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档案信息化管理制度

一、总则

档案作为机构历史记录的核心载体，其信息化建设是提升管理效能、保障信息安全、服务决策与发展的重要举措。为规范档案信息化工作的全过程管理，确保档案信息资源的真实、完整、可用与安全，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。

本制度适用于单位内部所有档案的数字化处理、信息系统管理、数据资源建设、安全保障及开发利用等相关活动。凡涉及档案信息创建、采集、加工、存储、传输、利用、销毁等环节的部门与人员，均须严格遵守本制度。

档案信息化工作应遵循以下原则：统一规划、分级负责；安全优先、规范管理；需求导向、服务业务；持续发展、技术创新。

二、档案信息系统管理

档案信息系统是档案信息化建设的核心平台，其规划、选型、建设与运维应符合国家及行业的相关标准，并充分考虑单位档案管理的实际需求与未来发展。

系统的开发或选型应进行充分的可行性论证，确保其功能完善、技术成熟、性能稳定、安全可靠，并具备良好的可扩展性与兼容性。重点关注数据录入、检索查询、统计分析、权限管理、日志审计等核心功能模块。

档案信息系统应指定专人负责日常管理与维护，包括系统的运行监控、故障排查、数据备份、性能优化及安全补丁的及时更新。建立系统运行日志，详细记录系统的启停、用户操作、异常情况等信息，确保问题可追溯。

系统的升级与改造应履行相应的审批程序，制定详细的实施方案与应急预案，确保升级改造过程中数据的安全与系统的平稳过渡。升级完成后，应对系统功能及数据完整性进行全面测试。

三、档案数据资源管理

档案数据是档案信息化的核心资产，其采集、著录、存储、备份、利用与销毁等环节均需进行严格规范的管理。

数据采集与著录：档案数字化转换应符合《纸质档案数字化技术规范》等相关标准，确保扫描图像的清晰度、完整性与准确性。元数据著录应遵循统一的著录规则，保证字段的规范性、数据的准确性和完整性，为后续的检索与利用奠定坚实基础。著录过程中应进行严格的质量检查。

数据存储与备份：档案数据应存储在安全可靠的存储介质中，并根据数据的重要性和访问频率，采取适当的存储策略。建立健全数据备份机制，定期对档案数据进行备份，备份介质应进行规范管理并异地存放，确保在发生意外情况时能够快速恢复数据。明确备份的频率、方式、责任人及恢复演练的要求。

数据利用与共享：档案数据的利用应严格遵守档案利用规定和保密制度，实行分级授权管理。根据用户的身份和权限，提供相应范围的档案信息查询与利用服务。鼓励在安全可控的前提下，推动档案数据的内部共享与业务协同，提升档案信息资源的利用价值。利用过程应留下操作痕迹，便于审计。

数据销毁与迁移：档案数据的销毁应严格按照档案销毁程序进行审批和操作，确保销毁过程安全、彻底，防止数据泄露。因技术升级或系统更换等原因需要进行数据迁移时，应制定详细的迁移方案，进行充分的测试，并对迁移后的数据进行完整性和准确性校验，确保数据迁移过程的安全与数据的一致性。

四、安全管理

档案信息安全是档案信息化工作的生命线，必须置于优先地位，常抓不懈。应建立健全档案信息安全保障体系，落实安全管理责任制。

环境安全：档案信息系统的机房或存放设备的场所应具备必要的防火、防潮、防尘、防盗、防高温、防电磁干扰等安全措施，确保系统运行环境的稳定与安全。

系统安全：加强档案信息系统的安全防护，部署必要的安全设备与软件，如防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等。严格控制系统的访问权限，采用强密码策略，定期更换密码，对用户操作进行日志记录和审计。

数据安全：对敏感档案数据应采取加密存储和传输措施。定期进行数据安全检查与风险评估，及时发现并处置安全隐患。防止数据的非法篡改、丢失和泄露。

操作安全：规范档案信息系统的操作流程，加强对操作人员的安全意识教育和技能培训。严禁未经授权的人员接触或操作档案信息系统及数据。操作人员离开工作岗位时，应及时锁定系统或退出登录。

五、人员与职责

档案信息化工作的顺利开展，离不开一支高素质的专业队伍和明确的职责分工。

档案管理部门是档案信息化工作的归口管理部门，负责制定档案信息化工作规划、制度标准，组织实施档案数字化加工、数据著录、质量管理等工作，并对档案信息的日常利用进行审核与管理。

信息技术部门负责档案信息系统的技术支持与运维保障，包括系统的搭建、升级、安全防护、数据备份与恢复等技术工作，确保系统的正常稳定运行。

各业务部门应指定专人负责本部门形成档案的收集、整理、移交等工作，并配合档案管理部门做好档案数字化及信息化相关工作。

所有参与档案信息化工作的人员，都应严格遵守本制度及相关规定，保守档案秘密，确保档案信息的安全。定期组织档案信息化相关知识和技能的培训，提升从业人员的专业素养和安全意识。

六、保障措施

为确保本制度的有效实施，应建立相应的保障机制。

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