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财务管理日常核算操作指南及记录表格

一、适用范围与常见应用场景

本指南及配套表格适用于企业财务部门、出纳岗位、会计岗位的日常核算工作，涵盖各类收支业务、费用报销、往来款项管理、成本分摊等基础财务操作。具体场景包括：

企业日常销售收款、采购付款、费用支出等资金流的记录与核对；

员工差旅费、办公费、业务招待费等费用的报销核算；

与客户、供应商之间的应收账款、应付账款往来核对；

生产成本、运营费用等按部门/项目分摊的核算管理；

月度/季度财务数据汇总与基础报表编制。

二、日常核算操作流程详解

（一）原始凭证收集与审核

凭证收集：根据业务类型收集原始单据，如银行回单、收据、合同、费用审批单、验收单等，保证单据齐全、业务真实发生。

合规性审核：检查单据要素是否完整（如金额、日期、经办人签字、业务说明），是否符合企业财务制度及审批权限要求（如大额支出需经部门负责人*审批）。

分类整理：按收支性质（如收入、成本、费用）或业务类型（如采购、销售、报销）对单据进行分类，为后续录入做准备。

（二）数据分类与账务录入

科目设置：根据企业会计准则及内部管理需求，明确对应会计科目（如“银行存款”“管理费用—办公费”“应收账款—客户A”等）。

数据录入：

手工核算：根据审核后的原始凭证，登记《日常收支明细表》（见模板一），逐笔记录日期、摘要、科目、借贷方金额，保证“有借必有贷，借贷必相等”。

系统核算：在财务软件（如用友、金蝶）中录入凭证，原始单据扫描件，选择对应科目及辅助核算项（如部门、客户），保存后凭证号。

摘要规范：摘要需简明扼要反映业务内容，格式为“谁+做了什么+金额”（如“采购部*采购办公用品，支付现金500元”）。

（三）复核与对账

内部复核：每日/每周由会计*对录入的数据进行复核，重点检查：

原始凭证与录入数据是否一致（金额、科目、摘要）；

记账凭证借贷方是否平衡，总账与明细账是否相符；

异常业务（如大额收支、频繁往来）是否附有充分说明。

外部对账：

资金对账：每月末核对银行流水与《银行存款日记账》，编制《银行余额调节表》，保证账实一致；

往来对账：每季度与客户、供应商核对《往来款项核对表》（见模板三），确认应收/应付款项余额，对差异及时查明原因并调整。

（四）报表与数据归档

基础报表编制：根据核算数据，定期《费用报销汇总表》（见模板二）、《成本费用分摊表》（见模板四）等，为财务分析提供基础。

数据归档：每月结束后，将原始凭证、记账凭证、报表等资料按时间顺序整理装订，标注月份及凭证范围，移交档案管理员*保存，保存期限符合会计档案管理规定。

三、常用记录表格模板及填写说明

模板一：日常收支明细表

日期

凭证号

摘要

科目代码

科目名称

借方金额（元）

贷方金额（元）

余额（元）

经办人

审核人

2023-10-01

001

销售部*收到客户B货款

1002

银行存款

50,000.00

50,000.00

*

*

2023-10-02

002

采购部*支付办公用品采购款

6602

管理费用—办公费

2,000.00

48,000.00

*

*

填写说明：

“凭证号”按业务发生顺序连续编号，手工核算可简写“收-001”“付-001”；

“科目代码”参照企业会计科目表填写，保证科目使用统一；

“余额”=上日余额+本日借方金额-本日贷方金额，每日结余。

模板二：费用报销汇总表

报销日期

报销人

部门

费用类型

金额（元）

审批人

备注（如出差地点、会议主题）

2023-10-05

赵六*

市场部*

差旅费

3,500.00

周七*

上海客户拜访

2023-10-06

钱八*

行政部*

办公费

800.00

周七*

购买打印纸、笔

填写说明：

“费用类型”按企业规定分类（如差旅费、办公费、业务招待费等）；

“审批人”需为对应权限负责人（如部门经理*及以上）；

“备注”栏可补充业务背景，便于后续核查。

模板三：往来款项核对表

客户/供应商名称

期初余额（元）

本期借方（元）

本期贷方（元）

期末余额（元）

核对结果（一致/差异）

差异说明（如有）

客户A

20,000.00

10,000.00

10,000.00

一致

—

供应商C

15,000.00

8,000.00

7,000.00

差异1,000.00

对方已付款未开票

填写说明：

“客户/供应商名称”填写全称，避免简称混淆；

“核对结果”需双方签字确认（可附对账函扫描件）；

“差异说明”需注明差异原因及处理计划（如“下月收到发票后调整”）。

模板四：成本费用分摊表

分摊项目

总金额（元）

分摊对象

分摊金额（元）

分摊依据（如工时/面积）

分摊比例

车间电费

12,000.00

生产部*

9,000.00

生产工时1500小时

75%

行政部电费

12,000.00

行政部*

3,000.00