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校友会秘书处换届大会筹备工作发言稿

各位校友、各位同事：

今天站在这里，我想用最平实的语言，向大家汇报校友会秘书处换届大会筹备工作的全貌。过去45天里，筹备组12名成员以“让每一位校友感受到家的温度”为目标，从一份初步方案到落地执行的每一个细节，经历了37次会议讨论、12版方案修订、5轮全流程彩排，终于让这场承载着传承与希望的换届大会，有了现在的模样。

一、筹备工作的起点：明确核心，锚定方向

换届大会不同于常规活动，它既是对往届秘书处工作的总结，更是对新一届团队的赋能，更是全体校友共同参与的“交接仪式”。筹备组首先明确了三个核心目标：一是“仪式感与温度并存”——既要体现组织更迭的庄重性，又要让校友们在互动中感受到归属感；二是“信息传递精准有效”——通过会议内容设计，让新老成员清晰了解职责边界、工作机制与年度重点；三是“资源链接持续深化”——借换届契机，促进校友间跨届别、跨领域的交流，为校友会后续发展储备动能。

基于此，我们同步启动了三项基础工作：第一，组建由往届秘书长、现任副秘书长、校友联络部骨干构成的筹备小组，明确“总协调+专项组”的分工模式（总协调负责整体进度，下设联络组、场地组、材料组、宣传组、保障组）；第二，召开筹备动员会，邀请上届理事会成员分享往届换届经验，特别梳理了“校友参与度低”“流程衔接卡顿”“资料准备遗漏”三大常见问题，提前制定应对预案；第三，向全体校友发布《关于换届大会的致校友书》，用“我们为什么需要一场换届大会？”“你可以在会上收获什么？”“如何参与筹备共建？”三个问题，激发校友的参与意愿，这封信件最终获得237条校友留言反馈，其中“希望增加新老成员对话环节”“建议展示往届优秀项目案例”等12条建议被纳入方案调整。

二、筹备工作的关键：细节打磨，环环相扣

（一）联络工作：让“每一位在意的校友都被看见”

校友联络是筹备工作的“生命线”。我们首先梳理了近5年活跃校友名单（含理事会成员、各地区联络人、年度捐赠校友）、往届秘书处成员名单（2018-2023届共67人）、以及通过校友系统登记但长期未参与活动的“沉默校友”名单（132人），分类制定联络策略：对活跃校友，通过专属邀请函+电话确认，强调“您的参与是对传承的见证”；对往届秘书处成员，除邀请出席外，特别设置“老秘书说”环节，邀请3位不同届别的代表分享工作心得；对“沉默校友”，则通过“您曾在2019年校运会上担任志愿者，我们一直记得”等个性化问候，唤醒情感联结。

过程中遇到的最大挑战是部分校友联络信息失效——筹备初期梳理出41位校友电话停机、邮箱未激活。联络组采取“校友群@提醒+属地联络人协助”的方式，例如针对在上海的张学长，通过上海校友分会负责人实地走访其公司，最终成功确认出席；针对定居海外的李学姐，协调海外联络部同事用WhatsApp发送视频邀请，她不仅确认参会，还主动提出为新成员分享“跨时区协作经验”。截至今日，累计确认出席校友213人（含线上参会37人），其中往届秘书处成员到会率达89%，创近三年换届大会新高。

（二）场地与流程设计：从“物理空间”到“情感空间”的营造

场地选择上，我们放弃了常规酒店会议室，而是将主会场设在母校第二教学楼302室——这里是2015届秘书处第一次例会的教室，墙上还保留着当年的“校友联络图”涂鸦。为还原记忆，我们专门联系后勤处获取老照片，按1:1比例复刻了课桌椅、黑板布局，并在教室后方设置“秘书处成长墙”，展示2008年至今每届秘书处的合影、工作笔记复印件、代表性活动照片（如2012年校友企业招聘会、2017年贫困生助学计划、2021年校友抗疫物资捐赠）。

流程设计坚持“少而精”原则：14:00-14:30为“记忆唤醒”环节，播放由校友提供素材剪辑的《秘书处的15年》短片（包含27位校友的采访片段，最短的10秒，最长的3分钟）；14:30-15:30为“工作交接”环节，上届秘书长用“数据+故事”双轨汇报（例如“三年间组织活动42场，覆盖校友1.2万人次；建立校友企业资源库，收录合作需求236条；推动3个校企联合实验室落地”），同时现场展示工作台账、财务报表、联络数据库的交接清单；15:30-16:30为“新老对话”环节，设置“我最想问老秘书的一个问题”“我能为新团队提供的一份资源”两个互动板块，提前收集新成员问题41个（如“如何平衡本职工作与秘书处事务？”“遇到校友需求冲突时如何协调？”），老成员资源承诺28项（包括办公场地支持、活动策划经验分享、企业赞助对接等）；16:30-17:00为“就职宣誓与展望”环节，新一届秘书长带领团队宣读《秘书处职责承诺书》，并发布未来三年“三个一”行动计划（搭建一个校友技能共享平台、打造一系列跨届别交流品牌活动、建立一套标准化工作流程手册）