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工程项目沟通联络单格式及填写规范

一、工程项目沟通联络单的核心要素与一般格式

一份标准的工程项目沟通联络单应包含以下核心要素，这些要素共同构成了信息完整传递的基础。各单位可根据项目具体情况在此基础上进行适当调整，但核心信息不应缺失。

（一）基本信息栏

1.联络单编号：为确保每份联络单的唯一性和可追溯性，应编制规范的编号。编号规则可由项目统一制定，通常可包含项目代号、年份、月份、流水号等信息，便于分类归档和快速检索。

2.主题/事由：简明扼要地概括本次沟通的核心内容或目的，让人一眼便能了解联络单的大致议题。

3.发送方：明确填写发起沟通的单位/部门及具体联系人姓名、职务、联系方式（座机或内部短号为宜）。

4.接收方：明确填写主要接收信息的单位/部门及具体接收人姓名、职务。若需多方知晓，可在“抄送方”中列出。

5.抄送方：根据沟通内容的关联性，列出需要知晓此信息的其他相关单位/部门或个人。

6.日期：填写本联络单发出的日期，精确到日。

7.紧急程度：可根据事项的紧急性标注，如“普通”、“重要”、“紧急”，以便接收方优先处理。

（二）正文内容栏

1.背景/依据：简要说明本次沟通事项的背景情况、相关的合同条款、设计图纸编号、会议决议或其他引发沟通的前置条件和依据。

2.具体内容/问题描述：清晰、准确、完整地阐述需要沟通的具体事项、提出的问题、需要协调解决的困难或需要传达的详细信息。内容应条理清晰，逻辑严谨，避免模糊不清或易产生歧义的表述。若涉及专业技术问题，应使用规范术语。

3.期望/要求/建议：明确表达发送方希望接收方采取的行动、给出的答复、提供的资料或对问题的解决方案建议。如有明确的时间要求，必须在此处注明。

4.附件：如有支撑性文件、图纸、照片、数据表格等，应在此处列明附件名称和份数，便于接收方查阅完整信息。

（三）签批及回复栏

1.发送方负责人审批：由发送方单位/部门负责人对联络单内容进行审核并签字确认，以示负责。

2.接收方签收：接收方在收到联络单后，由指定接收人或其授权人签字确认，并注明签收日期和时间，表明信息已送达。

3.处理意见/回复内容：接收方针对联络单提出的事项和要求，在此处填写具体的处理意见、解决方案、答复内容或无法立即回复时的说明及预计回复时间。

4.接收方负责人审批：接收方单位/部门负责人对处理意见或回复内容进行审核并签字确认。

5.回复日期：接收方完成回复并发出的日期。

二、填写规范与注意事项

（一）总体要求

1.真实准确：联络单所填写的内容必须真实可靠，数据准确无误，依据充分。

2.清晰完整：字迹工整（手写时）或排版规范（电子版时），语言简练，逻辑清晰，要素齐全，避免遗漏关键信息。

3.专业严谨：使用规范的专业术语和书面语言，避免口语化、随意化的表达。涉及合同、技术标准等内容时，应保持与原文表述一致。

4.及时有效：沟通事项应及时发起，确保信息传递的时效性，以便问题得到快速响应和解决。

（二）各栏填写细则

1.联络单编号：严格按照项目规定的编号规则填写，不得随意编造或省略。

2.主题/事由：高度概括，直击要点，避免冗长或含糊。例如：“关于XX区域施工进度滞后协调事宜”、“关于XX图纸设计变更的确认请求”。

3.发送方/接收方/抄送方：单位/部门名称应使用全称或项目约定的规范简称；联系人信息应准确无误，确保能够及时联系到相关人员。

4.日期：务必填写实际发出日期。

5.紧急程度：客观评估事项紧急性，避免滥用“紧急”标识。

6.背景/依据：简述即可，必要时引用相关文件编号或会议纪要编号。

7.具体内容/问题描述：

*若为请示或请求协调事项，应清晰陈述问题现状、已采取的措施、遇到的障碍。

*若为通知或信息传达，应将核心信息逐条列明，条理清晰。

*若为技术澄清，应明确指出需要澄清的图纸部位、规范条款等。

8.期望/要求/建议：表述应具体、明确，具有可操作性。例如：“请贵部于X月X日前完成XX工作，并将结果书面反馈我部。”而非“请贵部尽快处理。”

9.附件：完整列出所有附件，附件应与联络单正文内容紧密相关，并确保附件本身的清晰可读。

10.签批：各级签批人员应认真审核内容，对所签批的联络单负责。签字应清晰可辨，并注明签字日期。

11.接收方签收与回复：接收方应在收到联络单后及时签收。对于有明确回复要求的，应在规定时限内给予明确、具体的书面回复。若涉及复杂问题需内部协调，可先回复预计处理完成时间。

（三）流转与归档

1.传递方式：可根据项目管理模式和紧急程度选择纸质打印签字传递或在项目管理信息系统中线上流转。重要事项建议采用纸质原件或带有电子签章的扫描件，确保其严肃性。

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