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水利工程项目档案管理办法

水利工程作为国家重要的基础设施，其项目档案是工程建设全过程的真实记录与历史凭证，对于工程的建设、运营、维护、改扩建以及审计监督、责任追溯等均具有不可替代的作用。为规范水利工程项目档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统与安全，充分发挥档案在工程建设与管理中的支撑作用，特制定本办法。

第一章总则

第一条【目的依据】

为加强水利工程项目档案（以下简称“项目档案”）管理，统一项目档案管理标准，提高项目档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》及相关行业规范，结合水利工程特点及实际管理需求，制定本办法。

第二条【适用范围】

本办法适用于各类新建、扩建、改建、加固等水利工程项目的档案管理工作。参与项目建设的各单位，包括建设单位（项目法人）、勘察设计单位、施工单位、监理单位以及其他相关单位，均应遵照本办法执行。

第三条【管理原则】

项目档案管理应遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理：建设单位对项目档案工作负总责，各参建单位在其职责范围内做好档案管理，并接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督指导。

（二）全过程管理：项目档案管理应贯穿于工程建设的决策、勘察设计、招投标、施工准备、建设实施、竣工验收及后评价等各个阶段，与工程建设同步进行。

（三）真实准确、完整系统：档案内容必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确无误，各项文件材料齐全配套，手续完备，能够系统反映工程全貌。

（四）规范整理、安全保密：档案的收集、整理、归档应符合国家及行业标准规范，确保档案实体与信息的安全，严格执行保密规定。

第四条【工作地位】

各参建单位应将项目档案管理工作纳入项目管理的重要组成部分，明确档案管理部门和人员，配备必要的设施设备，保障档案工作经费，确保档案工作的顺利开展。

第二章管理机构与职责

第五条【建设单位职责】

建设单位是项目档案管理的组织核心，主要职责包括：

（一）贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和标准规范，制定本项目档案管理实施细则。

（二）建立健全项目档案管理体系，明确项目各部门及参建单位的档案职责和要求。

（三）负责组织、协调、监督和指导勘察设计、施工、监理等各参建单位的档案工作。

（四）组织开展项目档案的收集、整理、汇总、审核、验收及移交工作。

（五）配备合格的档案管理人员，提供必要的档案保管条件和设施。

（六）组织或参与项目档案专项验收。

第六条【勘察设计单位职责】

勘察设计单位应负责其承担的勘察、设计阶段形成的全部档案的收集、整理、归档，并对档案的真实性、准确性和完整性负责。在项目各阶段，及时向建设单位提交符合要求的勘察设计文件材料。

第七条【施工单位职责】

施工单位应负责其施工过程中形成的全部档案的收集、整理、归档，包括施工管理、技术、质量、安全、测量、试验、隐蔽工程验收等各类文件材料。对分包单位形成的档案进行审核、汇总，并对其提交档案的真实性、完整性和规范性负责，按时向建设单位或监理单位移交。

第八条【监理单位职责】

监理单位应负责监理工作中形成的全部档案的收集、整理、归档，包括监理规划、实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录、工程款支付凭证审核等文件材料。同时，监理单位应对施工单位、勘察设计单位提交的档案材料进行审核，签署明确意见，并对其监理档案的真实性、准确性和完整性负责。

第九条【档案管理部门职责】

各单位档案管理部门（或指定的档案管理人员）具体负责本单位项目档案的日常管理工作，包括指导文件材料的形成与积累，进行档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和保密工作。

第三章档案的形成与收集

第十条【同步管理】

项目档案的形成与收集应与工程建设进程同步。从项目立项开始，各参建单位应指定专人负责文件材料的积累、整理和归档工作，确保每一项工程活动都有相应的记录。

第十一条【文件材料质量要求】

形成的文件材料应符合以下基本要求：

（一）真实性：内容真实反映工程实际情况，签署手续完备。

（二）准确性：数据准确，图表清晰，术语规范。

（三）规范性：文件格式、书写材料、载体材质应符合档案管理要求，提倡使用耐久性好的材料。手写文件应字迹工整、清晰，不得使用易褪色的笔。

（四）完整性：各项活动形成的文件材料应齐全完整，成套性强。

第十二条【收集范围】

档案收集范围应覆盖项目全过程，主要包括：

（一）前期准备阶段：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、环境影响评价、水土保持方案、初步设计及批复、施工图设计及审查意见等。

（二）招投标及合同阶段：招标文件、投标文件、中标通知书、合同协议等。

（三）勘察设计阶段：勘察报告、设计图纸、设计变更、技术交底等。

（四）施工阶段：施工组织设计、开工报告、施工日志、测量记录、试验报告、隐蔽工程验收记录、质量评定资料、安全检查