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供应链采购流程规范模板

一、引言

供应链采购是企业运营的核心环节，规范采购流程可有效降低采购成本、保障物料供应质量、防范合规风险。本模板旨在为企业提供一套标准化、可操作的采购流程指引，覆盖需求提报至付款结算全环节，助力企业提升采购管理效率，实现供应链协同优化。

二、适用范围与应用场景

本模板适用于各类生产制造企业、商贸流通企业及服务型企业的日常采购活动，具体包括但不限于：

常规物料采购：生产所需原材料、辅料、包装材料等；

设备采购：生产设备、办公设备、IT设备等；

服务采购：物流服务、维修服务、咨询服务等；

项目采购：新建项目、技改项目所需物料及服务。

特别说明：对于战略采购（如年度框架协议采购）、紧急采购（如生产突发断料）等特殊场景，可在本模板基础上简化或调整流程，但需保证核心环节（如需求审批、供应商选择）的合规性。

三、采购流程全环节操作指南

（一）需求提报与审批

责任部门：需求部门（生产部、行政部、项目组等）

操作说明：

需求部门根据生产计划、项目进度或日常运营需求，填写《采购需求提报表》（详见“配套工具表单模板”），明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、预算单价、预算总价、需求原因（如“生产A产品需原料100件”）、技术参数（需附技术文档、图纸等附件）。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，重点核查需求数量与业务计划的匹配度、预算是否符合部门预算额度。

跨部门需求（如生产部与研发部共同需求的设备）需由需求部门联合负责人审批；单笔预算超过[具体金额，如5万元]的需求，需提交分管领导审批。

审批通过后，《采购需求提报表》同步抄送采购部，作为后续采购活动的依据。

输入：业务需求计划、项目计划、部门预算

输出：审批通过的《采购需求提报表》

关键要点：需求描述需清晰、准确，避免“一批物料”“一台设备”等模糊表述；预算需基于市场价格调研，虚高预算可能导致成本浪费，过低预算可能影响采购可行性。

（二）供应商寻源与评估

责任部门：采购部

操作说明：

信息收集：采购部根据需求规格，通过公开渠道（如行业展会、电商平台、招标平台）、供应商自荐、同行推荐等方式收集潜在供应商信息，建立供应商候选池。

资格预审：对候选供应商进行初步筛选，核查其营业执照、相关资质证书（如ISO9001认证、行业生产许可证）、经营状况（注册资本、成立年限、财务状况），剔除不满足基本资质的供应商。

询价比价/招标：

单笔预算[具体金额，如2万元]以下：至少向3家合格供应商发出询价单，要求其在[具体时限，如2个工作日]内提供报价单及产品说明；

单笔预算[具体金额，如2万元]以上：需采用公开招标或邀请招标方式，组建招标小组（含采购部、需求部门、财务部、法务部代表），按招标流程开标、评标。

供应商评估：采购部组织填写《合格供应商评估表》（详见“配套工具表单模板”），从价格（报价合理性）、质量（历史合作质量、质量认证）、交付（产能、交期履约率）、服务（售后响应、技术支持）等维度进行量化打分，形成评估结论。

确定供应商：得分最高的供应商作为候选供应商，采购部将《合格供应商评估表》《询价/招标记录表》提交采购经理审批，审批通过后正式确定供应商。

输入：《采购需求提报表》、供应商候选信息

输出：《合格供应商评估表》《采购合同（草案）》

关键要点：供应商选择需坚持“质优价廉、公平公正”原则，避免单一供应商依赖；战略物料（如核心原材料）需培育2-3家备用供应商，降低供应风险。

（三）采购合同签订

责任部门：采购部、法务部

操作说明：

合同起草：采购部根据采购需求及供应商谈判结果，使用企业标准《采购合同模板》（详见“配套工具表单模板”）起草合同，明确以下核心条款：

标的物：名称、规格型号、数量、单价、总价（含税/不含税）；

质量要求：技术标准、验收方法、质保期（如“按国家标准验收，质保期12个月”）；

交付条款：交付时间、地点、方式（如“2024年X月X日前送至仓库，运费由供应商承担”）；

付款方式：预付款比例（如30%）、到货款比例（如60%）、质保金比例（如10%）及支付条件（如“验收合格后30日内支付到货款”）；

违约责任：逾期交货、质量不合格、售后服务不到位的违约金计算方式及赔偿责任。

合同审核：法务部对合同条款的合法性、完整性、严谨性进行审核，重点核查违约责任、争议解决方式（如“协商不成，提交甲方所在地人民法院诉讼”）等条款；财务部审核付款条款与财务制度的一致性。

合同审批与签订：审核通过后，采购部按合同审批权限（如金额10万元以上需总经理审批）逐级报批，审批通过后由采购经理*与供应商授权代表签字盖章，合同一式[具体份数，如4份]，采购部、财务部、需求部门、供应商各执1份。

输入：《采购需求提报表》《合格供应商评估表》、谈判记录

输出：已签订的《采购合同》

关键要点