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行政办公室文档管理规范标准

第一章总则

1.1目的与依据

为规范行政办公室文档管理工作，提高文档处理效率，保障文档的真实性、完整性、安全性和可追溯性，确保组织运营活动的有序开展，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本标准。

1.2适用范围

本标准适用于本单位行政办公室及各部门在日常工作中产生、接收、处理、保管和销毁各类文档的管理活动。文档类型包括但不限于纸质文档、电子文档、音像资料等。

1.3基本原则

文档管理应遵循以下原则：

统一规范原则：文档的形成、流转、保管、利用和销毁等环节均应遵循本标准规定。

分级负责原则：明确各部门及相关人员在文档管理中的职责，实行分级管理、责任到人。

安全保密原则：严格执行保密规定，确保涉密文档和敏感信息的安全，防止失泄密事件发生。

便于利用原则：在安全保密的前提下，优化文档管理流程，方便文档的检索、查阅和利用，服务于工作需求。

第二章管理机构与职责

2.1行政办公室

行政办公室是文档管理的归口管理部门，主要职责包括：

组织制定和修订本单位文档管理相关制度和标准。

指导、监督和检查各部门的文档管理工作。

负责本单位综合性、全局性文档的接收、登记、传阅、催办、归档和保管。

组织文档管理人员的业务培训和学习交流。

负责过期文档的鉴定和销毁工作的组织实施。

2.2各业务部门

各业务部门是本部门业务文档管理的直接责任单位，主要职责包括：

负责本部门业务范围内文档的产生、收集、整理、初步审核和规范流转。

按照本标准要求，定期向行政办公室移交具有归档价值的文档。

负责本部门文档在日常使用过程中的保管和安全，防止丢失、损坏和泄密。

配合行政办公室开展文档管理检查和培训工作。

2.3文档管理人员

文档管理人员应具备良好的职业素养和专业技能，主要职责包括：

熟悉文档管理业务知识和相关法规政策。

严格按照本标准操作，认真细致地做好文档的登记、分类、编目、装订、保管等工作。

维护文档管理系统（如使用）的正常运行，确保数据准确。

严格遵守保密纪律，妥善保管文档，防止信息泄露。

第三章文档的分类与编码

3.1文档分类

文档分类应遵循科学性、系统性、实用性和稳定性的原则。根据文档的来源、内容、性质和用途，可分为以下主要类别：

行政类：包括单位内部管理制度、工作计划、总结报告、会议纪要、通知通报、请示批复、人事任免、考勤考核等。

业务类：各部门在开展业务工作中形成的各类文件、合同协议、项目资料、调研报告、统计报表等。

财务类：涉及财务收支、会计核算、审计报告等相关文档。

资产类：关于固定资产、设备仪器等的采购、验收、登记、维护、处置等文档。

涉密类：标注有保密等级的各类敏感文档，需单独设立台账，严格管理。

3.2文档编码

为便于识别、检索和管理，应对文档进行统一编码。编码规则应具有唯一性和可追溯性。

纸质文档：可采用“年度-部门代号-文档类别-顺序号”的结构进行编码，并加盖或粘贴编码标签于文档首页指定位置。

电子文档：除遵循上述编码规则外，还应在电子文档属性或命名中体现编码信息，确保电子文档与纸质文档（若有）的编码对应一致。

部门代号：由行政办公室统一制定并发布各部门的标准代号。

文档类别代码：根据3.1条的分类，为每类文档设定相应的类别代码。

第四章文档的产生与流转

4.1文档的产生与形成

各类文档的起草应符合规范要求，内容真实、准确、完整，表述清晰、条理分明。

正式行文应使用本单位规定的标准格式模板，包括页眉、页脚、字体、字号、行距等。

文档形成后，应由起草人或相关负责人进行审核，确保内容无误、格式规范。对外行文或重要内部行文需按审批权限履行审批手续。

4.2文档的接收与登记

接收外来文档（包括纸质和电子）时，应认真核对文档的发送单位、份数、页数等，确认无误后在《收文登记簿》上进行详细登记，包括收文日期、来文单位、文号、标题、主要内容、处理意见、签收人等信息。

内部产生的重要文档在发出前，也应进行登记。

4.3文档的传阅与催办

需传阅办理的文档，由行政办公室或相关负责人确定传阅范围和顺序，及时传递给相关人员。

传阅人应在指定时限内阅读并签署意见，不得随意涂改、抽取、复制或转借无关人员。

行政办公室应对传阅文档进行跟踪管理，对逾期未办的文档及时进行催办，确保文档得到及时处理。

4.4文档的复制与分发

复制文档应经相关负责人批准，严格控制复制份数，复制件应加盖复制章，并视同原件进行管理。

涉密文档的复制需严格遵守保密规定，由专人负责在指定设备上进行。

文档分发应根据工作需要确定分发范围和数量，做好分发登记，确保分发到位。

第五章文档的归档与保管

5.1文档的鉴定与归档

各部门应在每年规定时间内，对本部门上一年度形成的文档进行系统整理、鉴定，确定其归档范围和保管期限。

具有保存价值的文