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合同管理文件范本及工具包

一、适用范围与典型应用场景

本工具包适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，覆盖采购、服务、租赁、合作、人力资源等多类型合同场景。典型应用包括：企业日常采购合同签订、服务外包协议管理、场地租赁合同规范、项目合作框架协议拟定、劳动合同标准化管理等。通过标准化工具与流程，可提升合同起草效率、降低法律风险，保证合同管理合规、有序。

二、合同管理全流程操作指南

（一）需求提出与合同立项

明确需求内容：业务部门根据工作需要，详细说明合同标的（如货物、服务、项目等）、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素，填写《合同立项申请表》（见工具模板1）。

主体信息确认：初步合作方需提供营业执照、资质证书等文件，核实其主体资格（如经营范围、法定代表人信息、履约能力等），避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约。

立项审批：部门负责人审核需求合理性，财务部门核对预算合规性，提交至分管领导审批，通过后启动合同起草流程。

（二）合同起草与条款设计

选用基础模板：根据合同类型（如采购、服务、租赁等），从工具包中选取对应模板，保证框架条款完整（如合同主体、标的、权利义务、违约责任、争议解决等）。

核心条款细化：

标的条款：明确名称、规格、型号、技术参数等，避免模糊表述（如“相关设备”需具体到品牌、型号、配置清单）。

权利义务条款：双方需履行的具体义务（如交付时间、验收标准、付款方式）、享有的权利（如知识产权归属、保密义务）等。

违约责任条款：约定违约情形（如逾期交付、质量不达标）对应的违约金计算方式、赔偿范围，以及解除合同的条件。

争议解决条款：明确争议解决方式（协商、仲裁/诉讼），仲裁需写明仲裁机构，诉讼可选择被告住所地或合同履行地法院。

附件补充：技术参数、服务范围、验收标准等复杂内容可作为附件，与具有同等法律效力。

（三）内部审核与修订

多部门联合审核：

业务部门：审核标的、需求、交付标准等与业务匹配性；

法务部门：审核条款合法性、合规性，排除法律风险（如格式条款是否无效、争议解决约定是否明确）；

财务部门：审核付款方式、税费承担、发票类型等财务合规性；

风控部门（如有）：评估履约风险、信用风险等。

反馈与修订：审核部门提出修改意见，起草部门根据意见调整合同，重大争议需组织跨部门协调会议确认，直至所有部门无异议。

（四）签署与生效管理

签署主体确认：签署人需为法定代表人或授权代表，授权委托书需明确授权范围、期限，并作为合同附件。

签署方式规范：

纸质合同：双方加盖公章或合同专用章（骑缝章），法定代表人或授权代表签字，保证字迹清晰、印章完整；

电子合同：通过第三方电子签约平台签署，需符合《电子签名法》要求，保证身份真实、数据电文不可篡改。

生效条件明确：合同自双方签字盖章之日起生效，另有约定（如附条件生效、附期限生效）的，需在合同中明确生效条件或时间节点。

（五）履行跟踪与验收

履约台账管理：建立《合同履行跟踪表》（见工具模板3），记录关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点），指定专人负责跟踪进度，及时预警逾期风险。

验收与确认：按合同约定组织验收（如现场验收、书面验收），出具《验收确认书》（需双方签字盖章），明确验收结果（合格/不合格）及后续处理方式（如整改、退货）。

付款执行：财务部门根据验收确认书及合同约定付款条件，办理付款手续，保留付款凭证（如银行转账记录、发票）。

（六）变更、解除与归档

合同变更：变更内容需经双方协商一致，签订《合同变更协议》（明确变更条款、生效条件），履行内部审核流程后签署，避免口头约定。

合同解除：符合约定解除条件（如一方违约、不可抗力）的，需书面通知对方，说明解除原因，协商解除或通过法律途径解决，保留解除协议及通知凭证。

档案归档：合同签署后，原件由档案管理部门统一归档，分类编号（如按合同类型、年度），电子档案备份至指定服务器，保存期限不少于合同履行期满后5年。

三、实用工具模板清单

模板1：合同立项申请表

项目名称

合同类型（采购/服务/租赁等）

需求部门

预算金额（元）

合同标的描述

合作方初步信息

名称、统一社会信用代码、联系人

部门负责人意见

签字：_________日期：______

财务部门意见

签字：_________日期：______

分管领导审批

签字：_________日期：______

模板2：合同审批表

合同名称

合同编号

起草部门

起草人

合同主体（甲方）

合同主体（乙方）

合同金额

大写：_________小写：_______

主要条款摘要

标的、履行期限、付款方式等

业务部门审核

意见：_________签字：______日期：______

法务部门审核

意见：_________签字：______日期：______

财务部