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员工健康档案管理规范与流程

一、总则

（一）目的与意义

为系统规范公司员工健康档案的建立、管理、使用与保密工作，全面掌握员工健康状况，保障员工身体健康与职业安全，提升企业人力资源管理效能，促进企业与员工的共同发展，特制定本规范与流程。员工健康档案是企业实施健康管理、提供医疗保障、进行职业健康监护、应对突发公共卫生事件以及维护员工合法权益的重要依据。

（二）适用范围

本规范适用于公司全体在职员工、试用期员工，以及根据国家相关规定需进行职业健康监护的离岗人员。外包人员、实习生等可参照执行或根据合作协议另行规定。

（三）基本原则

1.真实准确原则：档案内容必须真实、客观、准确反映员工健康状况，信息采集与录入需进行必要核实。

2.规范完整原则：档案建立应符合规定标准，项目齐全，资料完整，管理流程规范有序。

3.动态管理原则：员工健康状况是动态变化的，档案内容应及时更新，确保信息的时效性。

4.保密安全原则：严格遵守国家法律法规关于个人信息保护的规定，对员工健康档案信息予以严格保密，确保信息安全，防止泄露。

5.合法使用原则：健康档案的查阅、复制、使用等行为必须符合法律法规及公司规定，仅限于工作需要。

二、员工健康档案的构成

员工健康档案应包含但不限于以下主要内容：

（一）基础信息

员工基本信息登记表（含姓名、性别、出生日期、联系方式、紧急联系人及联系方式等）。

（二）健康检查资料

1.入职健康检查报告：员工入职前或入职后规定时间内的健康体检结果。

2.定期健康体检报告：公司组织的年度或特定周期的健康体检结果。

3.专项健康检查报告：因岗位调整、工作内容变化、或员工出现特定健康状况时进行的专项检查结果。

4.职业健康检查报告：针对接触职业病危害因素的员工，按国家规定进行的上岗前、在岗期间、离岗时的职业健康检查报告及相应的健康监护档案。

（三）健康状况记录

1.个人健康信息声明：员工本人提供的既往病史、家族病史、过敏史、当前健康状况等声明材料。

2.门诊/住院病历摘要及医疗证明：员工因伤病就医的重要病历摘要、诊断证明、休假证明等（一般由员工主动提供或公司根据规定要求提供）。

3.疫苗接种记录：如流感疫苗、新冠疫苗等公司组织或员工自行接种的疫苗记录。

4.健康监测记录：如高血压、糖尿病等慢性病员工的定期监测数据，或特定时期（如传染病流行期）的健康监测记录。

（四）其他相关资料

1.健康培训与教育记录：员工参加公司组织的健康知识讲座、急救技能培训等记录。

2.工伤事故医疗档案：员工因工负伤后的诊疗记录、工伤认定相关医疗材料等。

3.员工自愿提供的其他健康相关信息。

三、管理职责

（一）公司层面

公司人力资源部门是员工健康档案管理的归口管理部门，负责制定和完善健康档案管理相关制度与流程，组织、协调、监督各部门执行，并对档案管理的合规性、安全性负责。

（二）人力资源部门

1.负责员工健康档案的统一建立、集中保管、定期更新与规范销毁。

2.负责组织实施员工入职体检、定期体检及职业健康检查。

3.负责健康档案信息的收集、整理、录入、归档。

4.严格执行档案查阅、借阅、复制的审批流程，确保信息安全。

5.配合公司医务室（如有）或外部医疗机构开展健康管理工作。

（三）各部门

1.配合人力资源部门收集本部门员工的健康信息及相关材料。

2.及时将本部门员工发生的工伤、重大疾病等情况通知人力资源部门。

3.协助开展健康促进活动，提高员工健康意识。

（四）员工个人

1.如实提供个人健康信息，配合公司组织的各项健康检查。

2.当个人健康状况发生重大变化（如患重大疾病、手术等）时，应及时向人力资源部门或直接上级报告（涉及隐私部分可仅向人力资源部门报告）。

3.对个人健康信息的真实性负责。

四、员工健康档案管理流程

（一）档案的建立

1.入职阶段：员工入职时，人力资源部门向员工发放《员工健康信息登记表》，指导员工如实填写。同时，要求员工在规定期限内提交入职体检报告。

2.信息录入与建档：人力资源部门收集员工提交的健康信息登记表、体检报告等材料，审核无误后，为每位员工建立个人健康档案。档案可采用纸质档案与电子档案相结合的方式，鼓励逐步实现电子化管理。

（二）档案的日常管理

1.信息收集与更新：

*定期体检结束后，人力资源部门负责收集员工体检报告，并及时归入个人档案。

*员工发生工伤、重大疾病或进行重要手术等情况，应主动向人力资源部门提供相关医疗证明复印件，人力资源部门负责归档。

*职业健康检查资料由人力资源部门统一从体检机构获取并归档。

*其他需要更新的健康信息，由人力资源部门根据实际情况及时收集并更新。

2.档案保管：

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