干部人事档案整理的方法步骤.docxVIP

干部人事档案作为记载干部个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的文字材料，是组织人事部门选拔、任用、管理干部的重要依据。其整理工作的规范性、准确性与系统性，直接关系到档案的利用价值和管理效能。因此，掌握科学的整理方法与步骤，是每一位档案工作者必备的专业素养。

一、整理前的准备工作

凡事预则立，不预则废。干部人事档案整理工作启动前，充分的准备是确保工作质量与效率的基础。

首先，要统一思想认识，明确整理标准。组织参与整理的人员认真学习《干部人事档案工作条例》及相关配套规定，深刻理解档案整理的原则、要求和具体标准，确保对政策的理解无偏差，对操作规范达成共识。这是保证整理工作统一性和规范性的前提。

其次，要准备必要的场所与工具。整理场所应相对独立、安静、整洁，具备良好的通风、防火、防潮、防虫条件。同时，需配备切刀、打孔机、装订线、胶水、档案盒、目录纸、分类纸、书写工具以及用于修补破损材料的透明胶带、衬纸等工具材料。对于数字化辅助整理，还需准备相应的电脑、扫描仪等设备。

二、档案材料的接收与核对

档案整理工作的起点，通常是对干部档案的接收或启封。在这一环节，首要任务是认真核对。

要将档案材料与移交清单或相关名册进行仔细核对，确认档案的完整性，检查档案袋（盒）是否有破损、开启痕迹，材料是否有短缺、霉变、虫蛀等情况。如发现问题，应及时与原管理单位或相关人员沟通确认，并做好记录。对于新接收的零散材料，也需核对其是否属于该干部，材料的形成时间、内容是否清晰、规范。

三、档案材料的鉴别与分类

鉴别与分类是档案整理的核心环节，直接关系到档案的质量和后续利用。

材料鉴别的关键在于“去伪存真、去粗取精”。要依据有关规定，审查材料的真实性、有效性、完整性和规范性。例如，审查材料的形成是否符合规定程序，印章是否齐全，复印件是否注明原件保管单位并加盖公章，个人信息是否前后一致等。对于不符合要求的材料，应及时通知形成单位或本人补充完善；对于重复、无效或不应归档的材料，经批准后予以剔除。

材料分类则是将鉴别合格的材料，按照《干部人事档案材料收集归档规定》中明确的十大类顺序进行归类。这十大类通常包括：履历材料；自传和思想汇报材料；考察考核、鉴定材料；学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格等材料；政治历史情况审查材料；党团材料；奖励材料；处分材料；招录聘用、任免、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料；其他有参考价值的材料。分类时，需准确理解每类材料的内涵与外延，确保每份材料都归入恰当的类别。

四、档案材料的排序与编目

在分类的基础上，需要对每一类别的材料进行排序。排序的基本原则是“时间顺序”与“逻辑顺序”相结合。一般而言，按材料形成的时间先后顺序排列；对于同一事件或主题的系列材料，则按其重要程度或办理程序排序，如正文在前、附件在后，批复在前、请示在后等。

排序完成后，即可进行编目。编目是为了便于查阅和管理，需要逐份填写《干部人事档案材料目录》。目录应清晰列出材料的序号、材料名称、材料形成时间、页数和备注等信息。填写时务必做到准确、规范、清晰，材料名称应完整，形成时间应具体到年、月，甚至日。对于有问题或需要说明的材料，可在备注栏注明。

五、档案材料的技术加工与装订

技术加工是对档案材料进行规范化处理，以利于档案的长期保存和利用。

技术加工主要包括：对破损、卷角、折皱的材料进行修补、托裱、平整；对大于A4规格的材料进行折叠，折叠时应注意保持材料的完整性和便于翻阅，字迹、照片、图表等重要信息不得被遮挡；对小于A4规格的材料，可进行粘贴，选用的衬纸应质地优良、酸碱度中性；对字迹模糊或易褪色的材料，应进行复制，并与原件一并归档，复制件在前，原件在后。

完成上述步骤后，即可进行装订。装订前需再次检查材料的顺序、目录与材料是否相符，页码是否准确。装订应牢固、整齐、美观，做到右齐、下齐，无倒页、错页。装订线一般采用棉线，在档案左侧打三孔或四孔装订。装订后，装入规范的档案盒，并在盒脊和盒面填写干部姓名、档案编号等信息。

六、档案整理的审核与归档

档案装订成册后，并非整理工作的结束，还需进行严格的审核。

审核人员应按照整理工作的各项要求，对档案进行全面复查，包括材料的完整性、分类的准确性、排序的合理性、编目的规范性、加工的质量以及装订的美观牢固程度等。发现问题及时纠正，确保每一卷档案都符合规定标准。

审核无误后，整理好的干部人事档案应及时入库管理，按照档案管理的相关规定进行存放、登记，并更新档案管理信息系统中的相关数据。

七、整理工作的总结与后续

一次集中的档案整理工作结束后，应有简要的总结，回顾整理过程中遇到的问题、采取的解决办法以及工作经验，为今后的档案管理工作提供借鉴。同时，要做好整理过程中形成的各种清单