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财务报销审批流程规范化手册

一、手册目的与适用范围

为规范公司财务报销管理，保证费用支出的合理性、合规性与高效性，明确各环节职责，保障资金安全，特制定本手册。本手册适用于公司全体员工的各类日常费用报销，包括但不限于办公费、差旅费、业务招待费、通讯费等，大额资本性支出及专项费用报销需参照公司另行规定的专项流程执行。

二、报销业务场景说明

（一）日常办公费用报销

适用于购买办公文具、打印耗材、设备维修、快递服务、订阅报刊等与日常办公直接相关的费用支出。需提供采购清单、服务说明等材料，保证费用与实际业务匹配。

（二）差旅费用报销

适用于员工因公出差产生的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补助等。出差前需通过系统提交出差申请（注明出差事由、时间、地点、预算），出差归来后凭合规票据及出差申请单报销，住宿标准需符合公司差旅管理规定。

（三）业务招待费用报销

适用于接待客户、合作伙伴等因公发生的餐饮、礼品等费用。需注明招待对象、事由、参与人数及招待目的，原则上需提前向部门负责人申请，未经审批的超标准招待费不予报销。

（四）通讯费用报销

适用于因工作需要产生的办公电话费、手机话费补贴等。固定通讯费需提供缴费凭证，手机话费补贴按公司标准发放，需提供个人号码信息及部门审核确认。

三、报销流程操作步骤

（一）第一步：报销申请发起

操作主体：费用申请人

操作内容：

（1）整理报销材料：保证所有票据合规、完整（如票据抬头为公司全称、金额清晰、日期与业务相符），附上与业务相关的证明材料（如会议通知、出差审批单、采购合同等）。

（2）填写《费用报销单》：通过公司财务系统或纸质表格填写，准确填写报销人姓名、部门、费用类型、报销金额、费用事由、所属项目（如涉及）、票据张数等信息，保证金额大小写一致，附件清单与实际材料相符。

注意事项：费用发生日期需在报销申请提交时限内（一般为费用发生后15个工作日内），逾期需说明原因并经部门负责人特批。

（二）第二步：部门初审

操作主体：部门负责人

操作内容：

（1）审核费用真实性：确认费用是否为部门实际业务所需，是否存在虚报、多报情况。

（2）审核合理性：对照公司费用标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准），判断费用支出是否在合理范围内。

（3）审核完整性：检查报销单填写是否规范，附件材料是否齐全，签字栏是否完整。

输出结果：初审通过后，在《费用报销单》“部门负责人”栏签字确认；不通过则注明原因退回申请人修改。

（三）第三步：财务部门审核

操作主体：财务审核岗

操作内容：

（1）票据合规性审核：检查票据真伪、抬头是否正确、是否有涂改、是否在有效报销期内，票据类型与费用类型是否匹配（如差旅费不得用餐饮票据报销）。

（2）金额准确性审核：核对报销单总金额与票据附件金额是否一致，计算是否有误，补助标准是否符合规定（如差旅伙食补助按实际出差天数计算）。

（3）审批流程完整性审核：确认部门负责人审批已完成，涉及跨部门费用的需联签相关部门负责人。

输出结果：审核通过后，在《费用报销单》“财务审核”栏签字，并提交至相应审批权限领导；不通过则注明具体问题（如“票据抬头错误”“金额计算不符”）退回申请人。

（四）第四步：领导审批

操作主体：根据报销金额及公司授权制度，由不同层级领导审批

金额≤5000元：部门负责人审批（已完成部门初审环节，此处为最终确认）；

5000元＜金额≤20000元：分管副总审批；

金额＞20000元：总经理审批。

操作内容：

（1）确认费用是否符合公司战略及部门预算；

（2）对大额或特殊费用（如超标准招待费）重点审核业务必要性。

输出结果：审批通过后，在《费用报销单》“领导审批”栏签字；不通过则注明原因，由财务部门退回申请人。

（五）第五步：出纳支付

操作主体：出纳岗

操作内容：

（1）核对审批完整的《费用报销单》及附件，保证所有签字齐全、流程闭环；

（2）确认报销人收款账户信息（需与申请人姓名一致，提供银行卡号及开户行）；

（3）通过银行转账或备用金方式支付报销款项，支付后在《费用报销单》“出纳”栏签字，并注明支付日期。

注意事项：支付后1个工作日内将报销结果反馈至申请人，如遇账户信息错误导致支付失败，需及时联系申请人更正。

（六）第六步：资料归档

操作主体：财务档案岗

操作内容：

（1）每月结束后5个工作日内，将当月已报销的《费用报销单》及附件按部门分类整理；

（2）扫描电子版至财务系统，纸质版装订成册，标注“年月费用报销档案”，保存期限不少于5年。

四、报销申请单模板

费用报销单

报销人信息

姓名：某部门：某部门日期：年月*日

费用明细

费用类型：□办公费□差旅费□招待费□通讯费□其他______

费用事由：*（如：项目办公文具采购/市出差）

票据张数：*张

附件清单：1.（如：采购发票）2.（如：出差