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证件管理办法

证件管理办法

第一章总则

第一条为规范本单位各类证件的申领、保管、使用、变更、注销及归档管理工作，保障证件安全、有效、合规使用，维护单位合法权益与正常工作秩序，依据《中华人民共和国行政许可法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及单位规章制度，结合本单位实际，制定本办法。

第二条本办法所称证件，是指由本单位统一办理、持有或管理，用于证明单位资质、身份、权利、业务许可等相关事项的各类文件、凭证及电子证照，包括但不限于以下类别：

（一）单位资质类证件：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、安全生产许可证、经营许可证、特种设备使用登记证等；

（二）人员身份类证件：员工工作证、临时工作证、门禁卡、出入证、涉密人员资格证、职业资格证书等；

（三）业务专用类证件：公文传输证、车辆通行证、招标代理资格证、检测机构认证证书、涉密载体保管许可证等；

（四）电子证照类：各类实体证件对应的电子版本，以及线上业务办理所需的电子认证证书、电子签章等。

第三条本办法适用于本单位各部门及全体在职员工、离退休人员、临时工作人员、外部合作单位人员等涉及证件申领、使用、保管的所有相关主体，覆盖证件全生命周期的各项管理活动。

第四条证件管理坚持“统一管理、分级负责、专人保管、规范使用、安全可控、全程追溯”的原则，建立“行政部门统筹、业务部门协同、使用人负责”的管理机制，确保证件管理责任到人、流程规范、监管到位。

第五条行政部门是证件管理的牵头责任部门，负责各类证件的统一登记、集中保管、规范发放、定期核查及档案管理；各业务部门按职责分工负责本部门相关证件的需求提报、申请办理、使用监督等工作；证件使用人对所领用证件的保管、合规使用承担直接责任。

第六条鼓励运用信息化手段建立证件管理系统，实现证件信息录入、申领审批、使用登记、到期提醒、注销归档等全流程数字化管理，提升证件管理效率与安全性。

第七条任何单位和个人不得擅自伪造、涂改、转借、冒用、买卖本单位各类证件，不得利用证件从事违法违规活动。对证件管理过程中的违法违规行为，任何人均有权举报，相关部门应及时核查处理。

第二章组织机构与职责分工

第八条行政部门职责

（一）制定完善证件管理相关制度细则，明确各类证件的管理标准、操作流程及责任要求；

（二）建立健全证件管理台账，对各类证件的名称、编号、有效期、颁发机关、保管人、使用状态等信息进行统一登记，实行动态更新；

（三）负责单位资质类证件的申领、换发、年检、变更、注销等手续办理，协调解决证件办理过程中的各类问题；

（四）负责人员身份类、业务专用类证件的统一制作、发放、回收、注销，监督证件制作质量与规范；

（五）设立专门的证件保管场所，配备专柜、保险柜等保管设施，确保证件存储安全；

（六）定期组织开展证件清查盘点，每年至少进行一次全面盘点，核对证件实际情况与台账记录，形成盘点报告；

（七）负责证件档案的收集、整理、归档工作，按规定保存证件相关材料，确保档案完整可查；

（八）指导、监督各部门及证件使用人严格遵守本办法，对证件管理中的违规行为提出处理建议。

第九条业务部门职责

（一）根据本部门工作需要，提出相关证件的申领、换发、变更等需求，提交行政部门审核办理；

（二）配合行政部门提供证件办理所需的相关材料，确保材料真实、准确、完整；

（三）监督本部门人员规范使用证件，定期检查本部门领用证件的保管与使用情况，发现问题及时向行政部门报告；

（四）人员发生岗位变动、离职等情况时，及时督促相关人员办理证件交接、归还手续，并告知行政部门；

（五）负责本部门业务专用证件的日常使用管理，明确专人负责登记备案，确保证件使用可追溯。

第十条证件使用人职责

（一）按规定程序申领、领用证件，如实提供证件办理所需信息与材料；

（二）妥善保管所领用证件，采取必要的防护措施，防止证件丢失、损坏、污损或被盗；

（三）严格按照证件使用范围和用途使用证件，不得擅自转借、出租、出借、复制或用于非工作用途；

（四）发现证件丢失、损坏、被盗或信息有误时，立即向所在部门及行政部门报告，并配合办理挂失、补办等手续；

（五）人员离职、退休、岗位调动或不再需要使用证件时，及时将证件归还行政部门，办理注销或交接手续；

（六）自觉接受行政部门及所在部门的监督检查，如实反映证件使用与保管情况。

第十一条外部合作单位及人员职责

（一）因工作需要领用本单位证件的，应提交书面申请，说明使用用途、期限，并提供相关证明材料；

（二）严格按批准的用途和期限使用证件，不得转借他人或用于其他目的；

（三）妥善保管领用的证件，使用完毕后及时归还，确保证件完好无损；

（四）如发生证件丢失、损坏等情况，应立即告知本单位对接部门及行政部门，并承担相应责任。

第三章证件申领与发放

第十二条证件