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研发项目管理文档归档规范工具指南
一、规范适用的项目阶段与人员角色
本规范适用于研发项目全生命周期的文档管理，覆盖从项目启动到结项后的完整流程。具体场景包括：
项目启动阶段：立项申请、可行性分析、项目章程等基础文件的归档；
研发执行阶段：需求规格说明书、设计方案、开发日志、测试报告等过程文档的归档；
结项交付阶段：验收文档、总结报告、用户手册等成果文件的归档；
项目维护阶段：版本更新记录、问题修复文档等长期留存资料的归档。
涉及角色包括项目经理、研发成员、文档管理员、技术负责人及质量负责人*，各角色需按职责协同完成文档归档工作。
二、文档归档全流程操作指引
1.文档收集：明确范围与责任
操作内容：项目经理根据项目计划，梳理各阶段需归档的文档清单（见附件模板），通知相关责任人按时提交。研发成员需在完成文档初稿后，经自检保证内容完整（如需求文档需包含版本历史、签字确认页等），提交至项目经理*。
输出物：《项目文档清单》《文档提交确认表》。
2.文档分类：标准化分类体系
操作内容：文档管理员*根据文档属性，按“阶段-类型”二级分类法进行划分。例如：
阶段分类：启动类、需求类、设计类、开发类、测试类、验收类、维护类；
类型分类：计划类（如《项目计划书》）、成果类（如《软件著作权说明书》）、过程类（如《周报》）、支撑类（如《会议纪要》）。
注意事项：分类需保持唯一性，避免交叉重叠（如“测试报告”仅归入“测试类”，不得重复归入“开发类”）。
3.文档命名与编号：统一格式可追溯
操作内容：文档采用“项目代码-文档类型-版本号-日期”的命名规则，例如“PRJ2024-REQ-V1.2。项目代码由公司统一分配（如“PRJ”+年份+项目序号），文档类型用英文缩写（如REQ=需求、DES=设计、TST=测试），版本号按“主版本号.次版本号”更新（如V1.0初始版、V1.1小修订、V2.0大改版）。
示例：项目“PRJ2024-001”的需求说明书第三版更新于2024年4月1日，命名为“PRJ2024-REQ-V1.3。
4.文档审核：保证质量与合规
操作内容：文档提交后，由技术负责人审核内容准确性（如设计方案是否符合技术规范），质量负责人审核格式规范性（如字体、页眉页脚、签字栏完整性），项目经理*审核流程合规性（如是否经过需求方确认）。审核通过后，三方在文档“审核签字页”签字确认；若不通过，退回责任人修改并重新提交。
输出物：《文档审核记录表》（含审核意见、签字、日期）。
5.文档存储：集中存储与备份
操作内容：文档管理员*将审核通过的文档存储至公司指定的服务器/云存储目录（如“\服务器路径-001”），并建立“项目-文档”二级索引。存储时需同时保留源文件（如.docx、.xlsx）和PDF格式（保证不可篡改），重要文档需加密存储（如涉及客户隐私的核心算法文档）。
备份要求：每周进行增量备份，每月进行全量备份，备份数据异地存储（如公司灾备中心），保证数据安全。
6.归档登记：记录关键信息
操作内容：文档管理员*填写《研发项目文档归档登记表》（见附件模板），记录文档名称、编号、版本、所属阶段、责任人、归档日期、存储路径、密级等核心信息，保证每份文档均可快速定位。登记表需同步更新电子版（如Excel）和纸质版（打印后签字存档）。
7.检索与借阅：规范使用流程
操作内容：文档管理员建立电子检索索引（如按项目名称、文档类型、关键词检索），权限内人员（如项目组核心成员）可通过内部系统查询文档。借阅纸质文档需填写《文档借阅登记表》，注明借阅人、借阅事由、归还日期，借阅期限不超过7天（特殊情况需经项目经理批准）。
8.定期更新与销毁：动态管理
操作内容：项目结项后，文档管理员每季度对归档文档进行梳理，更新已变更文档的版本（如替换旧版为新版），标注“已作废”标识。对于超过保存期限（如项目结项后5年）且无留存价值的文档，由项目经理、技术负责人*联合审批后，按规定流程销毁（如粉碎纸质文档、删除电子文件并记录销毁日志）。
三、研发项目文档归档登记表模板
序号
文档名称
文档编号
版本号
所属阶段
责任人（提交人）
审核人
归档日期
存储路径（服务器/云存储）
密级（公开/内部/秘密）
备注（如关联需求ID、问题号）
1
项目立项申请书
PRJ2024-001-APP-V1.0
V1.0
启动类
张*
李*
2024-01-15
-001\
内部
关联可行性报告ID：FEA001
2
需求规格说明书
PRJ2024-001-REQ-V2.1
V2.1
需求类
王*
李*
2024-02-20
-001\
秘密
已确认签字：客户代表赵*
3
系统设计说明书
PRJ2024-001-DES-V1.3
V1.3
设计类
刘
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