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合同签订与审批流程规范

一、适用范围与核心目标

本规范适用于公司各类经济合同的签订与审批管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作框架协议、租赁合同等。旨在通过标准化流程明确各部门职责、规范合同条款、防控法律风险，保证合同签订的合规性、经济性及可执行性，保障公司合法权益。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同需求发起与立项

需求提出

业务部门根据业务需求（如采购物资、提供服务、合作开发等），填写《合同需求申请表》，明确合同标的、数量、预算金额、对方主体信息（名称、统一社会信用代码等）、合作期限及核心需求（如质量标准、交付时间、付款方式等）。

需求部门负责人对申请内容的真实性与必要性进行审核签字。

立项审批

涉及重大投资、金额超过[具体金额，如10万元]或重要合作项目的合同需求，需提交公司分管领导*审批立项；常规小额合同可由需求部门负责人审批后直接进入下一环节。

（二）合同草案拟定

起草主体

一般合同由业务部门根据需求及谈判结果起草草案；涉及法律关系复杂、金额重大或专业技术性强的合同（如建设工程合同、技术合作协议），需由法务部门或外部专业律师参与起草/审核。

草案内容要求

合同内容需完整包含：双方主体信息、合同标的、数量与质量标准、价款/报酬及支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件及附件等核心要素。

条款表述需清晰、无歧义，避免使用“大概”“左右”等模糊用语；涉及技术参数的，需附详细技术附件。

（三）内部多部门审核

合同草案需依次通过以下部门审核，各部门需在[如2个工作日]内完成审核并反馈意见：

业务部门审核

重点审核：合同内容是否符合业务需求、对方履约能力是否匹配、交付/服务标准是否明确、违约责任是否对等。

审核通过后，业务经办人*在《合同审批表》中签字确认。

法务部门审核

重点审核：合同主体合法性（对方营业执照、授权委托书等资质文件）、条款合法性（是否符合法律法规及行业规范）、法律风险点（如知识产权归属、不可抗力约定、争议解决方式是否明确）、文字表述规范性。

对存在法律风险的条款，法务部门需提出修改意见并反馈至业务部门沟通调整。

财务部门审核

重点审核：合同价款构成是否合理、付款条件与公司财务政策是否冲突、发票类型及税率约定是否明确、资金支付计划是否符合预算管理要求。

涉及大额资金支付的，需评估对方财务状况，防范坏账风险。

分管领导审核

业务、法务、财务审核通过后，提交分管领导*审核，重点审核合同是否符合公司战略规划、业务目标是否明确、整体风险是否可控。

（四）外部谈判与修订

谈判组织

由业务部门牵头，法务、财务（如需）参与，与对方就合同条款进行谈判，重点关注价格、履行期限、违约责任等核心条款。

谈判过程中需形成书面记录，明确双方分歧点及一致意见。

条款修订

根据谈判结果，由业务部门修订合同草案，并再次提交法务部门（如涉及重大条款变更）及财务部门审核，保证修订后的条款合法合规且无遗漏风险。

（五）分级审批执行

根据合同金额及重要性，实行分级审批制度：

合同类型

审批权限

常规合同（金额≤5万元）

需求部门负责人→分管领导*→法务审核→财务审核

重大合同（5万元＜金额≤50万元）

需求部门负责人→分管领导→法务审核→财务审核→总经理审批

特殊重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务）

需求部门负责人→分管领导→法务审核→财务审核→总经理→董事长*审批

审批完成后，由行政部*在[如1个工作日]内完成审批流程闭环，将最终版合同文本（含审批表）归档备查。

（六）合同签署与用印

签署准备

业务部门确认审批流程完成后，向行政部提交《合同签署登记表》及最终版合同文本（一式[如三份]，双方各执一份，公司留存一份）。

对方为企业的，需核验其营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明书及授权委托书（如由代理人签署），保证签署人有权代表该企业。

用印管理

行政部根据审批完整的《合同审批表》及《合同签署登记表》，在合同文本指定位置加盖公司公章或合同专用章（严禁在空白合同、未审批合同上用印）。

用印后，行政部留存合同原件及《合同签署登记表》，业务部门负责向对方寄送/交付合同文本并签收回执。

（七）合同履行与归档

履行跟踪

业务部门为合同履行第一责任人，需按合同约定跟踪对方履约情况（如交付进度、质量验收、付款进度等），发觉对方违约或可能无法履约时，应及时向分管领导及法务部门报告，启动风险应对程序。

资料归档

合同履行完毕（或终止）后，业务部门需收集合同文本、审批表、对方资质文件、履行过程中的往来函件、验收单、付款凭证等资料，整理成册后移交至行政部归档。

行政部按合同编号建立台账，保证档案完整、可追溯，档案保存期限不少于[如10年]。

三、关键环节配套表单

（一）《合同需求申请表》

申请部门

申请人*

申