领导或总经理审批。

2.借阅手续：借阅人需填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的档号、名称、借阅目的、借阅期限、借阅人及审批人信息。档案管理员核对无误后，方可提供档案。

3.借阅要求：

*借阅档案应爱护，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。

*原则上，档案原件不得带出档案室。确因工作需要带出的，需经高级别审批，并限期归还。

*借阅期限一般不超过规定天数，