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费用报销与成本控制审批流程表

一、适用业务场景

本流程表适用于企业日常运营中各类费用的规范化管理，涵盖办公费用、差旅费用、业务招待费用、培训费用等常规支出场景。通过标准化审批流程，实现费用支出的全流程管控，保证费用发生合理、合规，同时强化成本控制意识，避免资源浪费，支持企业预算目标的达成。适用于各部门员工发起费用申请、各级管理者履行审批职责、财务部门执行监督与核算的全流程操作。

二、流程操作步骤

步骤1：费用申请与材料准备

申请人根据实际业务需求，确认费用类型及预算归属，填写《费用报销与成本控制申请表》（详见模板表格），详细说明费用用途、发生时间、涉及金额及明细内容。

准备与费用相关的证明材料，如费用清单、合同协议、活动方案等（根据费用类型补充相应支撑文件），保证材料真实、完整，能清晰反映业务背景及费用合理性。

核对费用是否符合部门年度预算，如超出预算需提前说明原因并附成本效益分析说明。

步骤2：部门初步审核

申请人将填写完整的申请表及证明材料提交至部门负责人*处，部门负责人需从业务必要性、费用合理性、预算符合性三个维度进行审核。

重点核实费用是否为部门日常工作必需，是否存在更经济的替代方案，金额是否与实际业务规模匹配。

审核通过后，部门负责人在申请表中签署“同意”意见并签字确认；如不通过，需注明具体原因并退回申请人修改。

步骤3：财务合规性复核

部门审核通过后，材料流转至财务部门审核员*处，财务部门重点检查费用凭证的完整性、合规性及金额准确性。

核对费用类型是否在财务制度规定的报销范围内，报销标准是否符合企业规定（如差旅住宿标准、招待费用限额等），票据及证明材料是否齐全、有效。

复核费用预算执行情况，确认是否在可控成本范围内，对超预算或异常费用标记重点，必要时联系申请人补充说明。审核通过后签署“合规通过”意见，如存在合规问题，注明修改要求并退回。

步骤4：分级审批决策

根据费用金额及重要性，由不同层级管理者进行最终审批：

金额在部门预算额度内且低于5000元的，由分管领导*审批；

金额超过5000元或涉及跨部门支出的，由总经理*审批；

金额超过20000元或对年度成本影响较大的，需提交总经理办公会集体审议。

审批人结合业务价值、成本效益及企业战略目标，评估费用支出的合理性，签署“同意执行”或“否决”意见。如否决，需书面说明理由并反馈至申请人及部门负责人。

步骤5：费用支付与账务处理

审批完成后，财务部门审核员*根据审批通过的申请表，在3个工作日内完成支付操作（如银行转账、备用金核销等），支付后同步更新预算执行台账。

涉及报销费用的，财务部门将支付凭证反馈至申请人；涉及预付款项的，需在业务完成后及时凭合规凭证冲抵预付账款。

财务人员根据支付凭证及审批表，在财务系统中完成账务处理，保证科目归集准确，成本核算清晰。

步骤6：资料归档与流程闭环

所有费用申请表、证明材料、审批意见、支付凭证等资料，由财务部门统一整理归档，保存期限不少于5年，以备后续审计或查询。

每季度财务部门汇总各部门费用执行情况，分析预算偏差及成本控制成效，形成成本控制报告反馈至管理层，持续优化费用管理策略。

三、流程记录表单

序号

申请编号

申请日期

费用类型

费用明细（金额/用途/发生时间）

申请人

所属部门

部门负责人审核意见

财务复核意见

分管领导审批意见

总经理审批意见

支付状态

备注

1

BF2024001

2024-03-15

办公费用

打印纸500元/2024-03-10采购

张*

行政部

符合预算，同意

票据齐全，合规

同意

-

已支付

-

2

CB2024002

2024-03-18

差旅费用

交通费1200元/2024-03-15-17出差

李*

市场部

业务必需，附行程单

超标300元，说明合理性

同意（备注：严格控制差旅频次）

同意

已支付

后续需提交差旅总结

3

ZD2024003

2024-03-20

业务招待费

餐费800元/2024-03-19客户接待

王*

销售部

预算内，同意

参照招待标准，合规

-

同意

已支付

客户名称：公司

四、操作要点提示

预算前置原则：所有费用申请需先确认部门预算余额，无预算或超预算项目需提前启动预算调整流程，未经审批不得发生支出。

材料完整性要求：费用证明材料需与申请内容一一对应，避免模糊描述（如“办公用品”需列明具体品名及数量），保证可追溯、可验证。

审批时限管理：各部门需在收到申请后2个工作日内完成审核，财务部门复核不超过1个工作日，审批人需在1个工作日内反馈意见，避免流程积压。

成本控制意识：申请人及审批人需共同关注费用效益，优先选择性价比高的方案，对非必要开支坚决控制，如可合并的活动、可替代的低成本资源等。

特殊情况处理：如因紧急业务需先行支出的，需经部门负责人及分管领导口头审批后24小时内